Cos’è un contratto di smart working
Il contratto di smart working (o “accordo di lavoro agile”) è un documento scritto che disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa senza vincoli di luogo od orario prefissato. È regolato dagli articoli 18-24 della Legge n. 81/2017 (Normattiva), che definiscono gli obblighi delle parti, la tutela assicurativa e le regole di sicurezza.
La finalità è garantire una gestione flessibile e moderna del lavoro, favorendo produttività e benessere dei lavoratori. Il contratto non elimina il vincolo di subordinazione, ma ne ridisegna le modalità, puntando sui risultati e sulla responsabilità individuale invece che sulla mera presenza in ufficio.
Consiglio dell’esperto:
Un contratto ben redatto deve chiarire non solo dove e quando si lavora, ma anche gli obiettivi di performance, in modo da evitare ambiguità operative e valutare i risultati in modo trasparente.
Quando è necessario un contratto di smart working
Il contratto di smart working diventa indispensabile ogni volta che un’azienda o un professionista sceglie di adottare una modalità di lavoro flessibile e non vincolata alla presenza in ufficio. Serve a garantire chiarezza su orari, modalità operative, strumenti forniti e responsabilità reciproche, assicurando che entrambe le parti operino nel rispetto della normativa italiana.
Consiglio dell’esperto:
Evita modelli unici per tutti: un contratto di smart working per un dipendente fisso non può essere identico a quello per un consulente o per un periodo di emergenza. Ogni scenario richiede clausole personalizzate.
1. Lavoro ibrido
Nel lavoro ibrido, il dipendente svolge parte delle sue mansioni in ufficio e parte da casa o da altri luoghi scelti liberamente. È il modello più diffuso oggi, poiché combina la collaborazione diretta con i colleghi e la flessibilità del lavoro da remoto. In questo caso, il contratto deve indicare con precisione la distribuzione dei giorni di presenza, le modalità di comunicazione con il team, le responsabilità legate alla sicurezza dei dati e la gestione delle dotazioni tecnologiche. Senza un accordo scritto, possono sorgere ambiguità su orari, disponibilità e utilizzo di strumenti aziendali. Il documento tutela entrambe le parti e riduce il rischio di conflitti organizzativi.
2. Collaboratori o consulenti flessibili
In molti settori digitali o consulenziali, il lavoro agile viene adottato anche da collaboratori che operano con ampia autonomia ma in coordinamento costante con l’azienda. In questi casi, il contratto di smart working consente di formalizzare la collaborazione, stabilendo tempi, obiettivi, canali di comunicazione e strumenti tecnologici messi a disposizione. È particolarmente utile per chi gestisce progetti da remoto, attività di consulenza o ruoli che richiedono alta responsabilità e flessibilità oraria. Il contratto specifica inoltre le regole di riservatezza, l’uso dei dati aziendali e le eventuali clausole su risultati e compensi variabili, garantendo trasparenza e rispetto dei limiti legali del lavoro parasubordinato.
3. Emergenze o necessità temporanee
Lo smart working può essere introdotto anche in modo temporaneo, ad esempio durante fasi di ristrutturazione aziendale, chiusure straordinarie o emergenze sanitarie. In queste situazioni, il contratto diventa essenziale per regolare la transizione al lavoro a distanza, stabilendo durata, modalità di rientro e strumenti forniti per garantire continuità operativa. È utile anche nei casi in cui un dipendente necessiti di lavorare da casa per motivi di salute, assistenza familiare o esigenze personali, senza compromettere produttività e sicurezza. Un contratto temporaneo di smart working ben redatto permette all’azienda di mantenere efficienza e conformità normativa, offrendo al contempo tutela e maggior flessibilità al lavoratore.
Come redigere un contratto di smart working
Redigere un contratto di smart working richiede attenzione ai dettagli e una chiara conoscenza della normativa italiana, in particolare della Legge n. 81/2017, che disciplina il lavoro agile. Ogni clausola deve essere scritta in modo preciso per garantire equilibrio tra flessibilità e tutela legale. Di seguito, i principali elementi da includere.
Consiglio dell’esperto:
Specifica nel contratto la formazione obbligatoria in materia di sicurezza informatica e protezione dei dati: è una tutela essenziale anche per il datore di lavoro.
1. Identificazione delle parti
La prima sezione del contratto deve contenere l’identificazione completa del datore di lavoro e del lavoratore, con indicazione di nome, cognome, codice fiscale, residenza e, per l’azienda, la denominazione sociale, la sede legale e il numero di partita IVA. È fondamentale precisare anche la tipologia del rapporto (tempo pieno, parziale, determinato o indeterminato) e la qualifica professionale del dipendente.
Questo dettaglio consente di collegare il contratto di smart working al contratto di lavoro principale, evitando qualsiasi dubbio sulla natura del rapporto. In mancanza di queste informazioni, il documento potrebbe risultare incompleto o contestabile dal punto di vista legale.
