Vorlage und Beispiel für eine Absage einer Bewerbung

Was ist eine Bewerbungsabsage

Eine Bewerbungsabsage ist die formelle Mitteilung an eine Bewerberin oder einen Bewerber, dass sie oder er im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt wurde. Sie dient der Transparenz, zeigt Wertschätzung und ist Ausdruck einer professionellen Personalpraxis.

Rechtlich gesehen gibt es keine ausdrückliche Verpflichtung, eine Absage zu verschicken. Dennoch ergibt sich aus § 241 Abs. 2 BGB eine sogenannte Rücksichtnahmepflicht, die im Bewerbungsverhältnis eine respektvolle Kommunikation verlangt. Zudem spielt das AGG (§§ 1–10) eine wichtige Rolle: Die Formulierung darf keine Hinweise auf Diskriminierung nach Geschlecht, Alter, Herkunft oder anderen Kriterien enthalten.

Eine präzise formulierte Absage ist also nicht nur eine Höflichkeitsgeste, sondern ein Instrument zur Wahrung rechtlicher Sicherheit und zur Pflege des Arbeitgeberimages.

Expertentipp: 

Achte bei jeder Absage auf eine neutrale, juristisch unbedenkliche Sprache. Schon kleine Nuancen – etwa in der Wortwahl oder Satzstellung – können rechtliche Bedeutung haben. Besonders wichtig ist, dass keine Rückschlüsse auf Alter, Geschlecht oder Herkunft möglich sind. Es empfiehlt sich, alle Textvorlagen regelmäßig durch die Rechtsabteilung oder ein Compliance-Team prüfen zu lassen.

Wann braucht man eine Bewerbungsabsage

Eine Bewerbungsabsage ist immer dann notwendig, wenn ein Bewerbungsprozess abgeschlossen oder eine Auswahlentscheidung getroffen wurde. Sie zeigt Transparenz, reduziert Nachfragen und fördert ein positives Bewerbererlebnis.

1. Nach der Vorauswahl

Wenn Bewerbungen bereits in der ersten Sichtung nicht berücksichtigt werden, sollte zeitnah eine Absage erfolgen. Der frühe Zeitpunkt spielt eine entscheidende Rolle, denn Bewerber:innen investieren Zeit und Energie in ihre Bewerbung und erwarten zumindest eine kurze Rückmeldung. Eine zügige, respektvolle Absage zeigt, dass das Unternehmen den Auswahlprozess ernst nimmt und Wert auf transparente Kommunikation legt.

Darüber hinaus hilft eine strukturierte, automatisierte Vorgehensweise, interne Abläufe effizienter zu gestalten. Besonders größere Unternehmen profitieren davon, Standardformulierungen in ihr Bewerbermanagementsystem zu integrieren, um schnelle Rückmeldungen zu garantieren. Wichtig ist, dass auch standardisierte Texte wertschätzend formuliert sind – sie sollten weder kalt noch anonym wirken. Ein einfacher Satz wie „Wir haben Ihre Unterlagen sorgfältig geprüft und danken Ihnen für Ihr Interesse“ schafft hier bereits eine positive Wirkung.

Auch aus rechtlicher Sicht ist eine zeitnahe Absage sinnvoll. Nach dem Datenschutzrecht (§ 17 DSGVO) müssen personenbezogene Bewerbungsdaten gelöscht werden, sobald sie für den Auswahlprozess nicht mehr erforderlich sind. Eine rechtzeitig versandte Absage schafft Klarheit und verhindert unbeabsichtigte Verstöße.

