Qu’est-ce que la déclaration de non-condamnation pénale avec filiation ?
La déclaration de non-condamnation est une attestation sur l’honneur par laquelle un dirigeant certifie n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale ni d’aucune sanction civile ou administrative de nature à lui interdire de gérer, administrer ou diriger une personne morale, ou d’exercer une activité commerciale.
La mention de la filiation, c’est-à-dire les nom et prénoms des parents du déclarant, complète cette attestation. Cette mention sert à identifier précisément la personne et à éviter toute confusion avec un homonyme lors de la vérification du casier judiciaire. Les deux déclarations sont, en pratique, réunies dans un même document.
Même si l’on parle de déclaration “sur l’honneur”, elle ne repose pas sur la seule bonne foi : conformément à l’article A.123-51 du Code de commerce, le juge chargé de la surveillance du registre du commerce et des sociétés vérifie le bulletin n° 2 du casier judiciaire du déclarant.
Quand cette déclaration est-elle exigée ?
La déclaration est réclamée chaque fois qu’une personne accède à des fonctions de direction au sein d’une société. Plusieurs situations rendent ce document obligatoire.
1. Lors de la création d’une société
À la création d’une entreprise, la déclaration fait partie des pièces du dossier d’immatriculation. Le gérant d’une SARL ou d’une EURL, le président d’une SAS ou d’une SASU doivent la fournir pour prouver leur capacité légale à diriger.
2. Pour la nomination d’un dirigeant
La déclaration est exigée de toute personne nommée dirigeant : président, directeur général, gérant. Elle concerne les dirigeants de droit, et non les simples associés dépourvus de pouvoir de gestion.
3. Lors d’une immatriculation au RCS
Toute immatriculation au registre du commerce et des sociétés, aujourd’hui adossé au registre national des entreprises, suppose la transmission de cette déclaration par le guichet unique de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). À défaut, le dossier est rejeté.
4. Lors d’un changement de dirigeant
Toute nomination d’un nouveau dirigeant en cours de vie sociale, par exemple lors d’un changement de gérant ou de président, donne lieu à une nouvelle déclaration de la personne concernée. Cette obligation vaut aussi pour les dirigeants temporaires ou par intérim.
Conseil d’expert : vérifie que ta déclaration soit bien récente et qu’elle porte la référence à l’article A.123-51 du Code de commerce. Une déclaration trop ancienne ou incomplète peut être refusée par le greffe et retarder l’ensemble de ton dossier.
Comment rédiger la déclaration ?
La déclaration peut être écrite à la main ou tapée, sur papier libre. Elle doit toutefois comporter des mentions précises. Voici les étapes à suivre.
Étape 1 : Indiquer l’identité et la filiation
Commence par tes nom et prénoms (nom de naissance suivi du nom d’épouse le cas échéant), ta date et ton lieu de naissance, ton adresse, puis les nom et prénoms de ton père et de ta mère. Ces informations de filiation permettent de t’identifier sans risque de confusion.
Étape 2 : Attester l’absence de condamnation
Reprends la formule consacrée : tu déclares sur l’honneur, conformément à l’article A.123-51 du Code de commerce, n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale ni d’aucune sanction civile ou administrative qui pourraient t’interdire de gérer, administrer ou diriger une personne morale, ou d’exercer une activité commerciale.
Étape 3 : Dater et signer la déclaration
Indique le lieu et la date de rédaction, puis signe le document à la main. Ta signature engage ta responsabilité : c’est elle qui donne sa valeur à l’attestation. La déclaration est personnelle et ne peut être signée que par le dirigeant concerné.
Étape 4 : Transmettre la déclaration au guichet unique
Joins la déclaration aux autres pièces de ton dossier et transmets l’ensemble via le guichet unique de l’INPI, qui le redistribue aux organismes compétents (greffe, Urssaf, services fiscaux…). Conserve une copie dans tes archives personnelles.
Conseil d’expert : Ne donne jamais des informations de filiation vagues. Une erreur sur le nom d’un parent peut retarder le traitement de ton dossier et imposer une régularisation. Avec Legally.io, tu peux générer une déclaration de non-condamnation et de filiation conforme, datée et prête à signer.
Que doit contenir la déclaration ?
Pour être valable, la déclaration doit réunir plusieurs mentions obligatoires. Voici ce qu’elle doit comporter.
- L’identité complète du déclarant : le nom de naissance suivi du nom d’épouse le cas échéant, prénoms, date et lieu de naissance et adresse, pour permettre une identification certaine.
- Les nom et prénoms des parents (filiation) : les nom et prénoms du père et de la mère, qui évitent toute confusion avec un homonyme lors de la vérification du casier judiciaire.
- L’attestation de non-condamnation : la déclaration sur l’honneur de n’avoir subi aucune condamnation ni sanction interdisant de gérer, accompagnée de la référence à l’article A.123-51 du Code de commerce.
- La date, le lieu et la signature : le lieu et la date de rédaction ainsi que la signature originale du dirigeant, qui engagent sa responsabilité.
Valeur juridique et conséquences
Cette déclaration peut sembler très simple mais elle a une vraie portée juridique. Elle sera vérifiée et exposera donc son auteur à des sanctions en cas d’informations fautives. Voici les points à connaître.
- La portée de la déclaration sur l’honneur : La déclaration sur l’honneur sert à prouver que tu es légalement en droit de diriger une entreprise. Elle démontre ta bonne foi, mais ne se substitue pas à la vérification. Le greffier contrôlera que tu n’es pas inscrit au fichier national des interdits de gérer.
- Les sanctions en cas de fausse déclaration : Donner des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation est puni d’une amende de 4 500 euros et de six mois d’emprisonnement (article L.123-5 du Code de commerce). Une fausse déclaration peut aussi être poursuivie comme faux et usage de faux et entraîner l’annulation de l’immatriculation.
- Les justificatifs éventuels : La déclaration se suffit généralement à elle-même. En cas de doute, le greffe peut demander des pièces complémentaires. Pour un dirigeant étranger, une traduction certifiée, voire une légalisation ou une apostille, peut être exigée selon les conventions applicables.
- La vérification du casier judiciaire : Le juge chargé de la surveillance du registre consulte le bulletin n° 2 du casier judiciaire, qui recense les condamnations et sanctions susceptibles d’entraîner une interdiction de gérer. C’est cette vérification que la mention de la filiation vient sécuriser.
Conseil d’expert : ne sous-estime jamais cette formalité de déclaration. Un document sincère et complet n’expose à aucune sanction, tandis qu’une omission, même involontaire, peut bloquer ton immatriculation. En cas de condamnation ancienne, vérifie auprès d’un professionnel si elle fait réellement obstacle à la direction d’une société.
Points clés à retenir
La déclaration de non-condamnation pénale avec filiation est une pièce indispensable du dossier de création ou de nomination d’un dirigeant. Elle atteste l’absence de condamnation interdisant de gérer et mentionne la filiation pour sécuriser ton identification. Elle doit être datée, signée en original et faire référence à l’article A.123-51 du Code de commerce.
Comme elle est vérifiée par le greffe via le casier judiciaire, l’exactitude des informations est essentielle. Une fausse déclaration expose à des sanctions pénales et à l’annulation de l’immatriculation. Avec Legally.io, tu peux préparer une déclaration conforme en quelques minutes.