2. Definizione delle modalità di lavoro
Una delle parti più importanti del contratto riguarda la definizione delle modalità operative. Qui vanno indicati i giorni o le fasce orarie in cui il lavoratore svolgerà le proprie mansioni da remoto, specificando anche la percentuale di tempo trascorsa in smart working rispetto alla presenza in ufficio. È utile includere le piattaforme e gli strumenti digitali impiegati (ad esempio VPN aziendale, software di videoconferenza o strumenti di collaborazione interna) e stabilire le regole di reperibilità.
Una clausola chiara su questi aspetti previene incomprensioni e aiuta a mantenere continuità nelle comunicazioni tra team, garantendo al tempo stesso un corretto equilibrio tra autonomia e controllo.
3. Tutela della sicurezza
La normativa impone al datore di lavoro di assicurare la tutela della salute e della sicurezza anche durante il lavoro agile. Questo significa fornire al dipendente informazioni e formazione sui rischi connessi all’attività svolta fuori sede, comprese le posture, l’uso di attrezzature ergonomiche e la gestione degli spazi domestici. Il contratto deve indicare le responsabilità di entrambe le parti in materia di sicurezza, specificando quali strumenti sono forniti dall’azienda e come deve essere gestita la manutenzione degli stessi.
Inoltre, va chiarito che il lavoratore conserva tutti i diritti assicurativi previsti per chi opera in sede, inclusa la copertura INAIL per gli infortuni avvenuti durante l’orario di lavoro.
4. Diritto alla disconnessione
Il diritto alla disconnessione rappresenta una delle innovazioni più importanti introdotte dal legislatore in tema di smart working. È la clausola che garantisce al dipendente la possibilità di interrompere ogni attività lavorativa al di fuori dell’orario concordato senza essere penalizzato. Nel contratto deve essere specificato l’intervallo di tempo in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere a chiamate, email o messaggi, proteggendo così il diritto al riposo e alla vita privata.
È anche opportuno stabilire eventuali eccezioni, ad esempio per ruoli che richiedono reperibilità programmata. Una chiara regolamentazione di questa sezione aiuta a prevenire burnout, stress e abusi di disponibilità.
5. Durata e recesso
La parte finale del contratto deve stabilire la durata del rapporto in smart working e le modalità di recesso. L’accordo può essere a tempo determinato, con indicazione della data di inizio e fine, oppure a tempo indeterminato, con la possibilità di revoca da parte di una o entrambe le parti.
È necessario definire un periodo minimo di preavviso (di solito compreso tra 7 e 30 giorni) e chiarire se il recesso può avvenire per giustificato motivo immediato, come violazioni della sicurezza o comportamenti non conformi. Inserire queste clausole evita contenziosi e fornisce certezza giuridica sul termine del lavoro agile.
Cosa deve contenere un contratto di smart working
Un contratto valido e completo deve includere alcuni elementi obbligatori previsti dalla normativa italiana:
- Dati identificativi delle parti e riferimenti contrattuali.
- Durata dell’accordo, con eventuale rinnovo o possibilità di revoca.
- Regole sull’orario e sulla disconnessione, per garantire i tempi di riposo.
- Dotazioni tecnologiche e modalità di utilizzo delle apparecchiature aziendali.
- Trattamento dei dati personali secondo il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
- Sicurezza sul lavoro ai sensi del D.Lgs. 81/2008, con formazione e strumenti idonei.
- Copertura assicurativa e responsabilità in caso di infortuni anche fuori sede.
Oltre agli elementi essenziali, il contratto può prevedere clausole aggiuntive su benefit, rimborsi spese o modalità di comunicazione, purché non violino norme inderogabili di legge.
Consigli pratici per scrivere un contratto di smart working
Scrivere un contratto di smart working efficace significa bilanciare chiarezza, tutela e flessibilità.
- Usa un linguaggio semplice ma preciso, per evitare interpretazioni ambigue. Le clausole devono essere facilmente comprensibili da entrambe le parti.
- Prevedi l’aggiornamento periodico dell’accordo in base ai cambiamenti organizzativi o tecnologici. Le condizioni di lavoro agile evolvono nel tempo e il contratto deve adattarsi.
- Inserisci una sezione sulla protezione dei dati, fondamentale quando vengono utilizzati strumenti digitali o cloud aziendali.
- Definisci le responsabilità operative, chiarendo l’uso corretto degli strumenti aziendali e i limiti di accesso alle informazioni.
- Utilizza modelli conformi alla legge: con Legally.io potrai generare in modo rapido e sicuro un modello aggiornato e completo, riducendo rischi di non validità o contestazioni legali.
Consiglio dell’esperto:
Prima di firmare o distribuire il contratto, verifica che sia aggiornato alle normative vigenti (come la L. 81/2017 e il GDPR). Gli strumenti digitali come Legally.io ti aiuteranno a mantenere la conformità senza sforzi.
Conclusioni
Il contratto di smart working rappresenta oggi una delle forme più moderne e funzionali di regolamentazione del lavoro.
Consente di gestire la prestazione in modo flessibile e responsabile, tutelando i diritti di entrambe le parti e favorendo l’efficienza aziendale.
Un documento chiaro e ben redatto è il punto di partenza per un rapporto di fiducia e collaborazione duraturo.
Con Legally.io potrai creare un contratto su misura, completo e conforme alla normativa italiana, riducendo tempi e rischi di errori.
