Demande de restitution du dépôt de garantie d’un bail commercial : guide complet

Qu’est-ce que le dépôt de garantie d’un bail commercial ?

Le dépôt de garantie est une somme versée par le preneur à la signature du bail, destinée à garantir l’exécution de ses obligations : paiement des loyers et des charges, exécution des réparations locatives, remise en état des locaux. Il n’est pas un loyer payé d’avance et ne peut donc pas être imputé unilatéralement sur les derniers loyers.

Il n’a jamais été obligatoire : aucun texte n’impose au bailleur d’en exiger un, mais la pratique en a fait une clause quasi systématique. Son montant relevait de la liberté contractuelle et se fixait le plus souvent à un ou deux trimestres de loyer, l’article L. 145-40 du Code de commerce imposant seulement des intérêts au profit du preneur sur les sommes versées d’avance excédant deux termes de loyer.

La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 a modifié ce cadre. Elle plafonne désormais les sommes exigibles à titre de garantie, prévoit que celles versées dans la limite du plafond ne portent plus intérêt, impose une restitution dans un délai maximal de trois mois à compter de la remise des clés et transmet automatiquement l’obligation de restitution à l’acquéreur des locaux loués. La portée exacte du plafonnement fait encore débat en doctrine, notamment sur le point de savoir s’il s’applique globalement ou distinctement au dépôt et aux autres garanties.

Quand réclamer la restitution du dépôt ?

1. Après la remise des clés et l’état des lieux de sortie

La restitution suppose que les locaux aient été effectivement libérés et qu’un état des lieux de sortie ait été établi contradictoirement, comme l’impose l’article L. 145-40-1 du Code de commerce depuis la loi Pinel.

C’est la remise des clés qui constitue le point de départ des délais, qu’il s’agisse du délai de restitution de trois mois issu de la réforme de 2026 ou de la prescription quinquennale de l’action en restitution. Fais donc constater cette remise par écrit, avec sa date exacte.

2. À l’expiration du délai prévu par la loi ou par le bail

Depuis la réforme du 26 mai 2026, la restitution doit intervenir dans un délai maximal de trois mois à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Les autres garanties, caution ou garantie bancaire, doivent être levées ou restituées dans un délai de six mois.

Pour les baux plus anciens et les situations non couvertes par le nouveau texte, il faut se référer aux stipulations du bail, qui prévoient fréquemment un délai de un à trois mois après la restitution effective des locaux et l’arrêté des comptes de charges.

3. En cas de retenue injustifiée du bailleur

Le bailleur peut légitimement déduire du dépôt les loyers et charges restant dus, les régularisations en attente et le coût des réparations locatives constatées à l’état des lieux de sortie. Encore faut-il qu’il justifie chaque retenue par un décompte et des pièces.

Une retenue globale annoncée sans devis, sans facture et sans référence à l’état des lieux ne résiste pas. C’est le moment d’adresser une lettre de restitution du dépôt de garantie exigeant la production des justificatifs et le versement du solde non contesté.

4. Tant que la prescription de cinq ans n’est pas acquise

L’action en restitution du dépôt de garantie n’est pas soumise à la prescription biennale de l’article L. 145-60 du Code de commerce, car elle ne dérive pas du statut des baux commerciaux. Les juridictions retiennent la prescription quinquennale de droit commun de l’article 2224 du Code civil.

Le point de départ est la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, généralement à l’issue de l’état des lieux de sortie. Ce délai confortable ne doit pas conduire à l’inaction : plus le temps passe, plus les pièces se perdent et plus le bailleur oppose de contestations.

Comment rédiger la demande de restitution correctement ?

Étape 1 : Rappelle la date de fin du bail

Le courrier commence par situer la fin de la relation : date d’effet de la résiliation ou du congé, date de l’état des lieux de sortie, date et modalités de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire.

Ces trois dates sont souvent confondues et il est essentiel de les distinguer, puisque c’est la remise des clés qui fait courir le délai de restitution. Précise le mode de remise, en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Conseil d’expert : Fais constater la remise des clés par un écrit daté et signé des deux parties, ou remets-les par lettre recommandée avec accusé de réception. Sans preuve de cette date, tu ne peux démontrer ni le point de départ du délai de trois mois, ni celui des intérêts de retard.

Étape 2 : Mentionne le montant versé à l’origine

Indique le montant exact du dépôt versé à la signature du bail, sa date de versement, son mode de règlement et la clause du bail qui le prévoit. Joins la copie du bail et la preuve du paiement, chèque encaissé ou avis de virement.

Si le bail a été renouvelé et le dépôt réajusté à la hausse au fil des révisions de loyer, reconstitue le montant total effectivement détenu par le bailleur. Ce complément est régulièrement oublié par les preneurs sortants.

Étape 3 : Établis le décompte des sommes en jeu

Présente un décompte clair : montant du dépôt détenu, sommes que tu reconnais devoir au titre des loyers, charges ou régularisations, et solde net que tu réclames. Cette transparence désamorce la moitié des refus.

Si le bailleur a déjà annoncé des retenues, reprends-les une par une en indiquant celles que tu acceptes et celles que tu contestes, avec le motif. Une contestation motivée poste par poste est bien plus efficace qu’un refus global.

Conseil d’expert : Ne compense jamais le dépôt de garantie avec tes derniers loyers. Le dépôt n’est pas un loyer payé d’avance et cette imputation unilatérale constitue un impayé, qui justifie un commandement de payer et fragilise toute ta position.

Étape 4 : Fixe un délai de remboursement

Accorde un délai précis, généralement de quinze jours à un mois à compter de la réception. Rappelle, lorsque le bail y est soumis, le délai légal de trois mois issu de la loi du 26 mai 2026 et la date à laquelle il expire.

