Modello di comunicazione al datore di lavoro per i permessi della Legge 104

Cos’è la comunicazione al datore di lavoro per i permessi della Legge 104?

La comunicazione al datore di lavoro per i permessi della Legge 104 è l’atto formale con cui il lavoratore dipendente informa la propria azienda della volontà di fruire dei permessi retribuiti previsti dall’articolo 33 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. Questi permessi sono riconosciuti sia ai lavoratori in condizione di disabilità grave (articolo 3, comma 3) sia ai familiari che prestano assistenza a una persona con handicap grave.

I permessi lavoro Legge 104 consistono in tre giorni di permesso mensile retribuito, frazionabili anche in ore, oppure, per i lavoratori disabili, in riposi orari giornalieri di una o due ore in base all'orario di lavoro. Il pagamento è a carico dell’INPS, ma viene anticipato dal datore di lavoro in busta paga e successivamente compensato tramite i contributi previdenziali.

Per poter fruire dei permessi, il lavoratore deve prima presentare domanda all’INPS attraverso il portale online, il contact center o tramite un patronato. Una volta ottenuto l’accoglimento, deve consegnare al datore di lavoro copia della domanda accolta e il verbale della Commissione Medica INPS che certifica la condizione di handicap grave. Da quel momento, il lavoratore ha il diritto di fruire dei permessi comunicando di volta in volta le giornate o le ore di assenza. L’azienda non può negare i permessi, come confermato dalla Corte di Cassazione con l’ordinanza n. 5611/2025, ma può richiedere una comunicazione preventiva per organizzare l’attività lavorativa.

Consiglio dell’esperto:

Conserva sempre copia della domanda INPS e del verbale di accoglimento. Questi documenti dimostrano il tuo diritto ai permessi e rappresentano la base per qualsiasi comunicazione al datore di lavoro. In caso di contestazione, saranno indispensabili per tutelare la tua posizione.

Quando va presentata la comunicazione per i permessi Legge 104?

1. Richiesta di permessi mensili di tre giorni

La comunicazione più ricorrente riguarda la fruizione dei tre giorni di permesso mensile. Il lavoratore che assiste un familiare con disabilità grave deve informare il datore di lavoro sui giorni in cui intende assentarsi, possibilmente predisponendo una programmazione mensile da comunicare all’inizio di ogni mese. La legge non stabilisce un termine specifico di preavviso, ma la giurisprudenza e le circolari del Dipartimento della Funzione Pubblica richiedono un congruo anticipo per consentire la sostituzione del lavoratore e la continuità dell’attività aziendale.

Per il settore pubblico, i contratti collettivi nazionali di lavoro dei comparti Funzioni centrali, Funzioni locali, Istruzione e ricerca e Sanità hanno introdotto l’obbligo di programmazione mensile dei permessi. In caso di urgenza, il lavoratore può comunicare l'assenza nelle 24 ore precedenti il permesso e comunque non oltre l’inizio dell'orario di lavoro. Per il settore privato, in assenza di indicazioni specifiche nel CCNL applicato, valgono i principi generali di correttezza e buona fede nel rapporto di lavoro.

2. Permessi orari giornalieri per assistenza al disabile

I lavoratori con disabilità grave possono optare, in alternativa ai tre giorni mensili, per riposi orari giornalieri di una o due ore, in funzione dell’orario di lavoro. In questo caso la comunicazione va effettuata indicando le fasce orarie in cui si intende fruire del permesso, così da consentire al datore di lavoro di organizzare i turni e le attività senza disservizi. Anche per i permessi orari è consigliabile concordare preventivamente con l'azienda una programmazione di massima, pur mantenendo la flessibilità necessaria per rispondere a esigenze di assistenza imprevedibili.

3. In caso di variazione delle condizioni del disabile assistito

Il lavoratore è tenuto a comunicare tempestivamente all’INPS e al datore di lavoro ogni variazione delle situazioni di fatto e di diritto dichiarate nella domanda originaria, entro 30 giorni dall’evento. Rientrano in questa categoria i cambiamenti nello stato di salute del disabile, le variazioni del luogo di residenza, la cessazione della convivenza, il ricovero a tempo pieno in strutture assistenziali e qualsiasi altra circostanza che possa influire sul diritto ai permessi. L’omessa comunicazione di una variazione può comportare la decadenza dal diritto ai permessi, come previsto dall’articolo 33, comma 7-bis, della Legge 104/1992.

4. In caso di prima fruizione dopo l’accoglimento INPS

Una volta che l’INPS accoglie la domanda di permessi, il lavoratore deve comunicare al datore di lavoro l’avvenuto accoglimento trasmettendo copia della domanda e del numero di protocollo INPS. Questa comunicazione iniziale è fondamentale per consentire all'ufficio risorse umane di attivare le procedure interne per la gestione delle assenze e per garantire il corretto anticipo dell’indennità in busta paga.

Consiglio dell’esperto:

Se la distanza tra la tua residenza e quella della persona assistita supera i 150 chilometri, dovrai attestare al datore di lavoro il raggiungimento del luogo di residenza del disabile mediante titolo di viaggio o altra documentazione idonea. Prepara questa documentazione in anticipo per evitare contestazioni.

Come redigere la comunicazione al datore di lavoro per la Legge 104?

1. Indicare i dati del lavoratore e del familiare disabile

La comunicazione deve riportare le generalità complete del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica, reparto o ufficio di appartenenza) e, quando i permessi sono richiesti per assistere un familiare, i dati della persona con disabilità grave (nome, cognome, codice fiscale, grado di parentela con il lavoratore). Questi dati consentiranno all’ufficio del personale di associare la richiesta alla pratica INPS e di verificare la sussistenza dei requisiti.

