Inaptitude : convocation à l’entretien préalable au licenciement

Qu’est-ce que la convocation à l’entretien préalable en cas d’inaptitude ?

C’est l’acte par lequel l’employeur invite le salarié à un entretien au cours duquel il exposera les motifs de la rupture envisagée et recueillera ses explications. Une lettre convocation entretien préalable obéit ici exactement aux mêmes règles que dans toute autre procédure individuelle.

Cette convocation intervient à un moment précis de la séquence. Elle suppose que l’avis d’inaptitude ait été délivré, que la recherche de reclassement ait été menée et close, que le comité social et économique ait rendu son avis sur les propositions, et que le salarié ait été informé par écrit des motifs s’opposant à son reclassement.

Elle se distingue de la lettre de notification, qui interviendra après l’entretien. Aucune décision ne doit être présentée comme acquise dans la convocation entretien préalable : l’échange a précisément pour objet de permettre au salarié de faire valoir ses observations, y compris sur la réalité et le sérieux des recherches menées.

Quand convoquer le salarié inapte à l’entretien ?

1. Après l’avis d’inaptitude du médecin du travail

L’avis d’inaptitude est le point de départ obligatoire. Il est délivré à l’issue d’un examen médical, après que le médecin du travail a procédé à une étude de poste, à une étude des conditions de travail et à un échange avec l’employeur.

Cet avis peut être contesté devant le conseil de prud’hommes dans un délai de quinze jours suivant sa notification, par le salarié comme par l’employeur. Engager la procédure de licenciement alors qu’une contestation est en cours expose l’employeur à voir la rupture fragilisée si l’avis est modifié.

2. Lorsque le reclassement est impossible

La convocation ne peut intervenir qu’une fois la recherche de reclassement achevée. Cette recherche porte sur tous les emplois disponibles, au besoin après mutation, transformation de poste ou aménagement du temps de travail, dans l’entreprise et le cas échéant dans le groupe.

Deux situations dispensent de cette recherche : lorsque l’avis mentionne expressément que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé, ou que son état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi. Ces mentions sont d’interprétation stricte.

3. Après consultation du comité social et économique

L’avis du comité social et économique sur les propositions de reclassement est obligatoire, quelle que soit l’origine de l’inaptitude. Cette consultation doit intervenir après la recherche et avant toute proposition au salarié.

Son omission constitue l’un des vices les plus fréquemment sanctionnés. Un licenciement pour inaptitude prononcé sans avis du comité est privé de cause réelle et sérieuse, indépendamment du sérieux par ailleurs démontré de la recherche de reclassement.

4. Dans le mois suivant l’avis d’inaptitude

Si le salarié n’est ni reclassé ni licencié à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de l’avis d’inaptitude, l’employeur doit reprendre le versement du salaire correspondant à l’emploi occupé avant la suspension du contrat.

Ce délai n’est pas un délai de forclusion : passé un mois, la procédure reste possible, mais elle devient coûteuse. Il impose donc un calendrier serré, dans lequel la recherche de reclassement, la consultation du comité et la convocation doivent s’enchaîner sans temps mort.

Comment rédiger la convocation correctement ?

Etape 1 : Respecter le délai minimal avant l’entretien

Cinq jours ouvrables au minimum doivent séparer la présentation de la lettre recommandée, ou sa remise en main propre, de la date de l’entretien. Les dimanches et jours fériés ne sont pas des jours ouvrables.

Ni le jour de présentation du courrier, ni le jour de l’entretien ne comptent dans ce décompte. Un délai mal calculé rend la procédure irrégulière et ouvre droit à une indemnité distincte, même lorsque le licenciement est par ailleurs fondé.

Conseil d’expert : Prévois sept à huit jours ouvrables plutôt que cinq. Un salarié inapte est souvent absent de son domicile pour des raisons médicales, et un pli présenté tardivement ou retiré avec retard suffit à faire tomber le délai légal.

Etape 2 : Envoyer la convocation en recommandé

Deux modes sont admis : la lettre recommandée avec accusé de réception et la remise en main propre contre décharge datée et signée. Le courriel et le courrier simple ne constituent pas une convocation valable.

Dans un contexte d’inaptitude, la remise en main propre est rarement praticable puisque le salarié ne se rend plus dans l’entreprise. Le recommandé s’impose donc, adressé à la dernière adresse déclarée par le salarié.

Etape 3 : Informer le salarié de la possibilité d’être assisté

La convocation doit mentionner que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Cette mention est imposée à peine d’irrégularité.

En l’absence d’institution représentative du personnel dans l’entreprise, la lettre doit également indiquer que le salarié peut faire appel à un conseiller du salarié inscrit sur une liste départementale, et préciser où cette liste peut être consultée, en mairie et à l’inspection du travail.

Conseil d’expert : Propose au salarié, dans la convocation, de signaler toute difficulté à se déplacer pour raison de santé. Un entretien organisé dans un lieu accessible, ou le constat écrit d’une impossibilité médicale de s’y rendre, vaut toujours mieux qu’une absence non expliquée qui laissera planer un doute sur la régularité de la procédure.

Etape 4 : Indiquer un objet clair sans préjuger de la décision

L’objet doit être explicite : entretien préalable à un éventuel licenciement. Le salarié doit savoir ce qui est en jeu pour préparer ses observations, notamment sur les postes qui auraient pu lui être proposés.

