Qu’est-ce que la convocation à un entretien préalable au licenciement ?
Aucun licenciement ne peut être prononcé sans que le salarié ait été mis en mesure de s’expliquer. L’entretien préalable licenciement remplit cette fonction : l’employeur y expose les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.
La convocation est l’acte qui organise cette rencontre. L’article L. 1232-2 du Code du travail impose qu’elle soit adressée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge, et qu’un délai de cinq jours ouvrables au minimum sépare sa présentation de la date de l’entretien.
Une lettre convocation entretien préalable ne doit jamais annoncer la sanction envisagée. Écrire que le salarié est convoqué « en vue de son licenciement » contredit l’objet même de la procédure, qui suppose qu’aucune décision ne soit arrêtée, et fournit au salarié un argument immédiat devant le conseil de prud’hommes.
Quand convoquer le salarié à l’entretien préalable ?
1. Avant tout licenciement
L’entretien préalable est obligatoire pour tout licenciement, quel qu’en soit le motif : faute, insuffisance professionnelle, inaptitude, absence prolongée désorganisant l’entreprise, perte de confiance caractérisée par des faits objectifs.
Il s’impose également quelle que soit l’ancienneté du salarié ou la taille de l’entreprise. Aucune dispense n’existe, et un licenciement prononcé sans entretien préalable est irrégulier, ce qui ouvre droit à une indemnité distincte même lorsque le motif est par ailleurs fondé.
2. Pour un motif personnel ou disciplinaire
Le motif personnel recouvre tout ce qui tient à la personne du salarié, par opposition au motif économique. Il peut être disciplinaire, lorsqu’il sanctionne un comportement fautif, ou non disciplinaire, lorsqu’il repose sur une insuffisance professionnelle ou une inaptitude.
Cette distinction commande le calendrier. Lorsque le licenciement est disciplinaire, l’employeur doit engager la procédure dans les deux mois à compter du jour où il a eu connaissance des faits fautifs, passé lesquels aucune sanction ne peut plus être prononcée.
3. Dans le respect du délai de prescription disciplinaire
Ce délai de deux mois est un délai de prescription, non un délai d’opportunité. Il court à compter de la connaissance exacte de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits, ce qui autorise une courte enquête interne mais interdit de laisser traîner.
La convocation interrompt ce délai. En revanche, lorsque les faits fautifs se sont poursuivis dans le temps ou qu’ils ont donné lieu à des poursuites pénales, le point de départ s’apprécie différemment, ce qui mérite une vérification au cas par cas.
4. Avec ou sans mise à pied conservatoire
Lorsque les faits reprochés rendent impossible le maintien du salarié dans l’entreprise, l’employeur peut prononcer une mise à pied à titre conservatoire, qui suspend le contrat le temps de la procédure.
Cette mesure n’est pas une sanction mais une mesure d’attente, et elle doit être concomitante à l’engagement de la procédure. Une mise à pied prononcée plusieurs jours avant la convocation, sans justification, risque d’être requalifiée en sanction disciplinaire, ce qui interdirait de sanctionner une seconde fois les mêmes faits.
Comment rédiger la convocation correctement ?
Etape 1 : Respecter le délai de cinq jours ouvrables
Cinq jours ouvrables au minimum doivent séparer la présentation de la lettre recommandée, ou sa remise en main propre, de la date de l’entretien. Les dimanches et jours fériés ne sont pas des jours ouvrables.
Ni le jour de présentation du courrier, ni le jour de l’entretien ne comptent dans ce décompte. Un délai mal calculé rend la procédure irrégulière, et le salarié peut alors obtenir une indemnité même si son licenciement est par ailleurs justifié.
Conseil d’expert : Prévois sept à huit jours ouvrables plutôt que les cinq minimum. Cette marge absorbe un pli présenté tardivement, une absence du salarié ou un jour férié oublié dans le calcul, trois incidents qui transforment chaque année des procédures correctes en irrégularités indemnisables.
Etape 2 : Envoyer la convocation en recommandé
Deux modes sont admis : la lettre recommandée avec accusé de réception et la remise en main propre contre décharge datée et signée. Le courriel, le message écrit et le courrier simple ne constituent pas une convocation valable.
Le recommandé reste préférable car il établit la date de première présentation, point de départ du délai de cinq jours ouvrables. Pour une remise en main propre, fais impérativement signer et dater un double conservé par l’entreprise.
Etape 3 : Informer de la possibilité d’assistance
La lettre doit indiquer que le salarié peut se faire assister lors de l’entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Cette mention est imposée par l’article L. 1232-4 du Code du travail.
Lorsque l’entreprise est dépourvue d’institution représentative du personnel, la convocation doit en outre préciser que le salarié peut faire appel à un conseiller du salarié inscrit sur une liste départementale, et indiquer où cette liste peut être consultée, à savoir en mairie et à l’inspection du travail.
Conseil d’expert : Vérifie d’abord si ton entreprise compte des représentants du personnel, car la mention à insérer diffère selon le cas. L’omission de l’adresse où consulter la liste des conseillers du salarié est l’irrégularité la plus fréquemment relevée par les conseils de prud’hommes.
