État des lieux d’entrée pour un local commercial ou professionnel : guide complet

Qu’est-ce qu’un état des lieux d’entrée d’un local commercial ?

L’état des lieux d’entrée est un constat descriptif et daté de l’état des locaux loués, établi contradictoirement entre le bailleur et le preneur ou par un tiers mandaté par eux. Il photographie une situation à un instant donné et n’a pas d’autre fonction que probatoire.

L’article L. 145-40-1 du Code de commerce impose désormais un état des lieux d’un local commercial lors de la prise de possession des locaux et lors de leur restitution. Le document est joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties. La règle étant d’ordre public, une clause du bail qui prétendrait la neutraliser est inefficace.

Tout se joue sur l’article 1731 du Code civil, aux termes duquel le preneur est présumé, faute d’état des lieux, avoir reçu les locaux en bon état de réparations locatives. Cette présomption pesait lourdement sur le locataire avant 2014. Depuis la loi Pinel, le bailleur qui n’a pas fait toutes diligences pour établir l’état des lieux d entrée ne peut plus l’invoquer, ce qui le prive de l’essentiel de ses moyens de preuve à la sortie.

Quand réaliser l’état des lieux d’entrée ?

1. Lors de la remise des clés au preneur

Le moment naturel est celui de la prise de possession effective, clés en main, avant que le preneur n’installe son mobilier, son enseigne ou ses agencements. Une fois les lieux occupés, il devient impossible de constater l’état réel des sols, des murs et des installations.

Prévois un créneau suffisant, en général une à deux heures selon la surface, et réalise le constat en pleine lumière. Un état des lieux expédié en dix minutes le jour du déménagement ne protège personne.

2. À la signature du bail commercial ou professionnel

Lorsque la signature et la remise des clés coïncident, l’état des lieux se fait le même jour et s’annexe directement au bail. C’est la configuration la plus simple et la plus sûre, puisque le document suit le contrat dans tous ses exemplaires.

Si la prise de possession est différée, par exemple pour laisser au bailleur le temps d’achever des travaux, l’état des lieux se fait à la date d’entrée effective et non à celle de la signature. Le bail mentionne alors qu’il sera établi ultérieurement et annexé.

3. En cas de cession du bail ou du fonds

L’article L. 145-40-1 vise expressément la cession du droit au bail ainsi que la cession ou la mutation à titre gratuit du fonds de commerce. Le cessionnaire prend possession des locaux et doit donc bénéficier d’un état des lieux établi à cette occasion.

C’est un point régulièrement négligé lors des cessions de fonds, où l’attention se concentre sur le prix et sur les garanties. Le cessionnaire qui entre sans état des lieux hérite d’une situation floue et risque de payer, à la sortie, des dégradations imputables à son prédécesseur.

4. Lors du renouvellement du bail

Le renouvellement forme juridiquement un nouveau bail, ce qui conduit une partie de la doctrine à recommander l’établissement d’un état des lieux à cette occasion. La question n’est pas expressément tranchée par le texte.

Le doute plaide pour la prudence, d’autant que le renouvellement intervient souvent neuf ans après l’entrée initiale : les locaux ont évolué, l’état des lieux d’origine ne reflète plus la réalité et un constat actualisé protège les deux parties.

Comment établir l’état des lieux correctement ?

Étape 1 : Procède de façon contradictoire entre les parties

L’état des lieux se fait en présence du bailleur et du preneur, ou de leurs mandataires respectifs comme un agent immobilier ou un gestionnaire. Chacun doit pouvoir observer, commenter et faire inscrire ses remarques dans le document.

Si l’état des lieux amiable est impossible, l’article L. 145-40-1 prévoit qu’il est établi par un commissaire de justice à l’initiative de la partie la plus diligente, les frais étant partagés par moitié entre bailleur et preneur. Aucune des deux parties ne peut donc bloquer le processus en refusant de s’y prêter.

Conseil d’expert : Ne signe jamais un état des lieux pré-rempli que tu découvres sur place. Prends le temps de vérifier chaque ligne et fais ajouter tes observations en marge avant de signer. Une signature vaut approbation de l’intégralité du document, y compris des mentions que tu n’as pas lues.

Étape 2 : Décris l’état des locaux pièce par pièce 

Le constat se fait de façon méthodique, local par local et paroi par paroi : sols, murs, plafonds, huisseries, vitrines, rideaux métalliques, sanitaires, réserve, cave, quai de livraison, espaces extérieurs.

La description doit être factuelle et graduée. Écarte les formules creuses du type « bon état » ou « état d’usage », qui ne prouvent rien, au profit d’une description précise : « carrelage fissuré sur environ deux mètres carrés à l’angle nord-est, deux carreaux descellés ».

Conseil d’expert : Fais figurer un vocabulaire commun en tête du document, en définissant ce que recouvrent “neuf”, “bon état”, “état d’usage” et “mauvais état”. Cette convention rédactionnelle supprime la moitié des désaccords d’interprétation au moment de la sortie.

Étape 3 : Photographie les équipements et les désordres

Les photographies datées sont le complément indispensable du texte. Prends des vues d’ensemble de chaque local, puis des plans rapprochés sur chaque désordre constaté, en veillant à ce que l’emplacement reste identifiable.

Numérote les clichés et fais-les correspondre aux paragraphes du document, par exemple “photo 12, réserve, trace d’infiltration au plafond”. Annexe l’ensemble à l’état des lieux et fais parapher les planches photographiques par les deux parties.