2. Nach einem Vorstellungsgespräch

Nach einem persönlichen Gespräch sollte die Bewerbungsabsage individueller formuliert werden. Der Bewerber oder die Bewerberin hat hier bereits Zeit investiert, möglicherweise Urlaub genommen und sich intensiv vorbereitet. Eine standardisierte E-Mail würde in diesem Fall distanziert wirken und den positiven Eindruck des Gesprächs zunichtemachen. Stattdessen lohnt es sich, einen kurzen Bezug auf das Gespräch herzustellen, etwa: „Wir haben das Gespräch mit Ihnen als sehr angenehm und interessant empfunden.“

Das Ziel ist, den Dialog respektvoll zu beenden und dem Bewerber das Gefühl zu vermitteln, dass seine Bewerbung ernsthaft geprüft wurde. Eine ehrliche, aber professionelle Formulierung stärkt das Arbeitgeberimage und signalisiert Fairness. Selbst kleine Gesten – wie das persönliche Dankeschön für die Offenheit oder den fachlichen Austausch – bleiben positiv in Erinnerung.

Zudem sollte man darauf achten, keine missverständlichen Aussagen zu treffen, die als Zusage interpretiert werden könnten. Eine Formulierung wie „Wir hoffen, dass sich bald eine andere Gelegenheit ergibt“ kann beispielsweise Erwartungen wecken. Klare, sachliche Abschlusssätze verhindern Missverständnisse und wahren die rechtliche Sicherheit.

Expertentipp: 

Auch bei Absagen nach Interviews kannst du durch einen individuellen Bezug Wertschätzung zeigen. Nenne beispielsweise, was du am Gespräch besonders geschätzt hast („Ihre Darstellung zu Projekt X hat uns beeindruckt“) – aber ohne auf Zusagen hinzuweisen. So vermittelst du Respekt und bleibst juristisch auf sicherem Boden.

3. Bei Initiativbewerbungen

Initiativbewerbungen sind ein Zeichen von Interesse und Motivation – selbst wenn aktuell keine passende Stelle offen ist. Deshalb verdienen sie immer eine Antwort. Eine freundliche, strukturierte Absage vermittelt, dass das Unternehmen Engagement wertschätzt, auch wenn kein unmittelbarer Bedarf besteht.

Inhaltlich sollte die Absage klarstellen, dass derzeit keine passende Position verfügbar ist, das Unternehmen jedoch gern zu einem späteren Zeitpunkt erneut in Kontakt treten kann. Wichtig ist dabei, die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten: Eine längere Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zulässig. Die Absage kann diesen Punkt elegant integrieren – etwa mit einem Hinweis auf die Möglichkeit, der Datenspeicherung zuzustimmen, um bei künftigen Ausschreibungen berücksichtigt zu werden.

Auch im Hinblick auf Employer Branding spielt die Reaktion auf Initiativbewerbungen eine bedeutende Rolle. Viele Bewerber:innen bewerben sich erneut, wenn sie zuvor eine respektvolle Absage erhalten haben. Eine gut formulierte Nachricht kann also zu langfristigen Talentbeziehungen führen und den Bewerberpool eines Unternehmens nachhaltig stärken.

Wie schreibt man eine Bewerbungsabsage

Eine gute Bewerbungsabsage folgt einer klaren Struktur: Sie beginnt mit einer höflichen Einleitung, enthält eine sachliche Mitteilung der Entscheidung und endet mit einem respektvollen Abschluss.

Achte darauf, dass der Ton freundlich und professionell ist, aber keine falschen Hoffnungen weckt.

Expertentipp: 

Eine feste Struktur spart Zeit und verringert Fehler. Verwende geprüfte Textbausteine, interne Freigabeprozesse und klare Zuständigkeiten – besonders, wenn mehrere Personen an der Kommunikation beteiligt sind. So stellst du sicher, dass jede Absage konsistent, professionell und rechtlich sauber bleibt.

1. Betreffzeile

Der Betreff ist der erste Kontaktpunkt deines Schreibens zur Bewerberin oder zum Bewerber – und prägt sofort den Ton der gesamten Nachricht. Er sollte klar, sachlich und neutral sein, etwa: „Ihre Bewerbung bei [Unternehmen] – Entscheidung im Auswahlverfahren“. Eine solche Formulierung informiert direkt über den Kontext, ohne negativ oder distanziert zu wirken.

