¿Qué es una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales?
Una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales es un documento escrito mediante el cual ejerces tus derechos reconocidos en los artículos 16 y 17 del RGPD (Reglamento UE 2016/679). Este escrito te permite exigir formalmente a cualquier responsable del tratamiento que corrija datos inexactos o incompletos (rectificación) y que elimine tus datos cuando ya no sean necesarios, hayas retirado tu consentimiento o el tratamiento sea ilícito (cancelación o supresión).
En España, estos derechos están reforzados por la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), que desarrolla el RGPD y establece garantías adicionales para los ciudadanos. Este tipo de solicitud resulta especialmente relevante cuando detectas errores en datos bancarios, historiales médicos, ficheros comerciales, registros de morosidad, bases de datos laborales o cualquier sistema de información gestionado por terceros. Además, constituye una prueba documental esencial si, ante la falta de respuesta o una negativa injustificada, necesitas acudir posteriormente a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para la tutela de tus derechos.
¿Cuándo necesitas una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales?
1. Cuando tus datos personales contienen errores
Si una empresa, banco, administración pública o cualquier otra entidad tiene registrados datos incorrectos sobre ti (nombre mal escrito, dirección antigua, número de teléfono erróneo o fecha de nacimiento equivocada), tienes derecho a solicitar su rectificación inmediata. Los datos inexactos pueden generar consecuencias graves, como denegaciones de crédito, errores en notificaciones oficiales, facturación incorrecta o incluso perjuicios económicos y legales para el titular de los datos.
El responsable del tratamiento está obligado a corregir los datos sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción de tu solicitud. Este plazo puede prorrogarse dos meses adicionales si la complejidad lo justifica, pero debes ser informado de dicha prórroga.
Consejo de experto:
Antes de enviar la solicitud, recopila pruebas documentales que acrediten los datos correctos: copia del DNI, certificados oficiales, facturas o cualquier documento que demuestre la información exacta que debe constar en los registros.
2. Cuando deseas que eliminen tus datos de una base de datos
El derecho de supresión, también conocido como 'derecho al olvido', te permite solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no son necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos, cuando retiras tu consentimiento, cuando te opones al tratamiento o cuando los datos han sido tratados ilícitamente. Este derecho es especialmente relevante cuando cancelas servicios, finalizas relaciones comerciales o simplemente no deseas que una empresa conserve tu información.
No obstante, existen límites legales a este derecho. El responsable del tratamiento puede negarse a la supresión cuando los datos sean necesarios para cumplir una obligación legal (por ejemplo, la conservación de facturas durante los plazos exigidos por la normativa fiscal) o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Por ello, antes de solicitar la cancelación, es importante conocer la base jurídica que legitima el tratamiento de tus datos.
3. Cuando apareces en ficheros de morosidad indebidamente
La inclusión indebida en ficheros de solvencia patrimonial como ASNEF, Equifax o RAI constituye una de las situaciones más habituales para ejercer estos derechos. Si la deuda ya fue pagada, prescribió, está impugnada judicialmente o nunca fue tuya, puedes exigir la rectificación o cancelación de estos datos. La permanencia injustificada en estos ficheros puede afectar gravemente tu capacidad para acceder a financiación, contratar servicios o incluso alquilar una vivienda.
El responsable del fichero de morosidad debe verificar la exactitud de los datos y, si no puede acreditar la legitimidad de la inclusión, está obligado a cancelar el registro. En caso de negativa injustificada, la AEPD puede imponer sanciones significativas.
Consejo de experto:
Si estás incluido indebidamente en un fichero de morosos, envía la solicitud tanto a la empresa acreedora original como directamente al fichero de solvencia (ASNEF, Equifax). De esta forma, atacas el problema desde ambos frentes y aceleras la resolución.
4. Cuando retiras tu consentimiento para el tratamiento de datos
Si en su momento autorizaste a una empresa a tratar tus datos para fines comerciales, publicitarios o de perfilado, puedes retirar dicho consentimiento en cualquier momento. La retirada del consentimiento es un derecho fundamental que no requiere justificación. Una vez comunicada tu decisión, el responsable debe cesar el tratamiento y, si no existe otra base legal que lo ampare, proceder a la supresión de tus datos.
Esta situación es frecuente cuando recibes comunicaciones comerciales no deseadas, cuando tus datos se utilizan para elaborar perfiles sin tu conocimiento o cuando simplemente decides limitar tu exposición en bases de datos comerciales.
Cómo redactar una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales
Paso 1: Identifica al responsable del tratamiento y sus datos de contacto.
Antes de redactar la solicitud, debes identificar con precisión quién es el responsable del tratamiento de tus datos. Esta información suele encontrarse en la política de privacidad de la empresa, en el contrato que firmaste o en las comunicaciones recibidas. Necesitarás el nombre o razón social completa, el NIF/CIF, el domicilio y, preferiblemente, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO) si la empresa está obligada a tenerlo.
Dirigir la solicitud al canal correcto agiliza el proceso. Muchas empresas disponen de direcciones de correo electrónico específicas para ejercer derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) o formularios en su web destinados a este fin.
Paso 2: Incluye tus datos identificativos y acredita tu identidad.
Para que el responsable pueda verificar que eres el titular de los datos, debes incluir tu nombre completo, número de DNI/NIE, domicilio y datos de contacto. Además, es recomendable adjuntar una copia de tu documento de identidad. Este requisito no es un capricho: el artículo 12 del RGPD exige al responsable verificar la identidad del solicitante para evitar accesos no autorizados a datos personales.
