Che cos’è una ricevuta di pagamento del canone di locazione?

La ricevuta di pagamento del canone di locazione è un documento scritto con cui il locatore attesta che l’inquilino ha pagato il canone relativo a un determinato periodo. È regolata dall’art. 1199 del Codice Civile, che riconosce al debitore il diritto a ricevere prova dell’avvenuto pagamento. 

Questo documento è fondamentale per motivi legali, fiscali e di trasparenza, e può assumere diversi formati — come ricevuta affitto modificabile o fac simile ricevuta affitto Word — purché includa tutti gli elementi essenziali richiesti dalla normativa italiana.

Quando serve una ricevuta di affitto?

1. Pagamento mensile del canone

La situazione più comune in cui serve una ricevuta è il pagamento mensile dell’affitto. Ogni volta che l’inquilino paga il canone, soprattutto se usa contanti o strumenti non facilmente tracciabili, il locatore dovrebbe rilasciare una ricevuta per attestare in modo chiaro a quanto ammonta il pagamento, a quale mese si riferisce e se sono incluse o meno spese accessorie (ad es. condominio). La ricevuta tutela in caso di contestazioni (“quel mese non hai pagato”) e rende più semplice ricostruire la cronologia dei pagamenti, ad esempio se devi dimostrare la regolarità del rapporto di locazione alla banca o al Fisco. Modelli organizzati come una ricevuta di affitto Word o altre ricevute affitto modificabili permettono di avere sempre lo stesso schema, riducendo errori e dimenticanze, e creando uno storico ordinato che puoi archiviare in formato digitale.

Consiglio dell’esperto:

Quando rilasci una ricevuta per il pagamento mensile, usa sempre lo stesso schema: numerazione progressiva (ad es. “Ricevuta n. 03/2025”), indicazione chiara del mese e nota se ci sono spese incluse. Allegare all’archivio una copia dell’estratto conto o del bonifico associato alla ricevuta rende ancora più semplice dimostrare la regolarità dei pagamenti in caso di controlli o richieste della banca.

2. Regime fiscale della cedolare secca

Quando il contratto è assoggettato alla cedolare secca, la ricevuta mantiene la sua funzione probatoria, ma cambiano alcuni aspetti fiscali. Non è dovuta l’imposta di bollo sulle ricevute del canone, perché la tassazione avviene in modo sostitutivo sull’intero reddito da locazione. Questo però non significa che puoi essere meno preciso: è comunque importante indicare chiaramente che il contratto è soggetto a cedolare secca, riportare il canone pagato e il periodo di riferimento, così da allineare perfettamente ricevute, dichiarazione dei redditi e contratto registrato. Usare un modello ricevuta affitto cedolare secca ben strutturato ti aiuterà a evitare incongruenze tra quanto risulta dalle ricevute e quanto viene dichiarato all’Agenzia delle Entrate, dettaglio che può fare la differenza in caso di controlli.

Consiglio dell’esperto:

Se il contratto è in cedolare secca, indica sempre in ricevuta una formula del tipo “Canone assoggettato a cedolare secca ex art. 3 D.Lgs. 23/2011”. In questo modo eviterai dubbi su bolli e regime fiscale e manterrai coerenza tra contratto registrato, ricevute e dichiarazione dei redditi. Prima di ricevere la prima ricevuta, controlla che l’opzione cedolare secca risulti correttamente comunicata all’Agenzia delle Entrate.

3. Pagamento anticipato o cumulativo del canone

Molti inquilini preferiscono pagare più mesi in anticipo, ad esempio per motivi di organizzazione personale o per accordi specifici con il locatore; in questi casi è frequente usare una ricevuta affitto unica annuale fac simile o una ricevuta cumulativa per più mensilità. Qui la cura dei dettagli è ancora più importante: nella ricevuta dovresti indicare il periodo coperto (ad esempio “da gennaio a giugno 2026”), specificare il canone mensile, il totale versato e chiarire se l’importo include solo il canone o anche spese accessorie. Questo eviterà problemi in caso di recesso anticipato, conguagli o ricalcoli, perché puoi dimostrare esattamente quanto è stato pagato, per quali mesi e a che titolo. Una struttura chiara ti aiuterà anche se in futuro devi rinegoziare il contratto o verificare eventuali arretrati.