Wichtig ist, den Betreff so zu wählen, dass er Professionalität ausstrahlt und gleichzeitig Vertrauen schafft. Vermeide direkte Begriffe wie „Absage“ oder „Leider abgelehnt“, da sie unnötig hart klingen können. Eine neutrale Betreffzeile zeigt Kommunikationskompetenz und hilft, das Unternehmensimage zu wahren. Wenn das Schreiben über ein Bewerbermanagementsystem (ATS) verschickt wird, sollte auch die Automatisierung diese feine Balance berücksichtigen. Gut gewählte Betreffzeilen sind Teil einer positiven Candidate Experience – und genau diese wirkt langfristig auf das Employer Branding zurück.

2. Einleitung

Die Einleitung setzt den Ton für den gesamten Brief. Hier entscheidest du, ob sich die Bewerberin oder der Bewerber respektvoll behandelt fühlt. Bedanke dich daher aufrichtig für die Bewerbung und das gezeigte Interesse, z. B.: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen.“ Eine solche Formulierung wirkt höflich, verbindlich und menschlich.

Darüber hinaus kannst du in der Einleitung den Bezug zur ausgeschriebenen Position oder zum Bewerbungszeitpunkt herstellen. Das zeigt, dass die Bewerbung individuell wahrgenommen wurde und nicht Teil eines anonymen Massenprozesses war. Gerade im Wettbewerb um Talente hinterlassen persönliche, empathische Einstiege einen bleibenden Eindruck – auch bei abgelehnten Kandidatinnen und Kandidaten. Ein kurzer Satz wie „Wir haben Ihre Unterlagen mit großem Interesse gelesen“ kann hier entscheidend sein.

Ein weiterer Aspekt ist die rechtliche Sicherheit: Vermeide Aussagen, die Zusagen oder Erwartungen wecken könnten („Sie wären perfekt für unser Team gewesen“). Die Einleitung sollte professionell, aber nicht überenthusiastisch formuliert sein, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

3. Hauptteil – die Absage

Im Hauptteil folgt der zentrale Satz der Mitteilung – die eigentliche Absage. Dieser Abschnitt sollte sachlich, respektvoll und frei von diskriminierenden oder wertenden Formulierungen sein. Eine geeignete Variante lautet: „Nach sorgfältiger Prüfung müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir einem anderen Bewerber den Vorzug gegeben haben.“

Dieser Satz erfüllt mehrere Funktionen: Er übermittelt die Entscheidung klar, wahrt Neutralität und vermittelt gleichzeitig, dass die Unterlagen ernsthaft geprüft wurden. Wichtig ist, auf jegliche Begründung zu verzichten, die Rückschlüsse auf persönliche Merkmale zulässt – etwa Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder gesundheitliche Aspekte. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt Bewerber:innen vor Diskriminierung; schon unbedachte Formulierungen können rechtliche Risiken bergen.

Wenn du möchtest, kannst du im Hauptteil optional eine positive Rückmeldung zur Bewerbung integrieren, z. B. „Ihre Qualifikationen sind beeindruckend, dennoch haben wir uns für eine andere Bewerberin entschieden, deren Profil noch besser zu den Anforderungen passt.“ Solche Formulierungen vermitteln Wertschätzung, ohne juristische Fallstricke zu öffnen. In der Praxis empfiehlt es sich, diesen Abschnitt regelmäßig zu prüfen und intern abzustimmen, um konsistente und rechtssichere Kommunikation sicherzustellen.

4. Abschluss

Der Abschluss ermöglicht, den Bewerbungsprozess positiv zu beenden und den Kontakt höflich zu lösen. Eine freundliche, wertschätzende Schlussformel kann lauten: „Wir danken Ihnen nochmals für Ihr Interesse und wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen Weg viel Erfolg und alles Gute.“

Ein gelungener Abschluss schafft nicht nur einen versöhnlichen Ausklang, sondern kann auch zukünftige Bewerbungen fördern. Wenn du eine Kandidatin oder einen Kandidaten grundsätzlich interessant findest, aber aktuell keine passende Position anbieten kannst, darfst du vorsichtig auf spätere Kontaktmöglichkeiten hinweisen – selbstverständlich unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen. Eine Formulierung wie „Gerne behalten wir Ihr Profil für zukünftige Positionen im Blick, sofern Sie uns dafür Ihr Einverständnis geben“ ist sowohl rechtssicher als auch verbindlich.

