Che cos’è un contratto di coworking
Il contratto di coworking è un accordo atipico disciplinato dall’articolo 1322 del Codice Civile, basato sulla libertà contrattuale tra le parti. Diversamente dalla locazione, non trasferisce il possesso esclusivo dell’immobile ma concede il diritto d’uso di un’area o postazione condivisa per un tempo determinato.
È un documento che definisce in modo dettagliato l’uso delle postazioni, l’accesso ai servizi comuni (come connessione internet, stampanti, aree relax o sale riunioni) e le regole di convivenza. Si tratta di una forma contrattuale sempre più diffusa nei centri urbani, dove gli spazi di coworking permettono di unire networking, flessibilità e risparmio economico.
Quando serve un contratto di coworking
1. Uso flessibile di spazi condivisi
Un contratto di coworking è fondamentale quando l’utilizzo dello spazio è saltuario o basato su formule flessibili, come l’accesso giornaliero, settimanale o a consumo. Questo tipo di accordo si adatta perfettamente alle esigenze di professionisti in viaggio, team di progetto temporanei o consulenti che necessitano di un ambiente professionale solo in determinati momenti.
Il contratto stabilisce chiaramente i limiti di utilizzo, le modalità di prenotazione e le responsabilità durante la permanenza, evitando malintesi sull’uso delle aree comuni o sull’accesso ai servizi. È utile anche per il gestore, che mantiene il controllo sull’occupazione degli spazi e può prevenire conflitti tra utenti diversi, garantendo ordine e sicurezza all’interno della struttura.
Consiglio dell’esperto:
Per gli accessi a consumo o giornalieri, inserisci una clausola “no-show” (ad es. addebito del 50% se la sala riunioni prenotata non viene utilizzata) e una policy di cancellazione con preavviso minimo. Definisci anche SLA minimi per connettività e dotazioni (Wi-Fi, proiettore), specificando rimedi in caso di disservizi (voucher ore, sconto in fattura).
2. Affitto di postazioni dedicate a lungo termine
Quando un utente decide di occupare una postazione o un ufficio privato per un periodo prolungato, il contratto di coworking assume una valenza più simile a una locazione di servizi. In questi casi, è importante regolare con precisione la durata, le modalità di rinnovo automatico e i termini di recesso per entrambe le parti. Il contratto deve specificare anche se sono previsti depositi cauzionali, limiti d’uso personalizzati o l’esclusiva sulla postazione assegnata.
Per il gestore, rappresenta uno strumento di stabilità economica e pianificazione dei flussi di cassa; per l’utente, una garanzia di continuità lavorativa e tutela del proprio investimento. Un buon contratto prevede inoltre clausole di adeguamento economico, ad esempio in caso di variazione dei costi di gestione, e modalità di risoluzione delle controversie in tempi brevi.
3. Utilizzo di servizi aggiuntivi
Molti spazi di coworking offrono oggi servizi che vanno oltre la semplice postazione: domiciliazione legale e postale, supporto amministrativo, accesso a eventi formativi o pacchetti di networking professionale. In questi casi, il contratto deve precisare non solo l’elenco dei servizi inclusi, ma anche le modalità di fruizione, eventuali limiti temporali e costi aggiuntivi. È consigliabile inserire una clausola che definisca le responsabilità del gestore in caso di malfunzionamenti o ritardi nell’erogazione del servizio, così da evitare fraintendimenti.
Per esempio, se viene offerto un servizio di segreteria o ricezione pacchi, il contratto può prevedere un limite di responsabilità in caso di smarrimento o ritardi nella consegna. Una descrizione accurata dei servizi extra aumenta la trasparenza e rafforza la fiducia tra gestore e cliente, migliorando la qualità complessiva del rapporto contrattuale.