N’écris pas que l’entretien vise à acter la rupture. L’inaptitude ne rend pas le licenciement automatique, et une formulation laissant croire que la décision est prise vide l’entretien de son objet et affaiblit la position de l’employeur.

Etape 5 : Respecter le délai de deux jours après l’entretien

La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date de l’entretien préalable. Ce délai de réflexion est impératif.

La lettre devra ensuite énoncer le motif de la rupture, c’est-à-dire l’inaptitude constatée et l’impossibilité de reclassement, en faisant état des recherches menées. Une motivation insuffisante prive le licenciement de cause réelle et sérieuse.

Que doit contenir la convocation ?

• L’identité de l’employeur et du salarié : Dénomination de l’entreprise, adresse, identité et fonction du signataire habilité, puis nom, prénom, fonction, service et adresse personnelle du salarié telle qu’elle figure au dossier du personnel.
• L’objet de la convocation : Mention explicite indiquant qu’il s’agit d’un entretien préalable à un éventuel licenciement, sans préjuger de la décision qui sera prise à l’issue de l’échange.
• La date, l’heure et le lieu de l’entretien : Créneau précis respectant le délai minimal de cinq jours ouvrables à compter de la présentation du courrier, adresse exacte et accessible du lieu de rencontre, et identité de la personne qui conduira l’entretien.
• La possibilité d’assistance du salarié : Information sur la faculté de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise et, en l’absence d’institution représentative du personnel, par un conseiller du salarié, avec l’indication des lieux où consulter la liste départementale.
• La référence au contexte d’inaptitude : Rappel de la date de l’avis d’inaptitude délivré par le médecin du travail, sans entrer dans le détail médical, qui relève du secret et n’a pas à figurer dans le courrier.
• L’invitation à signaler toute difficulté de déplacement : Mention permettant au salarié d’informer l’employeur d’une impossibilité médicale de se rendre à l’entretien, afin d’envisager un autre lieu ou de constater l’empêchement par écrit.
• La date, la signature et le mode d’envoi : Courrier daté et signé par une personne habilitée à engager l’entreprise, adressé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge datée et signée.

Conseils pratiques pour la convocation

• Documente les recherches de reclassement : Postes examinés, services et sociétés du groupe interrogés, aménagements envisagés, dates des démarches et motifs d’incompatibilité. La charge de la preuve du caractère sérieux et loyal de la recherche pèse entièrement sur l’employeur, et c’est sur ce terrain que se jouent la plupart des contentieux.
• Informe le salarié par écrit des motifs du non-reclassement : Lorsqu’aucun emploi ne peut être proposé, l’employeur doit faire connaître par écrit au salarié les motifs qui s’opposent à son reclassement. Cette information doit précéder la convocation et constitue une obligation légale distincte.
• Recueille l’avis du comité social et économique : Cette consultation sur les propositions de reclassement est obligatoire, que l’inaptitude soit d’origine professionnelle ou non. Son omission prive à elle seule le licenciement de cause réelle et sérieuse.
• Respecte les délais dans les deux sens : Cinq jours ouvrables au minimum entre la présentation de la convocation et l’entretien, deux jours ouvrables au minimum entre l’entretien et l’envoi de la lettre de rupture. Le non-respect de ces délais ouvre droit à une indemnité pour irrégularité de procédure.
• Conserve la preuve d’envoi : Accusé de réception, double du courrier, et le cas échéant constat de l’absence du salarié à l’entretien. Un salarié qui ne se présente pas ne bloque pas la procédure, mais l’employeur doit pouvoir établir qu’il a été régulièrement convoqué.
• Anticipe les indemnités dues : Elles diffèrent selon l’origine de l’inaptitude. Une inaptitude d’origine professionnelle ouvre droit à une indemnité spéciale de licenciement, égale au double de l’indemnité légale, et à une indemnité compensatrice de préavis, ce qui n’est pas le cas d’une inaptitude d’origine non professionnelle.

Conseil d’expert : Ne traite jamais l’avis d’inaptitude comme une autorisation de licencier. Les licenciements pour inaptitude sont rarement annulés pour un vice de convocation : ils le sont presque toujours pour insuffisance de la recherche de reclassement ou absence de consultation du comité social et économique. C’est là que l’effort doit porter.

Points clés à retenir

Le licenciement pour inaptitude est un licenciement pour motif personnel, ce qui rend l’entretien préalable obligatoire et soumet la convocation aux règles de droit commun : cinq jours ouvrables au minimum avant l’entretien, envoi en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, objet explicite, date, heure et lieu, et information sur la faculté d’être assisté, en précisant où consulter la liste des conseillers du salarié lorsque l’entreprise est dépourvue de représentants du personnel.

Cette convocation n’intervient toutefois qu’au terme d’une séquence précise : avis d’inaptitude délivré, recherche de reclassement menée et documentée, avis du comité social et économique recueilli, et information écrite du salarié sur les motifs s’opposant à son reclassement.

Un délai d’un mois à compter de l’avis impose un calendrier serré, puisque au-delà le salaire doit être repris. Les contentieux portent rarement sur la convocation et presque toujours sur le sérieux de la recherche de reclassement.