Aus unternehmerischer Sicht ist dieser letzte Absatz ein unterschätztes Instrument des Employer Brandings. Er zeigt, dass das Unternehmen Professionalität, Respekt und Empathie miteinander verbindet – drei Faktoren, die den Unterschied zwischen einer formalen Absage und einer nachhaltig positiven Kommunikation ausmachen.

Was sollte eine Bewerbungsabsage enthalten

Eine vollständige Bewerbungsabsage besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammen ein professionelles und rechtssicheres Schreiben ergeben.

• Absender und Datum: Immer mit Unternehmensname, Adresse, Ansprechpartner und Datum versehen, um das Schreiben eindeutig zuzuordnen.
• Betreff und persönliche Anrede: Der Betreff sollte sachlich formuliert und die Anrede immer personalisiert sein. Eine direkte Ansprache mit Namen wirkt wertschätzend und professionell.
• Bezug auf die Bewerbung: Beziehe dich auf die konkrete Position, das Datum oder das Gespräch, um die Absage in einen nachvollziehbaren Zusammenhang zu setzen.
• Klare, respektvolle Absage: Eine kurze, sachliche Formulierung ist ausreichend. Verzichte auf wertende Aussagen oder detaillierte Begründungen.
• Abschlussformel: Ein freundlicher Abschluss rundet die Absage ab. Etwa: „Wir danken Ihnen nochmals für Ihr Interesse und wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute.“

Praktische Tipps für die Bewerbungsabsage

• Zeitnah kommunizieren: Sende Absagen zeitnah nach der Entscheidung. Eine schnelle Reaktion zeigt Professionalität und Wertschätzung.
• Einheitliche Textbausteine verwenden: Nutze strukturierte Vorlagen, um einheitliche Kommunikation sicherzustellen. Mit Legally.io kannst du standardisierte, juristisch geprüfte Textbausteine erstellen und in deinem gesamten HR-Team nutzen.
• Datenschutz beachten: Bewerbungsunterlagen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Auswahlprozess erforderlich sind. Nach § 6 DSGVO ist eine Speicherung darüber hinaus nur mit ausdrücklicher Zustimmung erlaubt.
• Diskriminierungsfreiheit sicherstellen: Vermeide jede Formulierung, die den Eindruck einer Benachteiligung erwecken könnte. Das betrifft insbesondere Alter, Geschlecht, Herkunft oder Familienstand.
• Employer Branding stärken: Eine freundliche Absage trägt zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei. Viele Bewerberinnen und Bewerber erinnern sich an wertschätzende Kommunikation – auch wenn sie nicht eingestellt wurden.

Expertentipp: 

Nutze Bewerberfeedback aktiv, um deinen Absageprozess zu verbessern. Eine kurze, anonyme Umfrage kann aufzeigen, ob deine Kommunikation respektvoll wahrgenommen wird. Unternehmen, die daraus lernen, stärken nicht nur ihre Marke, sondern verbessern langfristig ihre Recruiting-Qualität.

Wichtige Erkenntnisse

Eine Bewerbungsabsage ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines professionellen Rekrutierungsprozesses. Sie zeigt Respekt, wahrt rechtliche Standards und trägt wesentlich zum positiven Arbeitgeberimage bei.

Ein strukturierter Ablauf, neutrale Sprache und DSGVO-konforme Datenverarbeitung schaffen Sicherheit und Vertrauen. Durch die Nutzung digitaler Tools wie Legally.io kannst du Absagen effizient erstellen, speichern und an dein Branding anpassen. So kombinierst du rechtliche Sorgfalt mit professioneller Kommunikation.