¿Qué es una cláusula de confidencialidad en el mail y fax de empresa
Una cláusula de confidencialidad para e-mail y fax en la empresa es un texto legal que protege la privacidad de la información enviada por estos medios.
Su objetivo principal es asegurar que los datos compartidos no sean divulgados a terceros no autorizados.
Por lo general, estas cláusulas aparecen al final de los correos electrónicos o documentos enviados por fax, recordando las obligaciones legales a los destinatarios.
Se enfocan en proteger información confidencial como secretos comerciales, datos personales o información financiera de la compañía.
Entre los aspectos clave de estas cláusulas están:
- Definición de información confidencial
- Referencia a leyes como la LOPDGDD y el RGPD
- Obligaciones legales de no divulgar ni compartir la información
- Protección de la propiedad intelectual y los derechos digitales
Por ejemplo, si recibes un fax de una empresa con datos de empleados, la cláusula te recuerda que esos datos están protegidos por ley y que no puedes usarlos fuera del propósito para el que fueron enviados.
¿Cuándo necesitas una cláusula de confidencialidad en el mail y fax de empresa?
Necesitas una cláusula de confidencialidad en correos electrónicos o faxes cuando compartes información sensible de la empresa con terceros, empleados o proveedores.
Esto es especialmente importante si el destinatario de la información no forma parte de la empresa o no tiene un consentimiento previo para acceder a estos datos.
En situaciones de fusiones y adquisiciones, es común enviar documentación estratégica y financiera por email o fax. Aquí, la protección es crucial para evitar filtraciones durante negociaciones delicadas.
Si gestionas una newsletter interna con datos privados de la empresa, como estrategias, anuncios de productos o información de empleados, incluir una cláusula de confidencialidad ayuda a limitar la redistribución no autorizada por parte de los destinatarios del boletín.
Cuando el intercambio de información ocurre entre varias partes involucradas, un NDA (acuerdo de confidencialidad) por email o fax ofrece un marco claro para la protección legal de los datos. Puedes explicar en el mensaje que el receptor debe mantener la información confidencial bajo pena de consecuencias por incumplimiento. Evita enviar información confidencial sin cláusula cuando tienes dudas sobre la seguridad del canal o la identidad del receptor.
Cómo redactar una cláusula de confidencialidad en el mail y fax de empresa
Paso 1: Identificación de las partes responsables del tratamiento y protección de datos.
Debes empezar identificando las partes responsables del tratamiento y protección de datos; esto suele incluir tanto a la empresa como al destinatario del mensaje.
Paso 2: Definición de la información considerada confidencial.
Establece explícitamente qué información se considera confidencial. Esto puede abarcar datos personales, información comercial, listados de clientes, estrategias y cualquier comunicación sujeta a políticas de privacidad o regida por una cláusula de protección de datos.
Paso 3: Obligaciones de las partes.
Detalla las obligaciones de las partes. Indica que el receptor debe resguardar la información recibida, no divulgarla a terceros sin consentimiento y utilizarla solo para los fines acordados.
Paso 4: Referencia a la normativa aplicable de protección de datos.
Es útil referenciar la normativa aplicable de protección de datos.
Paso 5: Medidas de seguridad mínimas esperadas.
Define las medidas de seguridad mínimas esperadas, como cifrado de correos y almacenamiento seguro.
Paso 6: Importancia de la doble capa informativa.
Puedes mencionar la importancia de la doble capa informativa, dejando claro que la información personal debe tratarse con un nivel extra de precaución.
Paso 7: Excepciones a la obligación de confidencialidad.
Incluye posibles excepciones a la obligación de confidencialidad, como casos legales o requerimientos judiciales.
Paso 8: Duración de la obligación de confidencialidad.
Expón la duración de la obligación, que normalmente se extiende incluso después de finalizar la relación comercial.
Paso 9: Consecuencias de la divulgación no autorizada.
Aclara qué ocurre en caso de divulgación no autorizada.
Paso 10: Integración con la política de privacidad de la empresa.
Por último, añade un recordatorio de que la cláusula forma parte integral de la política de privacidad de la empresa.
