¿Qué es un contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de terceros?
Un contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de terceros es un acuerdo legal donde el responsable del tratamiento confía a un tercero, conocido como el encargado, la gestión de datos personales.
Este contrato destaca por su importancia en la protección de datos personales, asegurando que el encargado siga instrucciones precisas y mantenga la confidencialidad.
Imagina que tu empresa tiene datos sensibles de clientes. Al externalizar tareas a otra empresa, estás obligado a firmar este contrato para proteger los datos.
Cláusulas comunes incluyen:
- Objeto: Especificar claramente el propósito del tratamiento.
- Instrucciones: Detallar instrucciones precisas que debe seguir el encargado.
- Seguridad: Medidas que el encargado debe adoptar para proteger los datos.
Una entidad pública que subcontrata servicios informáticos representa un ejemplo típico. El encargado deberá realizar operaciones de tratamiento bajo directrices claras.
Estos contratos son esenciales para cumplir con normativas de privacidad. Independientemente de la industria, si compartes datos con terceros, este acuerdo resulta esencial.
¿Cuándo necesitas un contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de terceros?
Un contrato de tratamiento de datos personales con terceros es esencial cuando decides subcontratar servicios que implican el manejo de datos de clientes. Esto incluye situaciones en las que los datos se alojan o se comunican a un tercero para el soporte técnico, los servicios de alojamiento o la gestión de bases de datos.
Cuando hay una relación contractual en la que se requiere la cesión de datos personales para la prestación del servicio contratado, necesitas asegurar que exista un acuerdo formal. Este contrato regula cómo el tercero gestionará los datos y las medidas que debe tomar para garantizar su protección y conservación.
El consentimiento previo es clave. Asegúrate de obtenerlo de las categorías de interesados cuando los datos sean sensibles. También debes comunicar claramente el propósito del tratamiento y el tiempo de conservación de los datos a los individuos interesados.
Un contrato también es necesario si el tercero puede recurrir a la subcontratación de las tareas. Aquí es primordial que el tercero tenga la autorización adecuada para garantizar la protección de los datos en cada nivel de gestión.
En situaciones donde se necesiten realizar copias de seguridad de los datos, el contrato debe detallar cómo y dónde estas copias se realizarán y almacenarán. Esto asegura la integridad y la seguridad de los datos, al tiempo que se adhieren a las normativas pertinentes.
Cómo redactar un contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de terceros
Para redactar un contrato de tratamiento de datos personales por cuenta de terceros, es fundamental abordar varias áreas clave.
Paso 1: Identificación de las partes.
El acuerdo debe comenzar por identificar claramente a las partes involucradas.
Esto incluye al responsable del tratamiento, quien es el propietario de los datos, y al encargado del tratamiento, quien manejará los datos.
Paso 2: Definición del objeto del contrato.
Describe detalladamente el servicio proporcionado y los datos tratados.
Es esencial aclarar el propósito y el alcance del procesamiento de datos.
Paso 3: Obligaciones del responsable.
El responsable del tratamiento debe garantizar que el encargado tenga medios adecuados para cumplir con las normativas de protección de datos.
Esto incluye implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas.
Paso 4: Obligaciones del encargado.
El encargado debe comprometerse a tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable.
Incluir medidas como cifrado y copias de seguridad para proteger la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos.
Paso 5: Medidas de seguridad.
Define las medidas de seguridad que se implementarán para proteger los datos personales.
Esto incluye políticas de seguridad, restricciones de acceso y protocolos de seguridad.
Paso 6: Confidencialidad.
El contrato debe asegurar que el encargado mantenga la confidencialidad.
Asegúrate de que haya cláusulas específicas que prohíban compartir datos sin autorización.
Paso 7: Evaluación del impacto.
Considera incluir un proceso para evaluar el impacto de las actividades de tratamiento sobre la seguridad de los datos personales.
Esto ayuda a identificar y mitigar posibles riesgos.
Paso 8: Finalización del contrato.
Establece los procedimientos para la finalización, asegurando que los datos sean suprimidos o devueltos al responsable o a un encargado designado por el responsable.
El contrato debe mantenerse actualizado para reflejar cambios en las leyes o procedimientos internos.
