¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que plasma de manera detallada una operación económica entre un emisor y un receptor. En ella deben recogerse todos los elementos esenciales de la transacción: identificación de las partes, descripción de bienes o servicios, importe, impuestos aplicables y condiciones de pago.
Se trata de un instrumento legal con doble función. Por un lado, garantiza al emisor el derecho de cobro y, por otro, permite al receptor justificar el gasto frente a Hacienda o incorporarlo en su contabilidad. Aunque puede elaborarse tanto en papel como en formato digital, ambas modalidades tienen la misma validez legal siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
Además, la factura sirve como documento de control interno para la gestión financiera de la empresa, ya que facilita el registro de ingresos, gastos y la liquidación de impuestos.
Ejemplo de factura
Disponer de un modelo ya estructurado es muy útil para evitar omisiones y asegurarte de que el documento cumple con los requisitos legales. Un ejemplo de factura correctamente diseñado incluye apartados claros para los datos fiscales del emisor y receptor, un bloque para la descripción de la operación, el desglose de impuestos y el total a pagar.
El formato recomendado suele ser sencillo, con secciones bien delimitadas y numeración correlativa, lo que permite un seguimiento fácil de las operaciones. Al contar con un ejemplo previamente adaptado a la normativa española, reduces el riesgo de errores comunes como la falta de datos identificativos o la aplicación incorrecta del IVA.
Este tipo de plantillas son especialmente útiles para los autónomos, pymes y profesionales que realizan facturaciones recurrentes y necesitan rapidez y seguridad en la emisión de sus documentos.
¿Cuándo necesitas una factura?
1. Ventas de productos o servicios entre empresas o autónomos
En las operaciones entre profesionales no basta con un simple justificante de pago: la ley exige una factura que refleje todos los datos fiscales de ambas partes. Esto incluye nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF o CIF, además de una descripción clara de la operación realizada. La factura en estos casos no solo sirve para acreditar el ingreso del vendedor, sino también para que el comprador pueda deducir el gasto o recuperar el IVA pagado.
Un ejemplo típico es la relación entre un proveedor de material de oficina y una empresa: ambos necesitan la factura para efectos contables y tributarios. Emitirla con precisión evita discrepancias en las declaraciones de impuestos y proporciona un soporte legal sólido en caso de auditoría.
2. Operaciones con particulares sujetas a IVA
Cuando se presta un servicio o se vende un bien a un consumidor final, también es necesario emitir factura, aunque el comprador no sea empresario. En este tipo de transacciones la factura tiene especial relevancia porque muestra el IVA desglosado, lo que permite a Hacienda controlar que el impuesto se ha repercutido correctamente. Un ejemplo clásico es un taller mecánico que repara un vehículo: el cliente particular paga el importe total, pero la factura debe reflejar la base imponible, el tipo de IVA aplicado y la cuota resultante.
Además, este documento sirve al consumidor como garantía y respaldo en caso de reclamaciones posteriores. En actividades donde hay un alto volumen de clientes particulares, como son la hostelería o el comercio minorista, se suelen emitir facturas simplificadas, pero en reparaciones, servicios médicos privados o cursos individuales es obligatoria la factura completa.
Consejo de experto:
Cuando emitas facturas a particulares, incluye siempre el NIF o DNI del cliente si este lo solicita. Aunque no es obligatorio en todos los casos, puede ser necesario para que el comprador justifique el gasto en una reclamación, para seguros o en procesos judiciales.
3. Exportaciones o importaciones
En el ámbito del comercio internacional, la factura adquiere un papel todavía más importante. Es el documento que acredita el valor real de la mercancía, condición imprescindible para trámites aduaneros y para el cálculo de aranceles e impuestos.
