Che cos'è una richiesta di lavoro in smart working al datore di lavoro?
La richiesta di lavoro in smart working è una comunicazione formale con cui il lavoratore dipendente chiede al proprio datore di lavoro la possibilità di svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile, ovvero senza vincoli di luogo e con flessibilità oraria, utilizzando strumenti tecnologici.
Lo smart working (o lavoro agile) non è un diritto automatico del lavoratore, ma deriva da un accordo individuale tra le parti. La richiesta rappresenta quindi il primo passo formale per avviare una negoziazione con l'azienda. Il datore di lavoro non è obbligato ad accoglierla, ma deve valutarla e, in alcuni casi specifici previsti dalla legge, deve riconoscere una priorità a determinate categorie di lavoratori.
La domanda deve essere chiara, motivata e dimostrare che lo smart working non solo è compatibile con le mansioni svolte, ma può anche portare benefici in termini di produttività e benessere organizzativo.
Consiglio dell’esperto:
Prima di presentare la richiesta, verifica se la tua azienda dispone già di un regolamento interno sullo smart working o un accordo sindacale che disciplina le modalità di accesso. Questo ti permetterà di formulare una domanda coerente con le policy aziendali.
Quando è necessario presentare la richiesta di lavoro in smart working?
La richiesta di smart working può essere presentata in diverse situazioni, sia per esigenze personali che professionali.
1. Conciliazione vita-lavoro
La motivazione più frequente per richiedere lo smart working è la necessità di bilanciare meglio impegni lavorativi e vita privata. Genitori con figli piccoli, caregiver che assistono familiari anziani o non autosufficienti, lavoratori con lunghi tempi di spostamento casa-lavoro trovano nel lavoro agile una soluzione per gestire più efficacemente le proprie responsabilità.
La legge riconosce una priorità nell'accesso allo smart working a determinate categorie, tra cui i lavoratori con figli fino a 12 anni e i caregiver familiari (art. 18, comma 3-bis, L. 81/2017). Pur non essendo un obbligo per il datore, la priorità rafforza la posizione del lavoratore nella negoziazione.
2. Condizioni di salute o disabilità
I lavoratori con disabilità o condizioni di salute che rendono difficoltosa la presenza quotidiana in sede possono beneficiare particolarmente dello smart working. La legge prevede una priorità per i lavoratori con disabilità grave (L. 104/1992) e per chi è in condizioni di particolare fragilità.
In questi casi, la richiesta può essere supportata da documentazione medica che attesti l'opportunità del lavoro da remoto. L'azienda deve valutare la richiesta nell'ottica degli accomodamenti ragionevoli previsti dalla normativa antidiscriminazione.
3. Aumento della produttività
Molti lavoratori sperimentano una maggiore concentrazione e produttività lavorando da casa, lontano dalle interruzioni tipiche dell'ufficio. Se le tue mansioni sono compatibili con il lavoro autonomo e puoi dimostrare risultati migliori in remoto, questo può essere un argomento convincente per supportare la tua richiesta.
Evidenzia nella richiesta i benefici concreti: riduzione dei tempi di commuting (che possono essere reinvestiti in lavoro), maggiore flessibilità nella gestione delle attività, minori assenze per imprevisti domestici.
4. Distanza dalla sede di lavoro
Se vivi lontano dalla sede aziendale e trascorri molte ore in spostamenti, lo smart working può migliorare significativamente la qualità della tua vita lavorativa. Questo è particolarmente rilevante per i lavoratori pendolari o per chi ha trasferito la residenza in un'altra città.
Consiglio dell'esperto:
Proponi una sperimentazione iniziale (es. 3 mesi) per permettere al datore di valutare concretamente i risultati dello smart working. Questo approccio riduce le resistenze e dimostra la tua disponibilità al confronto.
Come redigere una richiesta di lavoro in smart working?
Una richiesta ben strutturata aumenta le possibilità di ottenere una risposta positiva. Ecco come procedere.
1. Intestazione e destinatario
Indirizza la richiesta al responsabile delle risorse umane o al tuo diretto superiore, secondo le prassi aziendali. Indica chiaramente i tuoi dati identificativi: nome, cognome, reparto, qualifica e matricola aziendale. Specifica l'oggetto della comunicazione in modo chiaro (ad es. ‘Richiesta di attivazione smart working’).