2. Specificare i giorni o le ore di permesso richiesti

La comunicazione deve indicare con precisione i giorni del mese in cui il lavoratore intende fruire dei permessi oppure, in caso di permessi orari, le ore giornaliere richieste. Se l’azienda prevede un modulo richiesta permessi Legge 104 al datore di lavoro, è opportuno compilarlo in tutte le sue parti. In caso contrario, è sufficiente una comunicazione scritta in forma libera che riporti tutte le informazioni necessarie.

3. Allegare la documentazione INPS necessaria

Alla prima comunicazione è necessario allegare copia della domanda accolta dall’INPS con il numero di protocollo e il verbale della Commissione Medica che attesta la condizione di handicap grave ai sensi dell'articolo 3, comma 3, della Legge 104/1992. Per le comunicazioni mensili successive non è necessario ripresentare questa documentazione, salvo che si siano verificate variazioni.

4. Rispettare le modalità previste dall’azienda

Molte aziende prevedono procedure interne specifiche per la gestione dei permessi Legge 104, che possono includere la compilazione di un modulo interno, la comunicazione tramite il portale presenze o l'invio di un’e-mail all'ufficio risorse umane. Il lavoratore deve attenersi a queste procedure, che hanno valore organizzativo ma non possono in alcun caso condizionare il diritto ai permessi. In assenza di regole aziendali, è sufficiente una comunicazione scritta inviata al proprio responsabile o all'ufficio del personale.

Consiglio dell’esperto:

Se la tua azienda utilizza un modulo specifico per la richiesta dei permessi, compilalo sempre in modo completo e conservane una copia protocollata. In caso di contestazione, il modulo compilato rappresenterà la prova del rispetto delle procedure aziendali. Con Legally.io potrai generare automaticamente una comunicazione completa e conforme alla normativa vigente.

Cosa deve contenere la comunicazione per i permessi Legge 104?

• Dati identificativi del dipendente e del disabile assistito: la comunicazione deve contenere nome, cognome, codice fiscale, qualifica e sede di lavoro del dipendente, oltre ai dati del familiare disabile e al grado di parentela. Questi elementi permettono al datore di lavoro di identificare la pratica e verificarne la regolarità.
• Periodo e numero di giorni di permesso richiesti: è necessario indicare il mese di riferimento e i giorni specifici in cui il lavoratore intende assentarsi oppure, per i permessi orari, le ore giornaliere richieste. I tre giorni mensili non sono cumulabili con il mese successivo e devono essere fruiti entro il mese di competenza.
• Riferimento al verbale di riconoscimento dell’invalidità: la comunicazione iniziale deve contenere il riferimento al verbale della Commissione Medica INPS che certifica la condizione di handicap grave, indicando data, numero di protocollo e scadenza dell'accoglimento. Questo dato conferma la sussistenza del diritto ai permessi.
• Numero di protocollo della domanda INPS: il numero di protocollo della domanda accolta dall’INPS è un dato essenziale per consentire al datore di lavoro di verificare la regolarità della richiesta e di procedere all'anticipo dell'indennità in busta paga.
• Eventuali dichiarazioni aggiuntive: se il lavoratore risiede a più di 150 chilometri dalla persona assistita, la comunicazione deve includere l’impegno a produrre documentazione di viaggio. In caso di convivenza con il disabile, può essere necessaria un’autocertificazione attestante tale condizione.
• Data e firma del lavoratore: la comunicazione deve essere datata e firmata dal lavoratore e, se previsto dalle procedure aziendali, protocollata dall’ufficio del personale.
  

Consigli pratici per la comunicazione dei permessi Legge 104

• Presentare la richiesta con adeguato preavviso: sebbene la legge non preveda un termine di preavviso specifico per i permessi Legge 104, comunicare al datore di lavoro i giorni di assenza con un ragionevole anticipo è una buona prassi che dimostra correttezza e facilita l'organizzazione aziendale. In caso di urgenza, è comunque possibile comunicare l'assenza il giorno stesso, purché si tratti di una necessità improcrastinabile legata all'assistenza del disabile.
• Conservare copia della comunicazione protocollata: ogni comunicazione al datore di lavoro deve essere conservata con la ricevuta di protocollo o di invio. In caso di contestazione sull'utilizzo dei permessi o di provvedimento disciplinare, questa documentazione sarà fondamentale per dimostrare la regolarità del proprio comportamento.
• Verificare i limiti mensili di fruizione dei permessi: i tre giorni di permesso mensile non possono essere cumulati né riportati al mese successivo. È fondamentale pianificare la fruizione in modo da sfruttare pienamente il beneficio senza perdere giornate. A partire dal 2026, la Legge 106/2025 ha introdotto ulteriori 10 ore annue aggiuntive per lavoratori con patologie gravi, croniche o oncologiche, da destinare a visite ed esami.
• Utilizzare strumenti professionali per la comunicazione: con Legally.io potrai generare automaticamente un modulo di comunicazione completo e personalizzato, conforme alla normativa vigente e alle indicazioni della prassi, riducendo il rischio di omissioni che potrebbero compromettere la corretta fruizione dei permessi.
  

Conclusioni

La comunicazione al datore di lavoro per i permessi della Legge 104 è un adempimento necessario per fruire correttamente dei permessi retribuiti riconosciuti ai lavoratori con disabilità grave e ai loro familiari. Anche se il datore di lavoro non può negare i permessi Legge 104, una comunicazione tempestiva, completa e documentata è essenziale per evitare contestazioni e per garantire una gestione ordinata del rapporto di lavoro. Con Legally.io potrai compilare la comunicazione in modo semplice e conforme alla normativa italiana.