Avenant de passage au télétravail : guide complet

Qu’est-ce qu’un avenant de passage au télétravail ?

L’avenant est un document contractuel signé des deux parties, qui modifie ou complète le contrat de travail initial pour y intégrer les modalités du télétravail. Il ne remplace pas le contrat mais s’y ajoute, les stipulations non modifiées continuant de s’appliquer.

L’avenant de passage au télétravail est obligatoire et demande une réponse nuancée. L’article L. 1222-9 prévoit trois voies de mise en place : l’accord collectif, la charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, ou l’accord individuel formalisé par tout moyen. L’avenant du contrat de travail pour y faire figurer le télétravail n’est donc qu’une des formes possibles de cette troisième voie, la plus complète et la plus sûre.

Cette souplesse s’explique par la qualification retenue. Le télétravail est analysé comme une simple modalité d’exécution du contrat et non comme une modification du contrat lui-même, ce qui dispense du formalisme habituel. Un bon modèle d’avenant de passage au télétravail conserve pourtant tout son intérêt : il fixe par écrit des points que ni la loi ni l’usage ne tranchent, du nombre de jours à la réversibilité.

Quand un avenant de passage au télétravail est-il nécessaire ?

1. Lors d’un passage durable au télétravail

Le télétravail ponctuel, lié à un épisode de pollution, à une grève des transports ou à une contrainte personnelle isolée, ne justifie aucun formalisme particulier. Un accord par courriel suffit et reste la pratique courante.

Il en va autrement d’une organisation régulière et durable, à raison de deux ou trois jours par semaine sur plusieurs mois. L’écrit devient alors indispensable pour fixer le rythme, les jours concernés, le lieu d’exécution et les conditions dans lesquelles chacune des parties peut y mettre fin.

2. En l’absence d’accord collectif ou de charte

Lorsque l’entreprise dispose d’un accord collectif ou d’une charte, l’essentiel des modalités y figure déjà : conditions de passage et de retour, modalités de contrôle du temps de travail, plages de joignabilité, accès des travailleurs handicapés et des salariées enceintes.

En leur absence, tout doit être défini au cas par cas. C’est précisément la situation dans laquelle l’avenant prend le plus de valeur, puisque aucun document collectif ne viendra combler ses silences ni servir de référence en cas de désaccord.

3. En cas de modification du lieu d’exécution du travail

Le lieu de télétravail doit être identifié : domicile principal, résidence secondaire, espace de coworking. Un changement de ce lieu peut avoir des conséquences sur la couverture assurantielle, sur la présomption d’accident du travail et sur les frais pris en charge.

L’avenant gagne à prévoir que tout changement de lieu doit être porté à la connaissance de l’employeur et validé par lui. Une exécution du travail depuis l’étranger soulève par ailleurs des questions de droit applicable, de sécurité sociale et de fiscalité qui excèdent largement le cadre d’un simple avenant.

4. Lorsque le salarié est en situation particulière

La demande de télétravail formulée par un travailleur handicapé ou par un salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche appelle une attention spécifique : l’employeur qui la refuse doit motiver sa décision.

De même, l’aménagement demandé pour raison de santé, sur préconisation du médecin du travail, gagne à être formalisé par écrit. L’avenant matérialise alors la réponse apportée à une obligation d’adaptation du poste.

Comment rédiger l’avenant correctement ?

Étape 1 : Fixer le nombre de jours en télétravail

Aucun minimum ni maximum légal n’existe : le nombre de jours relève de l’accord collectif, de la charte ou de l’accord individuel. L’avenant précise le volume hebdomadaire ou mensuel, et indique si les jours sont fixes ou flottants.

Les jours fixes facilitent l’organisation collective et la tenue des réunions d’équipe. Les jours flottants offrent davantage de souplesse mais supposent une procédure de planification, qu’il faut alors décrire : délai de prévenance, validation du responsable, plafond mensuel.

Conseil d’expert : Prévois expressément la possibilité pour l’employeur de demander la présence du salarié sur site un jour normalement effectué à distance, en cas de nécessité de service, moyennant un délai de prévenance raisonnable. Sans cette clause, chaque réunion imposée devient un sujet de discussion.

Etape 2 : Définis les plages de joignabilité

La détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié figure parmi les mentions que l’accord collectif ou la charte doivent préciser. En leur absence, l’avenant doit y pourvoir.

Ces plages ne se confondent pas avec l’horaire de travail. Elles délimitent les moments où le salarié doit être joignable, ce qui suppose en contrepartie de rappeler le droit à la déconnexion en dehors de ces créneaux et de définir les modalités de suivi de la charge de travail.

Etape 3 : Prévois les conditions de réversibilité

C’est la clause la plus utile et la plus fréquemment oubliée. Elle organise le retour à une exécution du travail dans les locaux, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, avec un délai de prévenance et, le cas échéant, une période d’adaptation initiale.

Prévois également les cas de suspension automatique : déménagement, changement de poste, incompatibilité constatée avec les missions, non-respect des règles de sécurité informatique. Une réversibilité clairement encadrée évite d’avoir à négocier dans l’urgence.

Conseil d’expert : Insère une période d’adaptation de un à trois mois au début du télétravail, pendant laquelle chacune des parties peut y mettre fin avec un préavis court. Cette clause permet de tester l’organisation sans engager durablement l’entreprise ni le salarié, et désamorce la plupart des situations mal calibrées.