2. Esposizione delle motivazioni
Illustra le ragioni per cui richiedi lo smart working. Sii chiaro ma sintetico: indica se si tratta di esigenze familiari, di salute, di distanza o di produttività. Se rientri in una categoria con priorità di accesso (figli sotto i 12 anni, disabilità, caregiver), menzionalo espressamente.
Evita toni lamentosi o rivendicativi: presenta la richiesta come una proposta vantaggiosa per entrambe le parti, non come una pretesa.
3. Proposta operativa
Indica concretamente come vorresti organizzare lo smart working: quanti giorni a settimana, quali giorni preferiresti lavorare da remoto, come garantiresti la reperibilità e il coordinamento con i colleghi. Più la proposta è dettagliata e realistica, più sarà convincente.
Dimostra di aver riflettuto sugli aspetti pratici: disponibilità degli strumenti tecnologici, connessione internet adeguata, spazio di lavoro idoneo.
4. Disponibilità al confronto
Concludi manifestando la tua disponibilità a discutere la proposta e ad accogliere eventuali modifiche. Sottolinea la tua flessibilità e il desiderio di trovare una soluzione che soddisfi le esigenze aziendali.
Consiglio dell'esperto:
Allega alla richiesta un documento che riassuma le tue attività principali e come intendi gestirle in smart working. Questo dimostra preparazione e serietà, facilitando la valutazione da parte dell'azienda.
Cosa deve contenere una richiesta di lavoro in smart working?
Una richiesta completa ed efficace deve includere i seguenti elementi.
- Dati del lavoratore: nome, cognome, qualifica, reparto, matricola aziendale.
- Destinatario: responsabile HR, diretto superiore o ufficio competente secondo le prassi aziendali.
- Oggetto chiaro: indicazione sintetica dello scopo della comunicazione.
- Motivazioni: ragioni personali, familiari, di salute o professionali che giustificano la richiesta.
- Eventuali priorità di legge: riferimento a condizioni che danno diritto a priorità (figli sotto 12 anni, disabilità, caregiver).
- Proposta operativa: giorni, orari, modalità di coordinamento e reperibilità proposte.
- Strumenti disponibili: conferma della disponibilità di postazione, connessione e attrezzature adeguate.
- Disponibilità al confronto: apertura a discutere e modificare la proposta.
- Data e firma: elementi formali di chiusura del documento.
Consigli pratici per scrivere una richiesta di smart working efficace
- Informati sulla policy aziendale: prima di presentare la richiesta, verifica se la tua azienda dispone già di policy, accordi sindacali o regolamenti interni sullo smart working. Questo ti permetterà di formulare una domanda coerente con le regole esistenti e aumenterà le probabilità di accoglimento.
- Scegli il momento giusto: il timing è importante: evita di presentare la richiesta durante periodi di particolare stress aziendale o subito dopo un feedback negativo. Un buon momento è dopo il raggiungimento di un obiettivo o durante un periodo di stabilità operativa.
- Anticipa le obiezioni: mettiti nei panni del datore di lavoro e anticipa le possibili preoccupazioni: coordinamento con i colleghi, reperibilità, controllo delle performance. Nella richiesta, proponi soluzioni concrete per ciascun aspetto critico.
- Proponi obiettivi misurabili: offri la possibilità di valutare i risultati dello smart working attraverso indicatori concreti: rispetto delle scadenze, qualità dei deliverable, disponibilità alle call. Tale azione rassicurerà l’azienda sulla tua produttività e professionalità.
Consiglio dell’esperto:
Se possibile, parla informalmente con il tuo responsabile prima di presentare la richiesta scritta. Un confronto preliminare ti permetterà di capire l’orientamento dell'azienda e di calibrare al meglio la tua proposta.
Conclusioni
La richiesta di lavoro in smart working al datore di lavoro è il primo passo per attivare una modalità lavorativa flessibile e moderna. Una domanda ben strutturata, motivata e realistica aumenta significativamente le possibilità di ottenere una risposta positiva e di avviare un accordo soddisfacente per entrambe le parti.
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