Una factura mal elaborada en este contexto puede generar retrasos en frontera, sanciones o incluso la retención de la mercancía. Por ejemplo, una empresa española que exporta vino a México debe acompañar el envío con la factura comercial, que servirá como referencia tanto para el importador como para las autoridades aduaneras. Además, en muchos países se exige que la factura se emita en inglés o en el idioma oficial del país de destino. En las importaciones, la factura es igualmente necesaria para que el comprador justifique ante la Aduana el valor de lo adquirido y pueda liberar la mercancía. En definitiva, sin factura no hay operación internacional válida.
Consejo de experto:
En operaciones internacionales, acompaña la factura con otros documentos de soporte como el albarán de entrega o el certificado de origen. Estos papeles refuerzan la validez de la operación ante aduanas y evitan retrasos en la liberación de la mercancía.
4. Prestación de servicios digitales
Con el auge del comercio electrónico y la prestación de servicios en línea, la normativa europea de IVA se ha vuelto más estricta. Todo profesional o empresa que venda servicios digitales, como por ejemplo cursos online, software, aplicaciones, asesorías por videollamada o suscripciones, está obligado a emitir factura a clientes de otros países de la Unión Europea. Lo complejo en estos casos es que el IVA no se aplica según el país del vendedor, sino el del consumidor, lo que implica conocer y aplicar correctamente los tipos impositivos de cada Estado miembro.
Por ejemplo, si un profesional en España vende un curso digital a un cliente en Francia, deberá emitir la factura aplicando el IVA francés. Esto exige un control detallado y el uso de sistemas contables que automaticen la aplicación del impuesto correcto. Además, la factura en servicios digitales es la prueba que el cliente puede necesitar para deducir el gasto o para validar la legalidad de la operación.
¿Cómo hacer una factura?
Paso 1: Identifica a las partes.
La identificación de emisor y receptor es la base de la validez de la factura. El emisor debe incluir su nombre completo o razón social, domicilio fiscal y número de identificación fiscal (NIF o CIF). Del lado del receptor ocurre lo mismo, salvo en operaciones con particulares, donde basta con nombre y DNI. Este paso es esencial porque vincula la transacción con los registros tributarios de ambos. Una factura con datos incompletos o incorrectos puede ser rechazada por Hacienda o incluso considerarse inválida en caso de reclamaciones.
Por ejemplo, si facturas a una empresa extranjera, deberás comprobar su número de IVA intracomunitario en el VIES (sistema de la Comisión Europea) antes de emitir el documento.
Paso 2: Numera la factura de forma correlativa.
La numeración no es un simple detalle administrativo, sino un requisito legal. La factura debe llevar un número único y consecutivo que permita ordenar cronológicamente las operaciones. No se pueden dejar huecos, duplicar números ni reiniciar la numeración arbitrariamente. La ley permite usar series distintas (por ejemplo, una serie para ventas nacionales y otra para exportaciones), pero dentro de cada serie se debe respetar siempre el orden correlativo.
Este sistema evita el fraude fiscal y facilita la trazabilidad en auditorías. Una recomendación práctica es combinar el año y un número progresivo, por ejemplo: 2025-001, 2025-002, lo que aporta claridad tanto para el emisor como para el cliente y simplifica la gestión contable.
Paso 3: Describe la operación.
El corazón de la factura está en la descripción de lo que se está cobrando. Debe especificarse de manera clara y detallada el producto vendido o el servicio prestado, indicando cantidades, precios unitarios, posibles descuentos y el importe total antes de impuestos. No se trata solo de un requisito legal, sino también de una garantía para el cliente, que podrá comprobar exactamente qué está pagando.
Una descripción vaga, como “servicios varios”, puede generar conflictos en caso de reclamaciones o inspecciones fiscales. Lo recomendable es usar un lenguaje concreto: “Diseño y desarrollo de página web corporativa”, “Venta de 50 unidades de sillas de oficina modelo X” o “Servicio de consultoría de marketing digital: 10 horas”. Esto aporta transparencia y refuerza la confianza en la relación comercial.
Paso 4: Aplica impuestos correctamente.
