Demande du salarié pour passer au télétravail : guide complet

Qu’est-ce qu’une demande de passage au télétravail ?

Il s’agit d’une sollicitation adressée par le salarié à son employeur en vue de modifier le lieu d’exécution de son travail, sans changer ni ses missions, ni sa rémunération, ni sa durée du travail. Le télétravail est analysé comme une simple modalité d’exécution du contrat et non comme une modification de celui-ci.

La forme est libre. Un modèle de demande de télétravail structuré n’est imposé par aucun texte, et un exemple de mail pour demande de télétravail suffit parfaitement lorsque la relation est directe et que l’entreprise dispose déjà d’un cadre collectif. L’écrit reste toutefois préférable au verbal, car il fixe la date de la demande et son contenu exact.

Le cadre applicable détermine largement la façon de formuler la demande. Lorsque l’entreprise dispose d’un accord collectif ou d’une charte, ceux-ci définissent les postes éligibles, le nombre de jours possibles et la procédure à suivre : la demande consiste alors à s’y inscrire. En leur absence, tout se négocie et la demande doit être beaucoup plus argumentée.

Quand formuler la demande d’un salarié pour passer au télétravail ?

1. Lorsque le poste est éligible au télétravail

Le premier réflexe consiste à vérifier si un accord collectif ou une charte existe dans l’entreprise, et ce qu’ils prévoient : postes éligibles, ancienneté minimale requise, nombre de jours autorisés, procédure et délai de réponse.

Cette vérification change tout. Si le poste figure parmi les postes éligibles, l’employeur qui refuse doit motiver sa réponse, ce qui constitue un point d’appui réel. Si aucun cadre collectif n’existe, la demande relève d’une négociation individuelle où l’argumentation prend toute son importance.

2. En cas de contrainte familiale ou de trajet

Allongement du temps de transport, déménagement, garde d’enfant, aide apportée à un proche : ces situations motivent une grande partie des demandes et sont parfaitement recevables.

Deux cas bénéficient d’une protection particulière. Lorsque la demande émane d’un travailleur handicapé ou d’un salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche, l’article L. 1222-9 impose à l’employeur de motiver son éventuel refus. Il est donc utile de mentionner expressément cette qualité lorsqu’elle s’applique.

3. Pour raison médicale, sur recommandation du médecin du travail

Une demande de télétravail pour raison médicale suit une voie différente et souvent plus efficace. Le salarié sollicite une visite auprès du médecin du travail, qui peut préconiser un aménagement du poste incluant le télétravail.

La portée de cet avis est réelle. L’employeur est tenu de prendre en considération les propositions du médecin du travail et, s’il refuse d’y donner suite, de faire connaître par écrit les motifs qui s’y opposent. Cette obligation de réponse motivée n’existe pas pour une demande ordinaire formulée sans avis médical.

4. Avant un changement d’organisation ou à une période propice

Le moment choisi compte autant que l’argumentation. Formuler sa demande juste après une période de forte charge, au moment d’un déménagement des locaux, ou lors de l’arrivée d’un nouveau responsable, réduit sensiblement les chances d’obtenir une réponse favorable.

À l’inverse, une demande présentée à l’occasion d’un entretien annuel, après une période où l’autonomie a été démontrée, ou lorsque l’équipe compte déjà plusieurs personnes travaillant à distance, s’inscrit dans un contexte bien plus favorable.

Comment rédiger la demande de télétravail correctement ?

Étape 1 : Précise le nombre de jours souhaités

Une demande vague obtient une réponse vague. Indique le nombre de jours par semaine, s’ils sont fixes ou flottants, et lesquels tu envisages. Une proposition concrète permet à ton responsable de se projeter et d’évaluer l’impact sur l’équipe.

Sois réaliste sur le volume. Solliciter quatre jours par semaine dans une entreprise où la pratique s’établit à deux invite au refus. Une demande calibrée sur l’usage interne a beaucoup plus de chances d’aboutir, et rien n’empêche de la faire évoluer ensuite.

Conseil d’expert : Propose un rythme qui préserve les temps collectifs : réunions d’équipe, points hebdomadaires, accueil des nouveaux arrivants. Une demande qui anticipe l’objection organisationnelle avant qu’elle ne soit formulée désamorce l’essentiel des réticences managériales.

Étape 2 : Démontre la compatibilité avec les missions

C’est le cœur de la demande. Passe en revue tes activités principales et montre, pour chacune, comment elles s’exécutent à distance : outils utilisés, livrables mesurables, modalités de coordination avec l’équipe et avec les interlocuteurs externes.

Traite aussi les activités qui supposent une présence sur site et propose la solution : les concentrer sur les jours travaillés dans les locaux. Reconnaître une contrainte et l’organiser est bien plus convaincant que de prétendre qu’elle n’existe pas.

Étape 3 : Propose une période d’essai

C’est l’argument qui débloque le plus de situations. Proposer une période d’adaptation de un à trois mois, assortie d’un point d’évaluation et d’une réversibilité sans formalité, transforme une décision engageante en simple test.

Suggère des critères d’évaluation concrets : respect des délais, disponibilité sur les plages convenues, qualité des livrables, retours des interlocuteurs. Un employeur accepte beaucoup plus volontiers un essai encadré qu’un engagement de principe.

Conseil d’expert : Formule explicitement que tu acceptes le retour au présentiel si le bilan n’est pas concluant, ou si une nécessité de service l’impose ponctuellement. Cette souplesse affichée coûte peu et lève la principale crainte du manager, celle de ne plus pouvoir revenir en arrière.

Étape 4 : Anticipe les questions matérielles et de sécurité

Indique le lieu depuis lequel tu travailleras à distance, la qualité de ta connexion, l’espace de travail dont tu disposes et le matériel que tu utiliseras. Précise si tu sollicites un équipement de l’entreprise ou si tu utilises celui déjà mis à disposition.