4. Locazioni brevi e affitti temporanei

Per gli affitti turistici o le locazioni brevi non professionali, regolati dal D.L. 50/2017, la ricevuta ha un ruolo pratico e fiscale molto rilevante. Se ti occupi locazioni brevi tramite portali o in modo diretto, una ricevuta ben compilata ti permetterà di documentare il corrispettivo incassato da ogni ospite, distinguendo il canone puro da eventuali servizi aggiuntivi (pulizie, biancheria, etc.) e facilitando la compilazione della dichiarazione dei redditi o delle comunicazioni richieste dagli intermediari. Per l’ospite, la ricevuta è spesso l’unico documento che prova il pagamento, oltre alla conferma della piattaforma. Per te, usare un modello di ricevuta pagamento canone di locazione fac simile adattato agli affitti brevi rende più semplice tenere un registro ordinato dei soggiorni, utile in caso di controlli o richieste del Comune (imposta di soggiorno) e dell’Agenzia delle Entrate.

Come si compila una ricevuta di affitto?

1. Inserisci i dati completi di locatore e inquilino

Per rendere la ricevuta pienamente valida, è fondamentale riportare i dati anagrafici completi sia del locatore che dell’inquilino: nome, cognome, indirizzo di residenza e soprattutto il codice fiscale, necessario per collegare la ricevuta al contratto di locazione registrato. Inserire questi elementi non è solo una formalità: ciò permetterà di evitare dubbi sull’identità delle parti coinvolte e rende il documento opponibile a terzi in caso di controversie, verifiche fiscali o contestazioni sull’effettivo pagamento. Aggiungere anche il riferimento al contratto (data di registrazione e numero) offre un ulteriore livello di chiarezza, utile quando esistono più immobili o diversi rapporti di locazione gestiti dalla stessa persona.

2. Specifica il periodo di locazione a cui si riferisce il pagamento

Il periodo pagato deve essere descritto in modo chiaro e non ambiguo, specificando sempre mese e anno. Questo è particolarmente importante quando i pagamenti non seguono la cadenza mensile standard, ad esempio in caso di ricevute cumulative, anticipi o conguagli. Indicare un periodo preciso permette di evitare equivoci su eventuali mensilità mancanti e semplifica notevolmente controlli e dichiarazioni fiscali. Inoltre, una corretta indicazione del periodo è utile se in futuro ti servirà ricostruire la cronologia dei pagamenti, ad esempio in caso di morosità o richieste legali legate alla riconsegna dell’immobile.

3. Indica l’importo esatto e la modalità di pagamento

L’importo versato deve essere riportato in modo completo, preferibilmente sia in cifre che in lettere, così da evitare errori o interpretazioni errate. Oltre al canone, è utile specificare se il pagamento include altre voci come spese condominiali o quote forfettarie. La modalità di pagamento — contanti, bonifico, assegno o altro — ha un valore probatorio importante: ad esempio, per i bonifici è consigliabile riportare data, banca e riferimento della transazione, elementi che possono essere decisivi nel caso in cui il locatore o l’inquilino debbano dimostrare l’effettivo incasso o versamento.

4. Marca da bollo: quando è necessaria

L’applicazione della marca da bollo segue regole precise e non è un dettaglio opzionale. Quando la ricevuta supera i 77,47 euro e il contratto non è in regime di cedolare secca, il locatore deve applicare una marca da bollo da 2 euro, come previsto dal DPR 642/1972. La marca da bollo deve essere apposta al momento dell’emissione della ricevuta e, per essere valida, è necessario che riporti la data non successiva alla registrazione del documento. La mancata applicazione non penalizza solo il locatore: in caso di controlli fiscali, la sanzione può ricadere su entrambe le parti, per questo è fondamentale rispettare l’obbligo.

