Manuel interne sur la gestion des factures

La création d’une facture est une étape essentielle dans la gestion administrative d’une entreprise. La facture permet de formaliser une transaction avec un client et de conserver une trace juridique et comptable.

Il existe plusieurs modèles de facture adaptés aux besoins de chaque professionnel. Dans cet article, nous présenterons un exemple concret de facture, afin de clarifier la structure et les mentions indispensables à inclure dans ce document.

L'obligation d'émettre une facture

En France, l'émission d'une facture est obligatoire dans plusieurs cas définis par la loi. Cette obligation concerne principalement les transactions entre entreprises et les ventes ou prestations de services à des clients professionnels.

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. Cette règle s’applique également en cas de vente à une administration publique.

Quand une facture est-elle obligatoire ?

• Pour chaque vente de biens ou de services entre entreprises
• Lors de prestations de services à des professionnels
• Pour les ventes à une administration ou à l’État
• Sur demande du client particulier

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France devront également émettre et recevoir des factures électroniques dans le cadre des échanges entre entreprises.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières.

Quel format la facture doit-elle avoir ?

Une facture doit respecter un format précis pour être conforme à la réglementation en vigueur. Elle peut être émise en format papier ou électronique, selon le choix du vendeur et de l’acheteur.

Quelle que soit la forme, certaines mentions sont obligatoires. Parmi elles :

• La date d’émission de la facture
• L'identité du vendeur ou du prestataire
• L'identité de l’acheteur
• La date de la vente ou de la prestation
• Les quantités et la dénomination des biens ou services
• Le prix unitaire et le montant total à payer

Format papier 

La facture papier doit être lisible et conservée dans son format original.

Format électronique 

La facture électronique doit garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Elle est généralement transmise en PDF ou via une plateforme agréée.

Un tableau récapitulatif des principaux formats :

Il est important de conserver les factures pendant au moins 10 ans, quel que soit le format, pour répondre aux contrôles fiscaux. Les règles de conservation et d’archivage sont définies par la législation en vigueur.

Peut-on émettre une facture électronique ?

La législation française permet aux entreprises d'émettre des factures électroniques dans le cadre de leurs activités commerciales. La facture électronique possède la même valeur légale qu'une facture papier, à condition de respecter certaines règles.

Parmi les exigences, il est nécessaire que la facture électronique garantisse l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité. Ces critères peuvent être assurés par des procédés techniques tels que la signature électronique, l’EDI (échange de données informatisées), ou des plateformes sécurisées.

À partir du 1er septembre 2026, l’émission et la réception de factures électroniques deviendront obligatoires pour toutes les entreprises établies en France. Cette nouvelle réglementation s’appliquera aussi bien aux ventes entre entreprises (B2B) qu’aux transactions avec le secteur public.

Principaux avantages de la facture électronique :

• Réduction du temps de traitement
• Diminution des coûts d’impression et de stockage
• Traçabilité optimisée

*La durée dépend du contexte fiscal ou commercial.

Il est nécessaire d'utiliser un système conforme pour l'émission et la conservation de ces documents. Les logiciels de facturation ou solutions proposant l’archivage électronique sont par exemple adaptés à cet usage.

Peut-on émettre une facture pro forma ?

“Pro forma” vient du latin, qui signifie “pour la forme”. Il s’agit d’une facture sans valeur légale. Ainsi, une facture pro forma peut être émise par tout professionnel, qu’il soit vendeur, fournisseur, exportateur ou agent commercial. Elle présente les éléments clés d’une vente avant la livraison ou la prestation de service. Sa fonction principale est d’informer le client sur les conditions de la vente, sans impliquer un engagement financier immédiat.

Caractéristiques principales de la facture pro forma :

• Elle ressemble à un devis, mais arbore clairement la mention « pro forma ».
• Elle indique le détail des biens ou services proposés.
• Elle précise le prix, les quantités et les conditions de livraison.

Contrairement à la facture définitive, la facture pro forma n’a pas de valeur comptable. Elle ne permet pas de déduire la TVA et ne sert pas de preuve d’une transaction réalisée.

Informations obligatoires que chaque facture doit inclure

Chaque facture émise doit répondre à plusieurs exigences légales pour garantir sa validité. Les informations à inclure concernent à la fois l’identification des parties, les caractéristiques du document, la description des biens ou services vendus, ainsi que les modalités de paiement.

Identité du vendeur et de l'acheteur

La facture doit indiquer le nom ou la raison sociale, ainsi que l’adresse complète du vendeur et de l’acheteur. Si l’adresse de facturation diffère de l’adresse principale, celle-ci doit être spécifiée.