Indique que les intérêts moratoires seront réclamés à compter de la mise en demeure, sur le fondement de l’article 1231-6 du Code civil, et que les frais de procédure viendront s’ajouter à la somme réclamée si une action devient nécessaire.

Étape 5 : Envoie en recommandé et joindre les pièces

L’envoi se fait par lettre recommandée avec accusé de réception, au bailleur en titre. Si l’immeuble a été vendu depuis, adresse la demande au nouveau propriétaire : depuis la réforme de 2026, l’obligation de restitution se transmet à l’acquéreur des locaux loués même si l’acte de vente en dispose autrement.

Joins systématiquement la copie du bail, la preuve du versement du dépôt, l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie signé, la preuve de la remise des clés et ton décompte. Une demande complète se traite en quelques jours, une demande nue se laisse sans réponse.

Que doit contenir la lettre de demande ?

• L’identité du preneur et du bailleur : Dénomination, forme juridique, siège social, numéro SIREN et représentant légal du preneur, ainsi que l’identité et l’adresse du bailleur ou de son mandataire. En cas de vente de l’immeuble, la demande est adressée au nouveau propriétaire.
• Les références du bail et du dépôt versé : Date de signature et de prise d’effet du bail, adresse et désignation des locaux, montant du loyer, clause prévoyant le dépôt de garantie, montant exact versé, date et mode de règlement, y compris les compléments versés lors des renouvellements.
• Les dates de fin de bail, d’état des lieux et de remise des clés : Ces trois dates sont distinguées explicitement, car c’est la remise des clés qui déclenche le délai de restitution et le point de départ de la prescription quinquennale.
• Le décompte des sommes réclamées : Montant du dépôt détenu, sommes reconnues comme dues au titre des loyers, charges ou régularisations, retenues contestées avec leur motif, et solde net réclamé, exprimé en chiffres et en lettres.
• Les coordonnées bancaires pour le remboursement : Relevé d’identité bancaire du preneur ou de la société, avec l’intitulé exact du compte. Cette précision évite un aller-retour qui fait perdre plusieurs semaines lorsque la société a changé de banque après le déménagement.
• Le délai de remboursement et les suites annoncées : Délai chiffré à compter de la réception, rappel du délai légal de trois mois lorsqu’il s’applique, annonce des intérêts moratoires à compter de la mise en demeure et de la saisine du tribunal en cas de silence.
• La date, la signature et le bordereau de pièces : Courrier daté et signé par le représentant légal du preneur, accompagné du bail, de la preuve de versement, des états des lieux d’entrée et de sortie, de la preuve de remise des clés et du décompte.

Conseils pratiques pour récupérer les sommes

• Ajoute l’état des lieux de sortie signé : C’est la pièce maîtresse du dossier. Comparé à l’état des lieux d’entrée, il détermine ce qui relève de la vétusté normale et ce qui constitue une dégradation imputable au preneur. Sans lui, la discussion devient une affaire d’affirmations réciproques.
• Conteste par écrit les retenues injustifiées : Exige un décompte détaillé assorti des devis et factures correspondants. Une retenue annoncée sans pièce justificative n’est pas opposable, et le silence du preneur face à une retenue peut être interprété comme une acceptation tacite.
• Réclame le versement du solde non contesté : Lorsque seule une partie des retenues est discutée, demande le paiement immédiat de la fraction que le bailleur ne conteste pas. Cette approche débloque souvent le dossier et réduit l’enjeu du litige résiduel.
• Vérifie si des intérêts te sont dus : Pour les baux antérieurs à la réforme, les sommes versées d’avance excédant deux termes de loyer portaient intérêt au profit du preneur en application de l’article L. 145-40. La Cour de cassation a toutefois jugé que ces intérêts ne courent que pendant la durée du bail, les intérêts moratoires prenant le relais après.
• Envisage une mise en demeure puis une action judiciaire : Après une première demande restée sans effet, adresse une mise en demeure formelle qui fait courir les intérêts moratoires. À défaut de règlement, une requête en injonction de payer devant le tribunal de commerce permet d’obtenir rapidement un titre exécutoire lorsque la créance est certaine.
• Surveille la prescription de cinq ans : L’action en restitution se prescrit par cinq ans à compter de la remise des clés. Seule une action en justice interrompt ce délai, une simple relance ne suffit pas. Passé ce terme, la créance est définitivement éteinte.

Conseil d’expert : Constitue ton dossier le jour même de la sortie, pendant que tout est encore accessible : état des lieux signé, photographies datées, relevés de compteurs, preuve de remise des clés et copie du bail. Six mois plus tard, ces pièces sont introuvables et le bailleur le sait.

Points clés à retenir

La demande de restitution du dépôt de garantie d’un bail commercial a longtemps reposé sur les seules stipulations du contrat, faute de tout encadrement légal. La loi de simplification de la vie économique du 26 mai 2026 a changé la donne en modifiant l’article L. 145-40 du Code de commerce : plafonnement des sommes exigibles à titre de garantie, absence d’intérêts sur les sommes versées dans la limite de ce plafond, restitution du dépôt dans un délai maximal de trois mois à compter de la remise des clés, levée des autres garanties sous six mois et transmission automatique de l’obligation de restitution à l’acquéreur des locaux. Une demande efficace distingue la date de fin de bail, celle de l’état des lieux et celle de la remise des clés, chiffre précisément le dépôt versé et le solde réclamé, conteste poste par poste les retenues injustifiées et s’accompagne des états des lieux d’entrée et de sortie. L’action se prescrit par cinq ans à com