Come si redige un contratto di coworking
1. Identifica le parti
Un contratto di coworking inizia sempre con l’identificazione chiara delle parti coinvolte: il gestore dello spazio, che può essere una società o un professionista titolare della struttura, e l’utilizzatore, ossia la persona fisica o giuridica che intende usufruire dei servizi. È fondamentale riportare dati completi come nome, cognome o ragione sociale, indirizzo, sede legale, codice fiscale o partita IVA e, se rilevante, il rappresentante legale.
Questa sezione non è solo formale: serve a garantire la validità giuridica del documento e a evitare ambiguità in caso di contenzioso. Inoltre, identificare le parti in modo dettagliato consente di stabilire con chiarezza chi è responsabile degli obblighi contrattuali e chi gode dei relativi diritti, riducendo i rischi di interpretazioni errate o contestazioni future.
2. Definisci oggetto e durata
La parte dedicata all’oggetto del contratto deve specificare con precisione cosa viene concesso in uso e a quali condizioni. Può trattarsi di una postazione singola, di un ufficio privato o dell’accesso a spazi comuni, come sale riunioni e aree lounge. È importante distinguere tra uso esclusivo e uso condiviso, perché da ciò dipendono le responsabilità e i diritti dell’utilizzatore. La durata deve essere chiaramente indicata: giornaliera, mensile, annuale o a tempo indeterminato con rinnovo automatico.
Specificare anche il preavviso minimo per il recesso consente di evitare tensioni o perdite economiche per il gestore. In molti casi, i coworking optano per contratti flessibili con possibilità di estensione automatica, ma è fondamentale che tali clausole siano espresse in modo trasparente per essere valide.
Consiglio dell’esperto:
Se prevedi rinnovo automatico, evidenzia l’opzione in modo chiaro e inserisci un preavviso di disdetta ragionevole (ad es. 30 giorni). Valuta un periodo di prova (7–14 giorni) con recesso senza penali e prevedi clausole di upgrade/downgrade (passaggio da postazione flessibile a dedicata) per gestire l’evoluzione dei bisogni dell’utente.
3. Stabilisci corrispettivo e modalità di pagamento
Il corrispettivo rappresenta uno degli elementi più delicati del contratto di coworking. È necessario indicare l’importo dovuto, la periodicità dei pagamenti e le modalità accettate — ad esempio bonifico bancario, carta o piattaforma online. Deve essere inoltre chiaro se il prezzo include utenze, pulizie, connessione internet, manutenzione e altri servizi accessori. In caso contrario, è consigliabile elencare separatamente i costi variabili per evitare incomprensioni.
Una clausola sulle penali per ritardi o mancati pagamenti rafforza la tutela del gestore e funge da deterrente contro inadempienze. Per contratti di durata superiore ai 30 giorni, è buona prassi prevedere una cauzione a copertura di eventuali danni o insolvenze, da restituire alla scadenza se non ci sono pendenze.
Consiglio dell’esperto:
Separa chiaramente quota base e servizi a consumo (sale riunioni, stampe, locker) e indica la frequenza di fatturazione. Inserisci una clausola di adeguamento prezzi (ad es. indice ISTAT) con preavviso scritto e un deposito cauzionale restituito a fine rapporto previa verifica danni e saldi pendenti. Definisci penali proporzionate per ritardi di pagamento.
4. Regola uso e responsabilità
Questa sezione disciplina il comportamento dell’utilizzatore e l’uso corretto delle aree e delle attrezzature. È opportuno specificare che lo spazio deve essere utilizzato esclusivamente per attività professionali lecite e nel rispetto del regolamento interno. Andrebbero inclusi divieti chiari, come l’introduzione di materiali pericolosi, l’organizzazione di eventi non autorizzati o la modifica delle dotazioni senza consenso.
Inoltre, il contratto dovrebbe prevedere la responsabilità diretta dell’utente per danni arrecati a strutture, arredi o apparecchiature, stabilendo la possibilità per il gestore di sospendere l’accesso o risolvere l’accordo in caso di violazioni gravi. L’obiettivo è mantenere un ambiente di lavoro sicuro, rispettoso e coerente con la natura collaborativa del coworking.