Etape 4 : Règle la question des frais professionnels

Depuis 2017, l’article L. 1222-9 ne mentionne plus expressément l’obligation de prise en charge des coûts. Un principe jurisprudentiel constant s’applique néanmoins : les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’employeur doivent être remboursés.

Deux modalités coexistent. Le remboursement au réel, sur justificatifs, précis mais lourd à gérer. L’allocation forfaitaire, versée sans justificatif dans la limite des plafonds fixés par l’URSSAF et revalorisés chaque année, plus simple et plus sécurisée. L’avenant doit indiquer laquelle est retenue et son montant.

Étape 5 : Fais signer l’avenant avant la mise en œuvre

L’avenant se signe en deux exemplaires originaux, datés et paraphés, avant le premier jour de télétravail. Une signature intervenant après plusieurs mois de pratique laisse une période sans cadre écrit, précisément celle où les difficultés surgissent.

La signature électronique est admise dès lors que le procédé garantit l’identification des signataires et l’intégrité du document. Chaque partie conserve son exemplaire, annexes comprises.

Que doit contenir l’avenant au contrat ?

• L’identité des parties et la référence du contrat initial : Dénomination de l’entreprise, identité du signataire habilité, nom, prénom, fonction et service du salarié, puis date de signature du contrat initial et rappel que les stipulations non modifiées demeurent applicables.
• La date de prise d’effet et la durée : Date à laquelle le télétravail débute, durée déterminée ou indéterminée, et le cas échéant période d’adaptation initiale avec sa durée et le préavis applicable pendant celle-ci.
• Le rythme et les jours en télétravail : Nombre de jours par semaine ou par mois, jours fixes ou flottants, procédure de planification le cas échéant, et faculté pour l’employeur de demander une présence sur site en cas de nécessité de service, avec le délai de prévenance.
• Le lieu de télétravail et les équipements fournis : Adresse du lieu d’exécution, obligation d’informer l’employeur de tout changement, liste du matériel mis à disposition, conditions d’usage et de restitution, et règles de sécurité informatique applicables.
• Les plages de joignabilité et le temps de travail : Créneaux durant lesquels le salarié doit être joignable, modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge, et rappel du droit à la déconnexion en dehors de ces plages.
• La prise en charge des frais professionnels : Modalité retenue, remboursement au réel sur justificatifs ou allocation forfaitaire, montant, périodicité de versement et rappel que le télétravailleur conserve le bénéfice des titres-restaurant dans les mêmes conditions que sur site.
• La réversibilité et les signatures : Conditions de retour à une exécution dans les locaux à l’initiative de chaque partie, délai de prévenance, cas de suspension automatique, puis date et signature des deux parties sur autant d’exemplaires que de signataires.

Conseils pratiques pour l’employeur

• Vérifie la conformité aux accords de branche et d’entreprise : Un accord collectif applicable prime sur l’accord individuel et peut fixer le nombre de jours, le montant de l’indemnisation ou les conditions d’éligibilité. Un avenant moins favorable que l’accord de branche est inopposable au salarié sur les points concernés.
• Rappelle les règles de santé et de sécurité : L’obligation de sécurité de l’employeur s’applique au télétravail. L’accident survenu sur le lieu de télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail, ce qui impose d’informer le salarié sur l’aménagement de son poste et les bons usages.
• Motive tout refus opposé à une demande : L’employeur qui refuse le télétravail à un salarié occupant un poste éligible dans les conditions prévues par l’accord ou la charte doit motiver sa réponse. La motivation est également requise face à la demande d’un travailleur handicapé ou d’un salarié aidant.
• Applique le principe d’égalité de traitement : Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié travaillant dans les locaux : rémunération, formation, entretiens, accès aux informations syndicales, titres-restaurant et perspectives d’évolution. Toute différence de traitement fondée sur le seul télétravail est illicite.
• Fais signer l’avenant avant la mise en œuvre : Un avenant signé après plusieurs mois de pratique laisse une période sans cadre écrit, celle où se cristallisent les difficultés sur les frais, les horaires et le rythme. La signature préalable est un réflexe simple et protecteur.
• Vérifie chaque année les plafonds d’exonération : Les limites d’exonération de l’allocation forfaitaire de télétravail sont revalorisées périodiquement par l’URSSAF. Un montant fixé une fois pour toutes dans l’avenant peut devenir soit insuffisant, soit partiellement soumis à cotisations.

Conseil d’expert : Ne fais jamais du télétravail une contrepartie à une renonciation. Un avenant qui subordonne le télétravail à l’abandon d’un avantage, à une baisse de rémunération ou à une modification du poste sort du cadre de l’article L. 1222-9 et devient une véritable modification du contrat, soumise à un formalisme et à des risques bien différents.

Points clés à retenir

L’avenant de passage au télétravail n’est plus juridiquement obligatoire depuis les ordonnances de 2017 : l’article L. 1222-9 du Code du travail permet de formaliser l’accord entre l’employeur et le salarié par tout moyen, y compris un simple échange de courriels, lorsque aucun accord collectif ni charte n’encadre le dispositif. L’écrit reste néanmoins la solution la plus sûre dès que le télétravail devient régulier, car il fixe des points que ni la loi ni l’usage ne tranchent : nombre et nature des jours, lieu d’exécution, plages de joignabilité, équipements fournis, prise en charge des frais et surtout conditions de réversibilité. 

Trois règles s’imposent en toute hypothèse. Les frais engagés pour les besoins de l’activité doivent être remboursés, au réel ou par une allocation forfaitaire dans les limites URSSAF. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que ses collègues sur site. Et l’accident survenu sur le lieu de télétravail pendant l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail.