Cos’è la fattura proforma?
La fattura proforma è un documento che anticipa il contenuto di una futura fattura, riproducendone la struttura: dati delle parti, descrizione di beni o servizi, quantità, prezzi, IVA e totale. A differenza della fattura, però, non ha valore fiscale e non produce effetti tributari.
La sua funzione è essenzialmente informativa: comunicare al cliente l’importo che sarà dovuto, senza far sorgere gli obblighi propri della fattura. Per questo non va registrata in contabilità, non consente la detrazione dell’IVA e non costituisce un titolo di pagamento.
Per evitare fraintendimenti, il documento deve riportare chiaramente la dicitura “fattura proforma” (o “proforma”) e l’indicazione che non ha valore fiscale. Un modello di fattura proforma ben impostato include sempre questi elementi.
Consiglio dell’esperto
Indica sempre in modo evidente la dicitura “fattura proforma” e una formula come “documento non valido ai fini fiscali”. È l’accorgimento più importante: senza questa precisazione, il documento rischia di essere scambiato per una fattura vera e propria, con conseguenze sul piano contabile e fiscale.
Quando si emette una fattura proforma?
La fattura proforma si emette in tutte le situazioni in cui è utile comunicare un importo prima della fattura definitiva. Vediamo i casi più frequenti.
1. Prima dell’emissione della fattura definitiva
Il caso più comune è quello in cui si vuole comunicare al cliente l’importo dovuto prima di emettere la fattura vera e propria. La proforma funge da anticipazione, in attesa che si verifichino le condizioni per la fatturazione definitiva.
In questo modo il cliente conosce in anticipo quanto dovrà pagare, mentre l’emittente rinvia l’emissione della fattura, e i relativi obblighi fiscali, al momento opportuno.
2. Per comunicare l’importo da pagare
La proforma è spesso usata per comunicare in modo formale l’importo da pagare, soprattutto quando l’emissione della fattura è collegata all’incasso. È il caso tipico di chi emette la fattura solo dopo aver ricevuto il pagamento.
Il documento consente al cliente di procedere al pagamento avendo davanti tutti i dettagli dell’operazione, senza che ciò faccia già sorgere l’obbligo di versare l’IVA in capo all’emittente.
3. Nelle operazioni con l’estero
La fattura proforma è molto utilizzata nelle operazioni con l’estero, ad esempio per accompagnare la spedizione di beni o per le pratiche doganali. In questi contesti fornisce alle controparti e alle autorità le informazioni sull’operazione prima della fattura definitiva.
Anche in questi casi resta un documento privo di valore fiscale, utile a fini informativi e organizzativi.
4. Nel regime forfettario e per i professionisti
La proforma è comune anche tra i professionisti e tra chi opera in regime forfettario, per comunicare l’importo della prestazione prima di emettere la fattura definitiva, spesso in coincidenza con il pagamento.
Consente così di gestire con ordine il rapporto con il cliente, riservando l’emissione della fattura, con i relativi effetti fiscali, al momento dell’incasso.
Differenza tra fattura proforma e fattura ordinaria
Proforma e fattura ordinaria si somigliano nella forma, ma hanno natura ed effetti profondamente diversi. Vediamo le principali differenze.
1. Il valore non fiscale della proforma
La differenza fondamentale è che la fattura proforma non ha valore fiscale: non va registrata nei libri contabili, non concorre alla determinazione delle imposte e non consente al cliente la detrazione dell’IVA o la deduzione del costo.
La fattura ordinaria, invece, è un documento fiscale obbligatorio, che va numerato, registrato e conservato secondo le regole di legge.
2. L’assenza di obbligo IVA
Nella proforma l’IVA può essere indicata a titolo puramente informativo, ma non diventa esigibile: l’obbligo di versare l’imposta sorge solo con l’emissione della fattura definitiva.
La fattura ordinaria, al contrario, comporta l’esigibilità dell’IVA e i conseguenti obblighi di versamento per chi la emette.
3. Il passaggio alla fattura definitiva
La proforma è per sua natura un documento provvisorio: a essa segue la fattura definitiva, che va emessa quando si verificano i presupposti previsti dalla normativa, tipicamente al momento del pagamento o dell’effettuazione dell’operazione.
È con la fattura definitiva, e non con la proforma, che l’operazione viene certificata ai fini fiscali e transita, dove previsto, attraverso il sistema di fatturazione elettronica.
4. La differenza con il preventivo
La proforma va distinta anche dal preventivo: quest’ultimo propone prezzo e condizioni di una prestazione ancora da concordare, mentre la proforma anticipa una fattura relativa a un’operazione già definita.
In comune hanno il fatto di non essere documenti fiscali: né il preventivo né la proforma comportano, di per sé, obblighi di versamento dell’IVA.
Come si compila la fattura proforma?
Una fattura proforma si compila in modo simile a una fattura, con alcune accortezze specifiche. Ecco i passaggi fondamentali.
1. Indicare i dati di emittente e cliente
In apertura vanno indicati i dati completi dell’emittente (nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA) e del cliente destinatario. Un’intestazione completa identifica con chiarezza le parti dell’operazione.
È utile inserire anche un numero e una data del documento, tenendo presente che la numerazione della proforma è distinta da quella delle fatture fiscali.
2. Descrivere beni o servizi e importi
Il corpo del documento contiene la descrizione dettagliata di beni o servizi, con quantità, prezzi unitari e totale. L’eventuale IVA va riportata a titolo indicativo, così da mostrare l’importo complessivo che sarà dovuto.
Una descrizione chiara e completa consente al cliente di verificare l’operazione e di procedere con il pagamento in modo consapevole.
3. Riportare la dicitura “fattura proforma”
È essenziale indicare in modo evidente la dicitura “fattura proforma”, così che il documento non venga confuso con una fattura fiscale. Questa indicazione è ciò che distingue immediatamente la proforma da una fattura ordinaria.
La chiarezza sulla natura del documento tutela sia l’emittente sia il cliente, evitando errori nella gestione contabile.
4. Indicare che il documento non ha valore fiscale
Oltre alla dicitura, è opportuno inserire una formula che chiarisca che il documento non ha valore fiscale e non costituisce fattura, ad esempio “documento non valido ai fini fiscali”. Ciò rende esplicita la funzione meramente informativa della proforma.
È utile precisare anche che la fattura definitiva sarà emessa al momento del pagamento o secondo quanto previsto dalla normativa.
Consiglio dell’esperto
Tieni la numerazione della fattura proforma separata da quella delle fatture fiscali: la proforma non entra nel registro delle fatture emesse e non deve alterare la progressione numerica dei tuoi documenti fiscali. Usare una serie dedicata (ad esempio “Proforma n. …”) aiuta a mantenere ordine ed evita confusione in contabilità.
Cosa deve contenere la fattura proforma?
Una proforma completa consente al cliente di conoscere l’operazione e di procedere al pagamento. Di seguito gli elementi imprescindibili.
- Dati delle parti: dati dell’emittente (con partita IVA) e del cliente destinatario del documento.
- Numero e data del documento: numero identificativo della proforma, con numerazione distinta dalle fatture fiscali, e data di emissione.
- Descrizione e importo delle voci: descrizione dettagliata di beni o servizi, quantità, prezzi unitari e totale.
- Indicazione dell’IVA: eventuale indicazione dell’IVA a titolo informativo, con l’importo complessivo che sarà dovuto.
- Dicitura di non valenza fiscale: dicitura “fattura proforma” e indicazione che il documento non ha valore fiscale.
- Modalità e termini di pagamento: indicazione delle modalità di pagamento e del momento in cui sarà emessa la fattura definitiva.
Consiglio dell’esperto
Ricorda che il cliente non è obbligato a pagare sulla base della sola proforma: l’obbligo di pagamento nasce dal contratto o dall’accordo tra le parti, mentre la proforma serve a comunicare l’importo. Se il pagamento è collegato all’emissione della fattura, chiariscilo nel documento per gestire correttamente tempi e adempimenti.
Conclusioni
La fattura proforma è un documento che riproduce la forma di una fattura ma senza valore fiscale: comunica al cliente l’importo dovuto in attesa della fattura definitiva, senza far sorgere gli obblighi propri di quest’ultima. Non va registrata, non rende esigibile l’IVA e non è un titolo di pagamento.
Va tenuta distinta sia dalla fattura ordinaria, che è invece un documento fiscale obbligatorio, sia dal preventivo, che propone le condizioni di una prestazione ancora da concordare. La fattura definitiva va emessa quando si verificano i presupposti di legge, tipicamente al momento del pagamento.
Compilare la proforma con dati completi, indicare l’IVA a titolo informativo e riportare con chiarezza la dicitura di non valenza fiscale è il modo migliore per usarla correttamente ed evitare confusioni con la fattura.