Étape 4 : Contrôle les installations techniques

Un local d’activité comporte des équipements dont l’état conditionne l’exploitation : tableau électrique, climatisation, chauffage, ventilation, extraction pour un local de restauration, alarme, rideau métallique, monte-charge, système de sécurité incendie.

Vérifie leur fonctionnement effectif plutôt que leur seule présence. Un extracteur listé comme « présent » mais hors service devient un point de litige coûteux, d’autant que la répartition des travaux entre bailleur et preneur se joue en partie sur ces équipements.

Étape 5 : Signe, date et annexe le document au bail

Le document est daté, paraphé page par page et signé par chaque partie, en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de signataires. Chacun conserve le sien, annexes et photographies comprises.

L’état des lieux est ensuite joint au contrat de location. Lorsqu’il est établi après la signature du bail, il constitue une annexe distincte à laquelle le bail renvoie expressément, ce qui évite tout débat sur son rattachement au contrat.

Que doit contenir le document ?

• L’identité des parties et l’adresse du local : Dénomination, forme juridique, siège social et représentant de chaque partie, ou nom et adresse pour une personne physique, ainsi que l’adresse complète du local, son étage, sa surface et sa destination contractuelle.
• La date et les conditions de l’intervention : Date du constat, heure, conditions d’éclairage et de météo lorsque des extérieurs sont concernés, identité des personnes présentes et qualité en laquelle elles interviennent, mandataires compris.
• Le relevé des compteurs et des clés remises : Index des compteurs d’électricité, de gaz et d’eau avec leurs numéros, nombre et type de clés, badges, télécommandes et codes d’accès remis au preneur, y compris pour les parties communes et les locaux techniques.
• La description des sols, murs et plafonds : Local par local, avec la nature des revêtements, leur état gradué selon la convention retenue et la localisation précise de chaque désordre constaté, fissure, tâche, éclat ou infiltration.
• L’état des installations techniques : Électricité, plomberie, sanitaires, chauffage, climatisation, ventilation et extraction, alarme, rideau métallique, vitrines et systèmes de sécurité, avec mention de leur fonctionnement effectif au jour du constat.
• Les aménagements et agencements existants : Cloisons, faux plafonds, comptoirs, mobilier fixe, enseignes et installations spécifiques laissés par le précédent occupant, avec l’indication de leur propriétaire et de leur sort en fin de bail.
• Les annexes photographiques et les signatures : Planches de photographies numérotées et renvoyant au texte, paraphes page par page, signature de chaque partie et mention du nombre d’exemplaires originaux établis.

Conseils pratiques pour éviter les litiges

• Annexe l’état des lieux au bail : L’article L. 145-40-1 prévoit que le document est joint au contrat de location ou, à défaut, conservé par chacune des parties. L’annexion au bail reste préférable : elle lie définitivement les deux pièces et évite qu’un exemplaire isolé ne soit contesté des années plus tard.
• Conserve un exemplaire signé par chaque partie : Établis autant d’originaux que de signataires, photographies incluses, et archive-les pendant toute la durée du bail et au moins cinq ans après la restitution des locaux. Un état des lieux introuvable équivaut à un état des lieux inexistant.
• Compare systématiquement avec l’état des lieux de sortie : C’est la confrontation des deux documents qui détermine les réparations imputables au preneur. Utilise la même trame, le même ordre de visite et le même vocabulaire à l’entrée et à la sortie, pour que la comparaison ligne à ligne soit immédiate.
• Recours au commissaire de justice en cas de blocage : Si l’autre partie refuse de se prêter au constat ou multiplie les reports, saisis un commissaire de justice. Les frais sont partagés par moitié entre bailleur et preneur, ce qui prive l’obstruction de tout intérêt.
• Vérifie le sort des agencements dès l’entrée : Le bail précise en général si les aménagements réalisés par le preneur restent acquis au bailleur sans indemnité ou doivent être déposés en fin de bail. Faire figurer l’état initial permet de délimiter ce qui relève de la remise en état et ce qui n’en relève pas.
• N’oublie pas les baux professionnels et dérogatoires : L’article L. 145-40-1 figure dans le chapitre consacré aux baux commerciaux et son application aux baux dérogatoires et professionnels est discutée. La présomption de l’article 1731 du Code civil s’appliquant à tout contrat de louage, l’état des lieux reste indispensable dans ces situations.

Conseil d’expert : Réalise l’état des lieux d’entrée avant de commencer tes travaux d’aménagement, pas après. Une fois les cloisons montées et les revêtements posés, il devient impossible de distinguer ce qui préexistait de ce que tu as apporté, et cette confusion se paiera au moment de la restitution.

Points clés à retenir

L’état des lieux d’entrée d’un local commercial est obligatoire depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, en vertu de l’article L. 145-40-1 du Code de commerce, texte d’ordre public. Il doit être établi contradictoirement lors de la prise de possession, mais aussi en cas de cession du droit au bail ou du fonds de commerce, et à défaut d’accord amiable par un commissaire de justice aux frais partagés par moitié. Sa valeur tient entièrement à sa précision : une description graduée local par local, un relevé des compteurs et des clés, un contrôle du fonctionnement effectif des installations techniques et des photographies datées annexées au document. La sanction de l’absence d’état des lieux est asymétrique et lourde pour le bailleur, qui perd le bénéfice de la présomption de bon état de l’article 1731 du Code civil et se retrouve sans moyen de preuve pour réclamer des réparations locatives à la sortie.