¿Qué es un contrato de cesión de datos personales?
Un contrato de cesión de datos personales es un acuerdo legal entre el responsable del tratamiento de los datos y un tercero, llamado cesionario. Mediante este contrato, se autoriza la transmisión o comunicación de datos personales para un fin específico y permitido por la ley.
La cesión de datos puede ser necesaria cuando necesitas compartir información de clientes, empleados o usuarios con otras empresas o entidades. Por ejemplo, puedes contratar una empresa externa para gestionar nóminas, y esto requiere compartir datos del personal.
En este tipo de contrato es fundamental identificar claramente al responsable del tratamiento, qué datos serán cedidos, la finalidad de la cesión y los derechos de los titulares de los datos.
El contrato debe garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, como el RGPD y la LOPDGDD.
La cesión de datos personales no siempre está permitida; depende del interés público, el ejercicio de poderes públicos o los intereses legítimos del responsable o de terceros.
Es imprescindible contar con la base legal adecuada y, en la mayoría de los casos, el consentimiento del titular.
¿Cuándo necesitas un contrato de cesión de datos personales?
Un contrato de cesión de datos personales es necesario cuando necesitas transferir datos personales de tus clientes o usuarios a terceros fuera de tu organización. Esto ocurre, por ejemplo, si externalizas servicios como marketing, recursos humanos o soporte informático.
Si los datos van a ser utilizados por terceros para un fin distinto al original, siempre debes contar con el consentimiento del interesado. Es fundamental obtener un consentimiento informado y previo, asegurando que el titular entiende para qué se van a usar sus datos.
Existen situaciones en las que la ejecución de un contrato entre el titular de los datos y tu empresa requiere esta transferencia. Esto sucede cuando subcontratas servicios necesarios para cumplir con tus compromisos contractuales.
En otros casos, la base para la cesión está en obligaciones legales.
Por ejemplo, si una ley exige compartir información con autoridades o terceros responsables, el contrato formaliza este proceso y define claramente las responsabilidades de cada parte.
La cesión también puede ser requerida para proteger los derechos de los interesados o por razones de interés público reconocidas en la legislación vigente.
Cómo redactar un contrato de cesión de datos personales
Paso 1: Define las partes involucradas.
Comienza especificando quién es el cedente (quién entrega los datos personales) y quién es el cesionario (quién recibe y tratará esos datos). Incluye sus nombres completos, datos de contacto y representación legal si aplica.
Este paso es esencial para dejar claro quiénes asumen las responsabilidades.
Paso 2: Especifica qué datos personales serán cedidos.
Detalla de forma precisa los tipos de datos personales que vas a comunicar. Puedes incluir categorías como nombre, DNI, dirección, correo electrónico, o cualquier otro dato sensible. Esto evita ambigüedades sobre el alcance de la cesión y ayuda a garantizar la transparencia.
Paso 3: Indica la finalidad de la cesión.
Explica para qué va a usar el cesionario estos datos personales. Describe la finalidad de forma clara y específica, ya que solo se permite el tratamiento acorde a estos fines. Si esperas varios usos, detállalos brevemente.
Paso 4: Establece la duración del tratamiento.
Define cuánto tiempo podrá el cesionario conservar y tratar los datos personales. Puedes fijar una fecha concreta o establecer que durará hasta la finalización del propósito especificado.
Paso 5: Determina las medidas de seguridad.
Incluye una cláusula donde se indiquen las medidas de seguridad a adoptar para proteger los datos cedidos. Asegúrate de que estas medidas cumplan con el RGPD y la LOPDGDD, considerando cifrado, accesos restringidos y protocolos de respuesta ante incidentes.
Paso 6: Regula la subcontratación y el acceso por terceros.
Aclara si el cesionario puede subcontratar parte del tratamiento de los datos personales o permitir el acceso a terceros. Deberás exigir que esos terceros también cumplan con las obligaciones legales, garantizando la seguridad y confidencialidad.
Paso 7: Añade obligaciones sobre la comunicación de datos.
Especifica en el contrato si va a haber nuevas comunicaciones de los datos personales a otras entidades y bajo qué condiciones esto se podrá hacer.
Limita y regula cualquier comunicación futura, salvo autorización expresa o requisitos legales.
Paso 8: Detalla derechos y deberes de ambas partes.
Incluye el proceso para que los titulares de los datos ejerzan sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.). Declara cualquier responsabilidad de cada parte por el tratamiento de datos.