Consiglio dell’esperto:

Per non sbagliare con la marca da bollo, stabilisci una regola interna: se il canone supera 77,47 euro e non c’è cedolare secca, prepara la ricevuta solo dopo aver applicato la marca da bollo. Scansiona la ricevuta con la marca visibile e conserva il file: in caso di controllo, poter mostrare la corrispondenza tra originale cartaceo e copia digitale ti evita discussioni su date e corretto utilizzo dell’imposta di bollo.

5. Firma del locatore

La firma rappresenta l’elemento che conferisce valore legale alla ricevuta, certificando che il locatore ha effettivamente ricevuto la somma indicata. Senza firma, la ricevuta non ha valore come quietanza di pagamento ai sensi dell’art. 1199 del Codice Civile. Se il locatore delega un’altra persona alla firma — ad esempio un amministratore immobiliare — è necessario che la delega sia formalizzata per iscritto, così da evitare contestazioni future. L’ideale è che la firma sia apposta in modo leggibile e accompagnata dalla data, garantendo la massima trasparenza e affidabilità del documento.

Cosa deve contenere una ricevuta di affitto?

• Dati identificativi di locatore e inquilino: devono comprendere nome, cognome, codice fiscale e indirizzo. Questi elementi rendono la ricevuta chiara, completa e legalmente valida, evitando fraintendimenti o contestazioni.
• Periodo e importo del canone pagato: ogni ricevuta deve indicare il mese o il periodo a cui si riferisce il pagamento. È utile riportare l’importo sia in cifre che in lettere per evitare errori interpretativi.
• Modalità di pagamento: specificare se il pagamento è avvenuto tramite bonifico, contanti, assegno o altro metodo permette di creare un documento più trasparente e consultabile anche a distanza di tempo.
• Data di emissione e firma: questi due elementi rendono la ricevuta ufficiale. La data indica quando il pagamento è stato riconosciuto e la firma ne certifica la correttezza.
• Indicazione dell’eventuale marca da bollo: se è stata utilizzata o se non è dovuta (ad es. per cedolare secca), la ricevuta deve riportare l’indicazione per completezza e trasparenza verso l’inquilino.

Consigli pratici per compilare una ricevuta di affitto

• Usa un modello aggiornato e ben strutturato: un modello aggiornato, come un modello ricevuta affitto Word o un fac simile ricevuta affitto Word, riduce gli errori e garantisce che la ricevuta includa tutti i campi richiesti dalla normativa italiana.
• Compila i dati con precisione: evita abbreviazioni e scrivi sempre mese e anno in modo completo. È utile anche indicare l’importo in cifre e in lettere, così da evitare interpretazioni errate o contestazioni.
• Archivia le ricevute in ordine cronologico: sia per chi affitta che per chi loca, conservare le ricevute nell’ordine corretto permette di recuperarle velocemente in caso di controlli, dichiarazioni fiscali o necessità amministrative.

Consiglio dell’esperto:

Crea uno schema di archiviazione standard: una cartella per ogni immobile e sottocartelle per anno (ad es. “Appartamento Via Rossi → 2025 → Ricevute canone”). Nomina i file in modo uniforme, ad esempio “Ricevuta_canone_marzo_2025_inquilino_Cognome.pdf”. Questo ti permetterà di trovare in pochi secondi la ricevuta giusta, anche a distanza di anni, e rende molto più semplice preparare dichiarazioni e documentazione da inviare al commercialista.

Conclusioni

Una ricevuta di affitto ben redatta è indispensabile per tutelare sia l’inquilino che il locatore, perché rappresenta la prova ufficiale del pagamento del canone. Compilarla correttamente evita problemi fiscali e rende più semplice la gestione della locazione. Utilizzare un modello chiaro e completo permette di risparmiare tempo e di mantenere un archivio preciso. La cura dei dettagli, come l’indicazione del periodo e la corretta applicazione della marca da bollo, garantisce un documento pienamente conforme alle norme italiane.