Qu’est-ce qu’une lettre de relance de facture ?
Une lettre de relance de facture est un courrier formel envoyé à un client pour lui rappeler qu’un paiement est en retard. Cela peut être un mail ou un courrier postal, parfois accompagné d’une copie de la facture concernée pour faciliter le règlement.
Son but est double : obtenir le paiement tout en conservant un ton respectueux afin de ne pas détériorer la relation commerciale. En France, elle n’est pas une obligation légale mais elle constitue un élément de preuve en cas de litige ultérieur. Pour plus de détails sur les délais de paiement et les pénalités, tu peux consulter l’article L441-10 du Code de commerce.
Quand utiliser une lettre de relance de facture ?
L’envoi d’une lettre de relance est recommandé dès qu’une facture n’est pas réglée dans les temps. La première relance intervient généralement quelques jours après la date d’échéance, surtout si le client n’a pas répondu à un rappel informel.
Elle peut aussi être utilisée après plusieurs tentatives à l’amiable qui ont été infructueuses. La lettre formalise ainsi la démarche et prépare, si nécessaire, une action plus contraignante. Dans certains cas, elle sert également à clarifier une situation, par exemple lorsqu’un paiement partiel a été reçu ou que des échanges contradictoires ont eu lieu sur le montant dû.
Comment rédiger une lettre de relance de facture ?
Rédiger une lettre de relance parce qu’un client a un montant impayé exige précision, clarté et diplomatie. L’outil de création de documents de Legally.io permet de générer rapidement un modèle conforme à la législation française, tout en personnalisant les informations selon le dossier (références de facture, délais, coordonnées). Cela garantit non seulement un gain de temps mais aussi une conformité juridique, évitant ainsi les erreurs de formulation.
Étape 1 : Identifier clairement la facture
Commence par préciser tous les éléments qui permettent d’identifier sans ambiguïté la facture concernée : numéro ou référence interne, date d’émission, montant exact toutes taxes comprises et date d’échéance initialement convenue. Plus tu seras précis, plus le client pourra retrouver rapidement la facture dans ses documents comptables.
Indique également le numéro de commande ou le projet lié si nécessaire. Cela peut être utile surtout si tu travailles avec un client qui gère plusieurs dossiers en parallèle. Joindre une copie de la facture en annexe est vivement recommandé, car cela évite au destinataire de la rechercher et réduit le risque de prétexte lié à un “document manquant”.
Conseil d’expert :
En joignant la copie de la facture, veille à ce qu’elle soit lisible et comporte toutes les mentions légales obligatoires (TVA, coordonnées, référence client). Une facture incomplète ou incorrecte peut affaiblir ta position en cas de contentieux.
Étape 2 : Mentionner le retard et le contexte
Expose clairement le retard en précisant le nombre de jours écoulés depuis l’échéance. Rappelle brièvement les conditions de paiement prévues dans le contrat ou tes conditions générales de vente, notamment le délai convenu et les éventuelles pénalités applicables. Cite explicitement l’article L441-10 du Code de commerce, qui impose des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.
Cette étape doit également replacer la situation dans son contexte. Par exemple, si un échange a déjà eu lieu par téléphone ou e-mail, mentionne-le pour montrer que la relance s’inscrit dans une suite logique de démarches. Cela démontrera ton sérieux et ta bonne foi, deux éléments importants si le litige devait continuer devant un tribunal.
Conseil d’expert :
Cite toujours la base légale applicable, comme l’article L441-10 du Code de commerce et, si possible, le montant exact des pénalités déjà dues à la date de la relance. Cela donne un poids supplémentaire à ta demande et montre que tu comprends tes droits.
Étape 3 : Fixer un délai précis de régularisation
Offre un délai supplémentaire mais ferme, généralement compris entre 7 et 15 jours, pour régler la situation. Évite les formulations vagues comme “dans les meilleurs délais” : donne une date précise pour éviter toute ambiguïté. Indique clairement les moyens de paiement acceptés (virement bancaire, chèque, paiement en ligne, etc) et précise toutes les coordonnées ou instructions nécessaires pour exécuter le règlement rapidement.
Tu peux également encourager une prise de contact proactive en invitant le client à te signaler toute difficulté de paiement. Cela permet parfois de mettre en place un échelonnement ou un arrangement à l’amiable plutôt que de laisser la situation s’empirer.
Conseil d’expert :
Privilégie un délai réaliste en tenant compte des délais bancaires et de traitement interne du client. Un délai trop court peut être perçu comme irréaliste, tandis qu’un délai trop long réduit ton effet de relance.
Étape 4 : Maintenir un ton professionnel et cordial
Adopte un langage respectueux, même si la situation est frustrante. Évite les formulations accusatrices ou agressives qui peuvent fermer la porte à une solution rapide. Utilise plutôt un ton ferme mais constructif en montrant que ta priorité est de résoudre la situation à l’amiable.
Tu peux rappeler que tu attaches de l’importance à la relation commerciale et que tu souhaites continuer à travailler dans de bonnes conditions. Toutefois, il est aussi légitime de préciser, de façon factuelle, que l’absence de paiement dans le délai imparti pourra entraîner des démarches plus contraignantes, comme l’envoi d’une mise en demeure ou l’ouverture d’une procédure de recouvrement.
Que doit contenir une lettre de relance de facture ?
Une lettre de relance complète doit inclure :
- Les coordonnées complètes de l’expéditeur et du destinataire, avec adresses et informations de contact.
- La référence de la facture, sa date d’émission, le montant dû et la date d’échéance initiale.
- Le rappel des conditions de paiement convenues et des éventuelles pénalités légales.
- Un nouveau délai pour régulariser la situation, accompagné des instructions claires pour le paiement.
- Une mention éventuelle des suites possibles en cas d’absence de réponse, tout en restant mesurée dans le ton.
Ces éléments garantissent que la lettre reste précise, compréhensible et juridiquement exploitable si le litige devait évoluer.
Bonnes pratiques pour écrire une lettre de relance
- Adopter une progression dans les relances: Commence par un ton amical pour la première relance, puis augmente progressivement le degré de fermeté au fil des rappels, jusqu’à envisager une mise en demeure.
- Conserver une trace écrite: Tu devras prouver l’envoi et la réception de ces communications. Utilise des e-mails avec accusé de lecture ou un courrier recommandé avec accusé de réception. Ces preuves peuvent être décisives devant un tribunal.
- Personnaliser le message: Montre que tu connais la situation de ton client en évitant les modèles trop impersonnels. Un message personnalisé est souvent mieux reçu et augmente les chances de règlement.
Conseil d’expert :
Établis un calendrier de relances : par exemple, première relance 7 jours après échéance, deuxième relance à 15 jours, mise en demeure à 30 jours. Cette régularité montre au client que ton processus est clair et appliqué à tous, sans exception.
Points clés à retenir
La lettre de relance de facture est un outil stratégique de recouvrement amiable.
Bien structurée et envoyée au bon moment, elle favorise le paiement rapide tout en préservant la relation commerciale.
Le respect des étapes clés, la clarté des informations et la conservation de preuves sont essentiels pour maximiser son efficacité.
L’utilisation d’un générateur de documents comme Legally.io permet de sécuriser la rédaction et de gagner un temps précieux.