Si actúas en representación de otra persona (menor de edad, persona con discapacidad o mediante poder), deberás adjuntar también el documento que acredite dicha representación legal.
Consejo de experto:
Al adjuntar tu DNI, puedes tachar parcialmente datos como la foto o la firma si no son necesarios para la verificación. Esto minimiza el riesgo de uso indebido de tu documentación.
Paso 3: Especifica con claridad el derecho que ejerces y los datos afectados.
La solicitud debe indicar de forma inequívoca si ejerces el derecho de rectificación, el de supresión (cancelación) o ambos simultáneamente. También debes identificar con la mayor precisión posible los datos concretos que deseas rectificar o eliminar: nombre, dirección, número de teléfono, historial de compras, deuda registrada, etc.
Si solicitas rectificación, indica tanto el dato erróneo como el dato correcto que debe sustituirlo. Si solicitas supresión, explica brevemente la causa que fundamenta tu petición (retirada de consentimiento, datos innecesarios, tratamiento ilícito, etc.).
Paso 4: Fundamenta legalmente tu solicitud.
Aunque no es obligatorio citar normativa, incluir referencias legales refuerza tu solicitud y demuestra conocimiento de tus derechos. Los artículos más relevantes son el 16 (rectificación) y 17 (supresión) del RGPD, así como los artículos 14 y 15 de la LOPDGDD. Si tu caso se refiere a ficheros de morosidad, puedes citar también el artículo 20 de la LOPDGDD que regula específicamente estos tratamientos.
Una fundamentación legal sólida no solo desincentiva que el responsable ignore tu solicitud, sino que también facilita la tramitación de una reclamación ante la AEPD en caso de que no recibas una respuesta adecuada o dentro del plazo legal.
Paso 5: Solicita confirmación y establece un plazo de respuesta.
Aunque el RGPD establece un plazo máximo de un mes para responder, es recomendable solicitar expresamente una confirmación por escrito de que tu petición ha sido atendida. Esta confirmación te servirá como prueba de que el responsable ha cumplido con su obligación o, en caso contrario, como fundamento para una reclamación.
Indica también una dirección de correo electrónico o postal donde deseas recibir la respuesta, lo que facilita la comunicación y evita demoras innecesarias.
Consejo de experto:
Envía la solicitud por un medio que genere prueba de entrega: burofax con certificación de contenido, correo electrónico con acuse de recibo o mediante el formulario web oficial del responsable si permite descarga del justificante. Esto será fundamental si debes reclamar ante la AEPD.
Qué debe contener una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales
• Datos identificativos del solicitante: nombre completo, DNI/NIE, domicilio, teléfono y correo electrónico. Estos datos permiten al responsable verificar tu identidad y contactarte para responder.
• Identificación del responsable del tratamiento: nombre o razón social de la empresa, organismo o entidad que trata tus datos, junto con su domicilio o dirección de contacto del DPO.
• Derecho que se ejerce: indicación expresa de si ejerces el derecho de rectificación, supresión o ambos, con referencia a los artículos 16 y/o 17 del RGPD.
• Descripción de los datos afectados: identificación precisa de los datos que deseas rectificar o eliminar, incluyendo el dato erróneo y el correcto en caso de rectificación.
• Motivo de la solicitud: breve explicación de por qué procede la rectificación o supresión (datos inexactos, retirada de consentimiento, datos innecesarios, tratamiento ilícito).
• Documentación adjunta: copia del DNI/NIE y, en su caso, documentos que acrediten los datos correctos o la representación legal.
• Fecha y firma: la solicitud debe estar fechada y firmada por el titular de los datos o su representante legal.
Consejos prácticos para escribir una solicitud de rectificación y cancelación de datos personales
• Sé claro y conciso: utiliza un lenguaje directo y evita divagaciones. El responsable debe entender qué pides sin necesidad de interpretar tu escrito.
• Conserva copia de todo: guarda una copia de la solicitud, el justificante de envío y cualquier respuesta recibida. Esta documentación será esencial si debes reclamar ante la AEPD.
• Respeta los plazos: el responsable tiene un mes para responder. Si transcurre el plazo sin respuesta o recibes una negativa injustificada, puedes presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
• Utiliza los canales oficiales: si la empresa tiene un formulario específico o una dirección de correo para protección de datos, utilízalos preferentemente. Esto acelera el proceso y evita que tu solicitud se extravíe.
• No incluyas información innecesaria: céntrate en los datos relevantes. Aportar información excesiva puede dificultar la gestión de tu solicitud y generar confusión.
Conclusiones clave
La solicitud de rectificación y cancelación de datos personales es una herramienta fundamental para proteger tu privacidad y garantizar que la información que terceros poseen sobre ti sea exacta y legítima. Este documento te permite ejercer derechos reconocidos por el RGPD y la LOPDGDD, con plena eficacia legal.
Para que tu solicitud sea efectiva, debe identificar claramente al responsable, especificar los datos afectados, fundamentar la petición y enviarse por un medio que genere prueba de entrega. El responsable está obligado a responder en un mes y, si incumple, la AEPD puede intervenir para proteger tus derechos.
Contar con un modelo bien elaborado, como el que puedes generar con Legally.io, te ayuda a realizar el trámite con seguridad jurídica y sin complicaciones innecesarias.
