Qu’est-ce que le procès-verbal de transfert de siège social d’une SAS ?
Le procès-verbal de transfert de siège social d’une SAS est un acte écrit qui officialise la décision de changer l’adresse du siège, qu’il s’agisse d’un déménagement dans la même ville, dans un autre département ou même à l’étranger.
Il comporte les informations essentielles pour prouver la régularité de la décision :
- identification de la société
- mention de l’organe décisionnaire
- nouvelle adresse
- date d’effet
- modification des statuts
Ce document est conservé dans le registre des décisions et doit être produit lors des formalités d’annonce et d’enregistrement.
Quand utiliser un procès-verbal de transfert de siège social de SAS ?
Ce document est nécessaire dès que la société décide de déplacer son siège social, peu importe la distance ou le motif. Les raisons peuvent être variées. Tu peux vouloir rechercher des locaux plus adaptés ou mettre en place une stratégie d’implantation dans un marché porteur. Le transfert peut également optimiser la position fiscale de ta société, regrouper ses activités ou les rapprocher du lieu de direction.
Le PV est rédigé immédiatement après la prise de décision et avant toute formalité auprès du greffe ou de publication dans un journal d’annonces légales. L’absence de ce document rend la procédure irrégulière et peut entraîner un refus d’enregistrement. Découvre plus d’informations sur les formalités sur service-public.fr.
Comment rédiger un procès-verbal de transfert de siège social de SAS ?
Étape 1 : Vérifier les statuts et la procédure prévue
Avant toute démarche, il est impératif de relire attentivement les statuts de la SAS pour déterminer l’organe compétent et les modalités exactes de décision. Les statuts peuvent prévoir que le transfert relève exclusivement de l’assemblée générale extraordinaire (AGE) ou peut être décidé par le président, sous réserve d’une ratification par les associés.
Il est également utile de vérifier si les statuts fixent un quorum ou une majorité spécifique, ainsi que les délais et modes de convocation, car un manquement à ces règles peut entraîner le rejet du dossier par le greffe.
Conseil d’expert :
Relire les statuts avant toute démarche permet de détecter d’éventuelles clauses spécifiques, comme un délai de convocation plus long ou un quorum renforcé. Ces détails peuvent éviter une annulation de la décision ou un rallongement inutile de la procédure.
Étape 2 : Organiser et formaliser la décision
Si les statuts imposent un vote en assemblée, la convocation doit respecter à la lettre les modalités prévues : délai minimum entre l’envoi et la réunion, mode d’envoi (courrier recommandé, remise en main propre, notification électronique), et indication claire de l’ordre du jour.
La convocation doit également mentionner expressément la proposition de transfert de siège social, afin que les associés soient pleinement informés et puissent préparer leur position. Lors de la réunion, les débats et le vote doivent être consignés avec précision dans le procès-verbal, en indiquant le nombre de voix favorables, défavorables et les abstentions.
Conseil d’expert :
Lors de la convocation à l’assemblée, veille à mentionner explicitement le point « transfert de siège social » dans l’ordre du jour. Si tu oublies de le faire, la décision peut être contestable même si tous les associés étaient présents et d’accord.
Étape 3 : Rédiger un document clair et complet
La rédaction du procès-verbal doit être précise et exhaustive. Inclus les informations essentielles : ancienne et nouvelle adresse, date d’effet, organe décisionnaire et résultats du vote. Il est également important d’ajouter la modification exacte de l’article des statuts relatif au siège social en indiquant sa nouvelle formulation.
Si le transfert change la compétence territoriale du greffe, il faut le mentionner explicitement, car cela influencera les formalités de dépôt et les annonces légales.
Conseil d’expert :
Intégrer dans le PV la nouvelle rédaction exacte de l’article des statuts modifié permet de faciliter la tâche du greffe et d’éviter un refus pour cause de formulation imprécise. Un PV bien structuré, avec un en-tête complet et un corps clair, facilite le traitement administratif et réduit le risque de rejet du dossier par les autorités.
Étape 4 : Signature et conservation
Une fois rédigé, le procès-verbal doit être signé par le président ou toute personne expressément habilitée par les statuts ou par décision des associés. Cette signature authentifie le document et lui confère sa valeur juridique.
L’original signé doit être conservé dans le registre des décisions de la société qui peut être contrôlé à tout moment par les autorités ou par les associés. Une copie conforme sera jointe au dossier déposé au greffe, accompagnée des statuts mis à jour et des preuves de publication légale.
Conseil d’expert :
Conserve également des copies numériques sécurisées pour faciliter les démarches futures et éviter toute perte de documents importants.
Que doit contenir un procès-verbal de transfert de siège social de SAS ?
Un PV bien rédigé doit comporter :
- Identification complète de la société : dénomination sociale, forme juridique, capital, numéro RCS, siège actuel.
- Organe décisionnaire et modalités : assemblée ou décision du président, quorum, majorité atteinte.
- Ancienne et nouvelle adresse : elles doivent être précises et comporter le code postal et la ville.
- Date d’effet : évite toute ambiguïté sur le moment où le transfert est effectif.
- Modification des statuts : mention de l’article modifié et sa nouvelle rédaction.
- Signatures et authentification : celles du président ou des représentants légaux.
Cette structure garantit la validité du document et facilite les démarches auprès du greffe et de l’administration.
Bonnes pratiques pour rédiger un procès-verbal de transfert de siège social de SAS
- Respecter les délais et modalités de convocation prévus par les statuts pour éviter toute contestation.
- Être précis dans la rédaction, notamment sur les adresses et la date d’effet, car toute erreur entraînera un rejet du dossier par le greffe.
- Anticiper les formalités postérieures, comme la publication légale. Cela permet de gagner du temps pour les démarches suivantes.
- Conserver soigneusement l’original signé dans les registres de la société pour prouver la régularité de la décision en cas de contrôle.
Conseil d’expert :
Recourir à un modèle fiable via Legally.io permet de sécuriser la rédaction et d’éviter les oublis.
Points clés à retenir
Le procès-verbal de transfert de siège social de SAS est un document indispensable qui officialise le changement d’adresse d’une société et permet d’effectuer la procédure dans les formes.
Sa rédaction doit être claire, précise et conforme aux statuts, sous peine de nullité ou de rejet par le greffe.
Respecte chaque étape, de la prise de décision à la publication légale, et utilise un modèle fiable pour simplifier la procédure et limiter les risques d’erreur.
Une préparation soignée et le respect strict des obligations légales garantissent un transfert fluide et solide devant la loi.