Aborde spontanément la protection des données : usage de la connexion sécurisée de l’entreprise, confidentialité des documents, verrouillage des sessions, absence de tiers ayant accès au poste de travail. Ce point est une objection classique des directions informatiques et l’anticiper renforce la crédibilité de la demande.

Étape 5 : Demande une réponse écrite et motivée

Termine en sollicitant une réponse écrite dans un délai raisonnable, et rappelle, lorsque c’est le cas, que le poste figure parmi les postes éligibles au sens de l’accord collectif ou de la charte, ce qui impose à l’employeur de motiver un éventuel refus.

La demande peut être remise en main propre contre décharge, envoyée par courriel avec accusé de lecture, ou adressée en recommandé si la relation est tendue. Conserve dans tous les cas une copie datée de ce que tu as envoyé.

Que doit contenir la lettre ou le mail ?

• L’identité du salarié et l’intitulé du poste : Nom, prénom, fonction exacte, service, date d’entrée dans l’entreprise et nom du responsable hiérarchique destinataire de la demande.
• Le cadre invoqué et le motif de la demande : Référence à l’accord collectif ou à la charte lorsqu’il en existe un, éligibilité du poste, et exposé sobre du motif : trajet, contrainte familiale, qualité de travailleur handicapé ou de salarié aidant, préconisation du médecin du travail.
• L’organisation envisagée et le lieu de télétravail : Nombre de jours par semaine, jours fixes ou flottants, date de début souhaitée, adresse du lieu depuis lequel le travail sera exécuté et engagement d’informer l’employeur de tout changement de ce lieu.
• La démonstration de compatibilité avec les missions : Passage en revue des activités principales, modalités d’exécution à distance, outils utilisés, livrables et jalons de suivi, avec le traitement proposé pour les tâches supposant une présence sur site.
• Les moyens matériels nécessaires : Équipement informatique déjà détenu ou sollicité, qualité de la connexion, espace de travail dédié, et mesures de sécurité des données envisagées, du recours à la connexion sécurisée de l’entreprise à la confidentialité des documents.
• La proposition de période d’essai et de réversibilité : Durée de la période d’adaptation proposée, date du point d’évaluation, critères de bilan suggérés, et acceptation expresse d’un retour au présentiel si l’essai n’est pas concluant ou si le service l’exige.
• La demande de réponse et la signature : Sollicitation d’une réponse écrite dans un délai indiqué, rappel de l’obligation de motivation le cas échéant, proposition d’un entretien pour en discuter, puis date et signature du salarié.

Conseils pratiques pour le salarié

• Consulte l’accord collectif ou la charte en vigueur : Ces documents fixent les postes éligibles, l’ancienneté requise, le nombre de jours autorisés et la procédure applicable. Une demande conforme au cadre interne se traite comme une formalité, alors qu’une demande hors cadre suppose une négociation complète.
• Passe par le médecin du travail pour un motif de santé : Une préconisation d’aménagement du poste oblige l’employeur à prendre en considération l’avis et, s’il refuse d’y donner suite, à faire connaître par écrit les motifs qui s’y opposent. Cette voie est nettement plus efficace qu’une demande ordinaire invoquant des raisons médicales.
• Anticipe les questions de sécurité des données : Connexion sécurisée, verrouillage des sessions, confidentialité des documents, absence de tiers ayant accès au poste. Traiter ce point spontanément supprime l’une des objections les plus fréquemment opposées aux demandes de télétravail.
• Demande une réponse écrite et motivée : L’employeur qui refuse le télétravail à un salarié occupant un poste éligible doit motiver sa réponse, de même que face à la demande d’un travailleur handicapé ou d’un salarié aidant. Une réponse écrite permet d’en discuter, une réponse orale ne laisse aucune prise.
• Ne pars jamais du principe que l’accord est acquis : Commencer à télétravailler sans réponse formelle, même après un échange verbal encourageant, expose à un rappel à l’ordre voire à une sanction. Attends la confirmation écrite avant toute mise en œuvre.
• Renseigne-toi sur la prise en charge des frais : Les frais engagés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur doivent être remboursés, au réel sur justificatifs ou par une allocation forfaitaire dans les limites fixées par l’URSSAF. Ce point se règle au moment de l’accord, pas six mois plus tard.

Conseil d’expert : Prépare ta demande comme une proposition d’organisation, pas comme une faveur personnelle. Un document d’une page qui expose le rythme envisagé, la compatibilité avec les missions, la période d’essai et les modalités de suivi obtient une réponse favorable bien plus souvent qu’un message expliquant longuement la situation personnelle du demandeur.

Points clés à retenir

La demande d’un salarié pour passer au télétravail ne s’appuie sur aucun droit : l’article L. 1222-9 du Code du travail fait du télétravail une organisation volontaire reposant sur l’accord des deux parties, et l’employeur peut refuser. 

Deux situations renforcent toutefois nettement la position du salarié. Lorsque le poste est éligible au sens de l’accord collectif ou de la charte, le refus doit être motivé, de même que face à la demande d’un travailleur handicapé ou d’un salarié aidant. Et lorsque le télétravail est préconisé par le médecin du travail au titre d’un aménagement de poste, l’employeur doit prendre en considération cet avis et justifier par écrit tout refus d’y donner suite. Une demande efficace précise le nombre de jours souhaités, démontre la compatibilité des missions avec le travail à distance, anticipe les questions matérielles et de sécurité des données, et propose une période d’essai assortie d’une réversibilité. Enfin, il ne faut jamais commencer à télétravailler avant d’avoir obtenu une réponse écrite.