5. Tutela privacy e sicurezza
Un aspetto spesso trascurato nei contratti di coworking riguarda la gestione dei dati personali e la sicurezza degli ambienti. In conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), il gestore è tenuto a informare gli utenti sulle modalità di trattamento dei dati raccolti (come nominativi, accessi, registrazioni video, o utilizzo di Wi-Fi condiviso).
È importante specificare chi è il titolare del trattamento, per quali finalità vengono utilizzati i dati e per quanto tempo vengono conservati. Inoltre, il contratto deve indicare le misure di sicurezza adottate, comprese le regole per l’accesso fisico, la videosorveglianza e la protezione delle informazioni aziendali scambiate tra coworker. Una gestione trasparente della privacy rafforza la fiducia tra le parti e contribuisce a creare un ambiente di lavoro sicuro e conforme alla legge.
Consiglio dell’esperto:
Fornisci un’informativa privacy specifica per il coworking, indica titolare e finalità, affiggi cartelli per videosorveglianza e configura una rete Wi-Fi guest separata con log minimizzati. Nomina i responsabili del trattamento (es. cloud o controllo accessi) e prevedi un verbale di consegna delle dotazioni per tracciare stato e responsabilità.
Cosa deve contenere un contratto di coworking
- Dati delle parti: devono comparire le informazioni complete di gestore e utilizzatore, compresi codice fiscale, partita IVA e sede operativa. Questo serve a rendere il contratto opponibile a terzi e a evitare contestazioni sulla legittimità delle firme.
- Oggetto dell’accordo: indica chiaramente quali spazi o servizi vengono concessi e in che modalità. Se il coworking prevede più aree (uffici, sale, postazioni), specifica esattamente cosa è incluso.
- Durata e rinnovo: definisci la durata iniziale e stabilisci se è previsto il rinnovo automatico o la necessità di un nuovo accordo. È utile includere un termine di preavviso in caso di recesso anticipato.
- Corrispettivo: dettaglia i costi, le modalità di pagamento e le eventuali cauzioni. Una gestione trasparente del corrispettivo evita fraintendimenti e rafforza la fiducia reciproca.
- Regole di utilizzo: inserisci le norme interne del coworking: orari di apertura, pulizia, uso di stampanti o sale riunioni, rispetto degli altri utenti. Queste clausole promuovono una convivenza serena e produttiva.
- Responsabilità e assicurazioni: prevedi coperture per danni accidentali o furti. Il gestore può obbligare gli utenti a stipulare un’assicurazione personale per attrezzature o materiali lasciati nello spazio.
- Riservatezza e dati personali: include l’obbligo di non divulgare informazioni sensibili apprese durante l’attività di coworking, soprattutto in contesti condivisi tra aziende diverse.
- Foro competente: in genere coincide con la sede del gestore, salvo diversa pattuizione tra le parti. Serve a stabilire dove verranno risolte eventuali controversie legali.
Consigli pratici per scrivere un contratto di coworking
- Adatta il contratto al tuo modello di business: ogni coworking ha una propria identità. Personalizza le clausole in base ai servizi offerti: accesso 24/7, eventi, membership o servizi extra.
- Evita clausole generiche: un contratto troppo vago può creare ambiguità. Specifica con precisione limiti, orari e responsabilità, in modo che il documento sia facilmente applicabile.
- Inserisci clausole di penale equilibrate: le penali devono essere proporzionate all’inadempimento. Evita cifre eccessive, ma prevedi deterrenti per pagamenti in ritardo o danni alle strutture.
- Prevedi regole per la risoluzione anticipata: stabilisci chiaramente tempi e modalità per interrompere il contratto, in modo da proteggere entrambe le parti.
Conclusioni
Il contratto di coworking è uno strumento essenziale per definire regole chiare nell’uso di spazi condivisi e servizi professionali.
Garantisce trasparenza, tutela legale e ordine operativo.
Personalizzarlo in base alle esigenze delle parti è la chiave per evitare dispute e migliorare la gestione del tuo spazio di lavoro.
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