Le numéro SIREN ou SIRET du vendeur figure également parmi les mentions obligatoires, tout comme le numéro d’identification à la TVA si le vendeur est assujetti.

Ces informations permettent l’identification claire des deux parties concernées. Il est recommandé de vérifier l’exactitude de ces éléments avant l’émission de la facture pour assurer la conformité à la réglementation fiscale française.

Identification de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Ce numéro facilite le suivi administratif et garantit l’unicité de chaque document. La date d’émission de la facture doit être clairement indiquée.

En outre, il convient de préciser la date de la vente ou de la prestation de service si elle diffère de la date d’émission.

L’ensemble de ces informations joue un rôle important dans l’organisation comptable d’une entreprise et permet un classement sans ambiguïté des documents pour toutes les parties.

Prestation de la facture

La facture doit décrire précisément les biens livrés ou les services rendus. Cette désignation inclut la quantité, la nature, la marque, la référence, ou toute information permettant une identification exacte.

Pour les prestations de services, la facture doit détailler les éléments facturés, comme la main-d'œuvre ou les matériaux. Les tarifs appliqués doivent également être mentionnés. Un décompte précis est exigé. La mention du prix unitaire, du montant total hors taxes (HT), du taux de TVA, du montant de la TVA, ainsi que du montant TTC (toutes taxes comprises), doit figurer clairement sur la facture.

Paiement de la facture

Les modalités de paiement comprennent la date à laquelle le règlement doit intervenir. Les conditions d’escompte éventuelles en cas de paiement anticipé doivent également être indiquées.

L’absence d’escompte doit également être mentionnée explicitement en cas de non-application. Il est indispensable d’indiquer les pénalités applicables en cas de retard de paiement.

Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard doit être précisé.

Informations obligatoires pour certains cas particuliers

Certaines situations spécifiques imposent des mentions complémentaires sur les factures.

• Dans le cas de la sous-traitance ou de l’autoliquidation de la TVA, la facture doit indiquer les détails de ces régimes particuliers.
• Pour les factures adressées à des particuliers, il est obligatoire d’indiquer le nom et l’adresse du client, sauf en cas d’opposition de sa part.
• Lorsque l’acheteur est un commerçant ou une entreprise, son numéro d’identification à la TVA doit figurer sur la facture pour les opérations intracommunautaires.
• Les factures émises dans le secteur du bâtiment doivent également spécifier la garantie décennale et l’assurance professionnelle de l’entreprise.
• L’indication du délai de paiement convenu avec le client est obligatoire dès que la vente ou la prestation de service dépasse un certain montant.

Voici un tableau récapitulatif des cas particuliers :

Garantie légale de conformité pour certains produits

La garantie légale de conformité s'applique à la plupart des biens neufs et d'occasion achetés par des consommateurs. Elle couvre les défauts de conformité présents au moment de la livraison ou révélés dans les deux ans suivant l'achat.

Depuis le 1er juillet 2021, la mention de cette garantie doit apparaître sur les factures ou tickets de caisse. Le professionnel est donc tenu d’indiquer que le produit bénéficie d’une garantie légale d’une durée minimale de deux ans.

Biens concernés :

• Produits neufs
• Produits d'occasion

Durée de la garantie :

• 2 ans à compter de la délivrance du bien

En cas de défaut de conformité constaté durant cette période, l’acheteur peut demander la réparation, le remplacement ou l’annulation de la vente. Ces droits sont accordés indépendamment de toute garantie commerciale.

La garantie s’applique notamment si le bien ne correspond pas à la description ou n’offre pas la qualité attendue pour un usage habituel. Pour faire valoir cette garantie, il est conseillé de conserver la facture.

Le respect de ces obligations est obligatoire pour les vendeurs envers les consommateurs.

Simplifier les factures

La simplification des factures permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur. L'adoption de solutions numériques et l'automatisation des processus sont des étapes clés vers une gestion plus fluide.

Principales pratiques pour simplifier les factures :

• Collecte automatique : Utiliser des outils pour recueillir et centraliser les factures, réduisant ainsi la saisie manuelle.
• Facturation électronique : Passer aux formats numériques pour améliorer la traçabilité et faciliter l'envoi ainsi que l’archivage.
• Logiciel de gestion : S’équiper d’un logiciel dédié pour créer, envoyer et suivre les factures, ce qui diminue les oublis et assure un suivi régulier.