Etape 4 : Indiquer un objet clair sans annoncer la décision
L’objet doit être explicite : entretien préalable à un éventuel licenciement. Le salarié doit comprendre ce qui est en jeu pour préparer ses explications et, le cas échéant, solliciter une assistance.
Mais la formulation ne doit jamais préjuger de l’issue. Les motifs envisagés n’ont pas à figurer dans la convocation : ils seront exposés oralement lors de l’entretien, puis énoncés par écrit dans la lettre de licenciement si une décision de rupture est prise.
Etape 5 : Respecter les délais après l’entretien
La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date de l’entretien préalable. Ce délai de réflexion est impératif.
Lorsque le licenciement est disciplinaire, un délai maximal s’ajoute : la sanction doit être notifiée au plus tard un mois après la date de l’entretien. Passé ce terme, l’employeur ne peut plus sanctionner les faits en cause.
Que doit contenir la convocation ?
- L’identité de l’employeur et du salarié : Dénomination de l’entreprise, adresse, identité et fonction du signataire habilité, puis nom, prénom, fonction, service et adresse personnelle du salarié telle qu’elle figure au dossier du personnel.
- L’objet de la convocation : Mention explicite indiquant qu’il s’agit d’un entretien préalable à un éventuel licenciement, sans annoncer la sanction envisagée ni préjuger de la décision qui sera prise à l’issue de l’échange.
- La date, l’heure et le lieu de l’entretien : Créneau précis respectant le délai minimal de cinq jours ouvrables à compter de la présentation du courrier, adresse exacte du lieu de rencontre et identité de la personne qui conduira l’entretien.
- La possibilité d’assistance du salarié : Information sur la faculté de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise, mention imposée à peine d’irrégularité de la procédure.
- Le recours à un conseiller du salarié le cas échéant : En l’absence d’institution représentative du personnel, mention de la possibilité de faire appel à un conseiller extérieur, avec l’indication des lieux où consulter la liste départementale, en mairie et à l’inspection du travail.
- La mise à pied conservatoire le cas échéant : Lorsqu’une telle mesure est prononcée, mention de sa date d’effet et de son caractère conservatoire, en précisant qu’elle ne constitue pas une sanction et sera régularisée selon l’issue de la procédure.
- La date, la signature et le mode d’envoi : Courrier daté et signé par une personne habilitée à engager l’entreprise, adressé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge datée et signée.
Conseils pratiques pour la convocation à l’entretien préalable
- N’indique pas la sanction à l’avance : Une convocation annonçant le licenciement contredit l’objet de la procédure, qui est de recueillir les explications du salarié avant toute décision. Cette formulation fournit un argument immédiat devant le conseil de prud’hommes et affaiblit l’ensemble du dossier.
- Respecte le délai légal de cinq jours ouvrables : Il se compte en jours ouvrables, hors dimanches et jours fériés, et exclut le jour de présentation du courrier comme celui de l’entretien. Son non-respect constitue une irrégularité de procédure ouvrant droit à une indemnité distincte.
- Conserve la preuve d’envoi : Accusé de réception ou décharge datée et signée. C’est cette preuve qui établit le point de départ du délai de cinq jours ouvrables, et sans elle l’employeur ne peut démontrer la régularité de sa convocation.
- Surveille la prescription disciplinaire de deux mois : Pour un licenciement disciplinaire, la procédure doit être engagée dans les deux mois de la connaissance des faits fautifs. Une convocation envoyée au-delà rend toute sanction impossible, quelle que soit la gravité des faits reprochés.
- Prépare l’entretien sans figer la décision : Rassemble les éléments factuels et datés qui seront exposés, mais aborde l’entretien en étant réellement disposé à entendre les explications du salarié. Un employeur dont la décision est manifestement prise d’avance s’expose à une procédure jugée purement formelle.
- Rédige un compte rendu de l’entretien : Sans être obligatoire, il documente les échanges, les griefs exposés et les réponses apportées. En cas de contestation, c’est souvent la seule pièce permettant d’établir ce qui a réellement été discuté.
Conseil d’expert : Si le salarié ne se présente pas, ne reporte pas systématiquement l’entretien. Son absence ne bloque pas la procédure, qui se poursuit normalement : l’employeur peut notifier le licenciement en respectant le délai de deux jours ouvrables. Conserve simplement la preuve que la convocation a été régulièrement adressée.
Points clés à retenir
La convocation à un entretien préalable ouvre toute procédure de licenciement et s’impose quel que soit le motif, l’ancienneté du salarié ou la taille de l’entreprise.
Trois exigences conditionnent sa régularité : un délai minimal de cinq jours ouvrables entre la présentation de la lettre et l’entretien, un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou une remise en main propre contre décharge, et l’information du salarié sur sa faculté d’être assisté, complétée par l’indication des lieux où consulter la liste des conseillers du salarié lorsque l’entreprise est dépourvue de représentants du personnel.
La convocation ne doit en revanche jamais annoncer la sanction envisagée ni exposer les griefs, qui seront présentés oralement lors de l’entretien puis énoncés dans la lettre de licenciement. Deux délais encadrent la suite : la notification ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables après l’entretien, et au plus tard un mois après celui-ci lorsque le licenciement est disciplinaire.