El tratamiento de los impuestos es uno de los aspectos más sensibles en la elaboración de facturas. En España, el IVA debe aplicarse con el tipo correspondiente (21%, 10% o 4%) en función del producto o servicio. Determinados servicios están exentos, como la educación reglada o algunos servicios médicos. Además, si eres autónomo, puede ser necesario aplicar una retención de IRPF en la factura, generalmente del 15%, aunque los nuevos autónomos pueden aplicar un 7% durante los primeros tres años de actividad.
Un error en este apartado puede implicar sanciones o pérdidas económicas, tanto para el emisor como para el receptor. Por ejemplo, si un profesional emite una factura sin aplicar la retención correspondiente, el cliente puede negarse a pagarla hasta que se corrija.
Consejo de experto:
Antes de aplicar un tipo reducido o una exención de IVA, comprueba en el listado oficial de la Agencia Tributaria si tu servicio o producto realmente cumple los requisitos. Muchos negocios aplican erróneamente un tipo inferior y acaban recibiendo sanciones con recargos.
Paso 5: Incluye la fecha de emisión y vencimiento.
La fecha de emisión es obligatoria y marca el momento en que nace la obligación fiscal de declarar la operación. Es también la referencia para calcular los plazos de conservación de la factura. Por otro lado, la fecha de vencimiento no es obligatoria por ley, pero es altamente recomendable incluirla, ya que establece el plazo en que el cliente debe realizar el pago.
Esto evita malentendidos y ofrece una herramienta adicional en caso de retrasos. Por ejemplo, si fijas un vencimiento a 30 días y el cliente no paga en ese plazo, podrás reclamar intereses de demora conforme a la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Establecer con claridad las fechas no solo ordena la relación comercial, sino que refuerza tu posición jurídica ante cualquier incumplimiento.
¿Qué debe contener una factura?
Una factura válida en España debe contener como mínimo los siguientes apartados:
- Número y serie de factura, respetando un orden correlativo.
- Fecha de emisión y, si es distinta, la fecha de la operación.
- Datos completos del emisor y del receptor, con NIF o CIF.
- Descripción de la operación, especificando los bienes o servicios.
- Base imponible, es decir, el importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA y cuota correspondiente, aplicando el porcentaje correcto.
- Retenciones fiscales, como el IRPF en el caso de profesionales autónomos.
- Importe total a pagar, resultado de la suma de conceptos más impuestos.
En algunos casos, se permite emitir una factura simplificada, que sustituye a la factura completa en operaciones de bajo importe o en sectores concretos como la hostelería. Sin embargo, incluso en estos supuestos, se deben incluir datos esenciales como la identificación del emisor, la fecha y el importe con IVA incluido.
Consejos prácticos para redactar una factura
- Usa un formato claro y ordenado: Evita confusiones estructurando la información en secciones bien diferenciadas.
- Guarda copias digitales y físicas: La normativa exige conservar las facturas durante al menos 4 años por motivos fiscales.
- Asegúrate de cumplir con la normativa vigente: Errores como aplicar mal el IVA o no incluir la retención de IRPF pueden acarrear sanciones de Hacienda.
- Utiliza plataformas confiables para generarlas: Con Legally.io puedes crear facturas adaptadas a la normativa española, con plantillas profesionales que te ahorran tiempo y evitan errores comunes.
Consejo de experto:
Si tu negocio realiza facturación recurrente con los mismos clientes, establece un sistema de facturación periódica automática. Esto reduce errores humanos, asegura puntualidad y te permite dedicar más tiempo a la gestión estratégica de tu negocio.
Conclusiones clave
La factura es un documento imprescindible que combina valor jurídico, fiscal y contable.
Su correcta elaboración protege al emisor, garantiza derechos al receptor y asegura el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Conservarlas adecuadamente y utilizar modelos fiables es la mejor forma de mantener en orden la contabilidad y cumplir con las exigencias legales.
Contar con una herramienta que facilite su elaboración, como los recursos de Legally.io, aporta confianza y eficiencia a cualquier profesional o empresa.