L'utilisation de logiciels gratuits de facturation permet aux petites entreprises de commencer rapidement leur activité, sans investissement initial.

Beaucoup de logiciels proposent aussi la création de devis et le suivi des paiements. L’entreprise peut ainsi mettre à jour régulièrement les informations des clients dans l’outil de facturation et ainsi éviter les retours ou les rejets de facture.

Il est également recommandé de garder une numérotation claire et continue de la facturation de l’entreprise.

La dématérialisation s’accompagne souvent d’un archivage sécurisé des documents, assurant leur accessibilité pendant plusieurs années. Une solution centralisée favorise la conformité et la simplicité administrative de l’entreprise au quotidien.

Que se passe-t-il si les parties ne respectent pas les règles de facturation ?

Comme il s’agit d’une obligation prévue par le Code du commerce et la législation fiscale, le non-respect des règles de facturation peut entraîner plusieurs conséquences juridiques et financières pour les entreprises et les professionnels.

Amendes fiscales

Si une facture n’est pas émise ou si la transaction n’est pas correctement comptabilisée, une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction peut être appliquée.

Cette mesure vise à lutter contre la fraude et à garantir la traçabilité des opérations.

Sanctions pénales et administratives

Le défaut de facturation est considéré comme un délit. Les contrevenants peuvent faire l’objet de sanctions pénales en plus des amendes administratives. Ces mesures varient selon la gravité et la répétition des infractions.

Risques pour la relation commerciale

Une facture non conforme peut être contestée par le client dans un délai raisonnable, généralement entre 1 et 2 mois après réception.

L’absence de facture ou une facture erronée peut entraîner un refus de paiement ou des litiges commerciaux.

Récapitulatif des conséquences principales :

L'importance de conserver ses factures

Conserver ses factures permet de justifier une dépense ou un achat en cas de réclamation, de demande de garantie ou de contrôle administratif.

Les factures servent également de preuve en cas de litige avec un fournisseur ou un prestataire.

En France, la durée de conservation varie selon la nature du document. Le tableau ci-dessous indique les différents délais à garder en tête.

La conservation des factures est également essentielle pour répondre à un contrôle fiscal, car elles permettent de prouver la réalité des dépenses et d'appuyer les écritures comptables.

Certaines garanties commerciales ou légales exigent la présentation de la facture pour être valables. Sans celle-ci, la preuve d’achat devient difficile, voire impossible.

Il est recommandé d’archiver les factures de façon organisée, soit au format papier, soit sous format numérique.

L’objectif est de pouvoir retrouver rapidement toute information nécessaire en cas de besoin. 

Foire Aux Questions

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document comptable qui prouve l’achat ou la vente d’un bien ou d’un service. Elle détaille les prestations réalisées, leur prix, les taxes applicables (notamment la TVA) et les informations sur les parties concernées. 

En France, la facture a une valeur légale et fiscale. Elle est obligatoire pour toute transaction entre professionnels, et est souvent utilisée entre professionnel et particulier.

Quelles informations doivent figurer sur une facture ?

Une facture doit comporter des mentions obligatoires comme la date d’émission, le numéro de facture, l’identité du vendeur et de l’acheteur, la description des produits ou services, le montant hors taxe, la TVA, et le total TTC. Le taux de TVA applicable ainsi que les conditions de paiement doivent également être précisés. 

L’absence de certaines mentions peut entraîner des sanctions, il est donc important de respecter les règles en vigueur.

Quand une facture doit-elle être émise ?

La facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou à la fin de la prestation de service. Pour les professionnels, elle doit être remise immédiatement ou aussi vite que possible. En cas de facturation périodique, un récapitulatif peut être établi en fin de mois. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités fiscales.

Peut-on envoyer une facture par voie électronique ?

Oui, la facture électronique est autorisée en France, à condition qu’elle garantisse l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données. Elle peut être envoyée par e-mail ou via une plateforme de facturation. Pour les entreprises, la généralisation de la facture électronique est en cours, et celle-ci sera obligatoire en 2026; l’objectif étant de simplifier les échanges et de lutter contre la fraude.

Combien de temps doit-on conserver une facture ?

Les factures doivent généralement être conservées pendant 10 ans à des fins comptables et fiscales. Ce délai s’applique autant aux factures émises qu’aux factures reçues. La conservation peut être faite sous format papier ou numérique, à condition que le document soit lisible et complet. Cette obligation concerne les entreprises, mais les particuliers sont aussi encouragés à conserver leurs factures importantes (travaux, garanties…) pendant un certain délai.