Porozumienie zamiast jednostronnego wypowiedzenia
Obie firmy uzgadniają dzień zakończenia oraz rozliczenie współpracy. Samo przesłanie projektu drugiej stronie nie kończy umowy. Jeśli nie ma wspólnej zgody, trzeba sprawdzić możliwość jednostronnego wypowiedzenia. Ten wariant dotyczy zwykłych usług B2B, a nie zatrudnienia, najmu lub regulowanej umowy wymagającej innych zasad.
Wymień umowę i zamówienia
Zapisz umowę główną, aneksy i zlecenia objęte zakończeniem. Zdecyduj, które zadania trzeba ukończyć, a które przekazać jako otwarte. Przy kilku projektach nie wystarczy zdanie „kończymy współpracę”. Jeśli wcześniej złożono wypowiedzenie, określcie wspólnie, jak obecne porozumienie wpływa na jego skutki.
Oddziel saldo i podatki
Podaj netto, VAT i brutto, jeśli dotyczą transakcji. Ujmij rzeczywiste wpłaty i kwotę pozostałą. Sprawdź dokumenty odbioru, faktury i korekty. Porozumienie nie wystawia faktury i nie zastępuje rozliczenia podatku. Sam podpis nie dowodzi, że wynagrodzenie zostało zapłacone lub wszystkie prace odebrane.
Zaliczki i wydatki rozlicz osobno
Zaliczka na cenę nie jest tym samym co środki powierzone na zakupy. Wpisz otrzymanie, wykorzystanie i saldo każdego rodzaju. Nie dodawaj ponownie kosztu pokrytego już z rozliczonej zaliczki. Jeśli są sporne pozycje, wskaż je konkretnie i pozostaw poza uzgodnionym rozliczeniem zamiast ogólnie przyznawać drugiej stronie rację.
Zaplanuj przekazanie
Wymień pliki, dokumenty, konta, klucze i otwarte sprawy. Określ odbiorcę, termin i sposób potwierdzenia. Zamknięcie dostępów powinno uwzględniać ciągłość działania oraz prawo zachowania wymaganych kopii. Nie polecaj usunięcia wszystkich danych, jeśli część trzeba przechować z prawnej lub dowodowej przyczyny.
Prawa do rezultatów nie przechodzą przypadkiem
Odwołaj się do rzeczywiście obowiązujących postanowień o prawach autorskich, licencjach i poufności. Porozumienie nie dodaje nowego przeniesienia praw lub zakazu konkurencji. Jeśli chcecie je zmienić, wymaga to osobnego świadomego ustalenia i właściwej formy. Sprawdź reprezentację obu firm przed podpisem.
Przykład: zamknięcie projektu z otwartą fakturą
Firma otrzymała rezultat, ale faktura 5000 zł brutto pozostaje niezapłacona. Wpisz termin i rachunek zapłaty oraz dokument potwierdzający odbiór. Nie dodawaj zdania o otrzymaniu wszystkich należności. Sporną poprawkę można wskazać oddzielnie, bez ogólnego zrzeczenia się praw.
