Was ist ein Cateringvertrag
Ein Cateringvertrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber und einem Catering-Unternehmen über die Lieferung von Speisen und Getränken sowie damit verbundene Dienstleistungen. Rechtlich handelt es sich in der Regel um einen gemischten Vertrag mit Elementen aus Kauf-, Werk- und Dienstvertrag.
Die genaue rechtliche Einordnung hängt vom Schwerpunkt der vereinbarten Leistungen ab. Steht die Lieferung von Speisen im Vordergrund, überwiegen kaufrechtliche Elemente. Geht es vorrangig um die Zubereitung nach individuellen Wünschen, liegt eher ein Werkvertrag vor. Umfasst der Cateringvertrag auch Service-Personal, kommen dienstvertragliche Aspekte hinzu.
Die rechtlichen Grundlagen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch, insbesondere in den Vorschriften zum Kaufvertrag (Paragraf 433 ff. BGB), Werkvertrag (Paragraf 631 ff. BGB) und Dienstvertrag (Paragraf 611 ff. BGB). Weitere Informationen bietet www.gesetze-im-internet.de.
Wann braucht man einen Cateringvertrag
Ein schriftlicher Cateringvertrag ist immer dann empfehlenswert, wenn du professionelle Catering-Leistungen in Anspruch nehmen willst. Er schafft Klarheit über Leistungsumfang, Preise und Verantwortlichkeiten und schützt beide Vertragsparteien.
1. Hochzeiten und private Feiern
Hochzeiten, runde Geburtstage und andere große Feiern sind ein klassischer Anlass für einen Cateringvertrag. Bei diesen Events werden oft hohe Summen investiert, und die Erwartungen sind entsprechend hoch. Ein detaillierter Vertrag stellt sicher, dass Menü, Personenzahl, Zeitplan und besondere Wünsche verbindlich festgehalten sind.
Besonders wichtig bei privaten Feiern: Kläre im Cateringvertrag, wer für die Bereitstellung von Tischen, Stühlen, Geschirr und Dekoration verantwortlich ist. Auch der Umgang mit Resten und die Endreinigung sollten geregelt sein.
Expertentipp:
Bei Hochzeiten solltest du im Vertrag auch einen Plan B für schlechtes Wetter festhalten, falls die Feier im Freien geplant ist. Kläre, ob und zu welchen Bedingungen der Caterer flexibel auf Standortwechsel reagieren kann.
2. Firmenveranstaltungen und Events
Konferenzen, Seminare, Produktpräsentationen oder Firmenfeiern erfordern oft professionelles Catering. Hier spielen neben dem kulinarischen Angebot auch Aspekte wie Corporate Design, Branding und ein reibungsloser Ablauf eine wichtige Rolle. Der Cateringvertrag sollte alle geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen.
Bei Firmenveranstaltungen sind oft strengere Hygienevorschriften und Sicherheitsanforderungen zu beachten. Zudem sollte der Vertrag Regelungen zur Vertraulichkeit enthalten, falls bei der Veranstaltung sensible Geschäftsinformationen ausgetauscht werden.
3. Regelmäßige Betriebsverpflegung
Unternehmen, die keine eigene Kantine betreiben, beauftragen oft Catering-Unternehmen mit der täglichen Mitarbeiterverpflegung. Für diese regelmäßige Zusammenarbeit ist ein Rahmenvertrag mit klaren Regelungen zu Lieferzeiten, Mengenabnahmen, Preisanpassungen und Kündigungsfristen besonders wichtig.
Bei langfristigen Verträgen solltest du auch Regelungen zur Qualitätskontrolle und zu regelmäßigen Feedbackgesprächen aufnehmen. So kannst du die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellen und das Angebot bei Bedarf anpassen.
4. Messen und Großveranstaltungen
Bei Messen, Festivals oder anderen Großveranstaltungen gelten besondere Anforderungen. Hier müssen oft große Mengen in kurzer Zeit serviert werden, und die logistischen Herausforderungen sind erheblich. Ein kostenloses Catering-Vertragsmuster sollte für diese Fälle entsprechend angepasst werden.
Wie erstellt man einen Cateringvertrag
Die Erstellung eines rechtssicheren Cateringvertrags erfordert sorgfältige Planung und klare Kommunikation zwischen den Vertragsparteien. Mit unserem Catering-Vertragsmuster und den folgenden Schritten gelingt dir ein professioneller Vertrag.
1. Leistungsumfang definieren
Beschreibe den Leistungsumfang so detailliert wie möglich. Welche Speisen und Getränke werden geliefert? Wie viele Gänge umfasst das Menü? Welche Alternativen für Vegetarier, Veganer oder Allergiker sind vorgesehen? Ist Servicepersonal inbegriffen? Je genauer die Beschreibung, desto weniger Raum für Missverständnisse.
Liste alle vereinbarten Leistungen einzeln auf: Speisen, Getränke, Equipment wie Geschirr und Besteck, Dekoration, Servicepersonal, Auf- und Abbau sowie Endreinigung. Kläre auch, was nicht im Leistungsumfang enthalten ist.
Expertentipp:
Vereinbare ein Probeessen vor der Veranstaltung. So kannst du die Qualität der Speisen vorab beurteilen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Halte das Ergebnis des Probeessens im Vertrag fest.
2. Preise und Zahlungsmodalitäten festlegen
Lege alle Preise verbindlich fest: Preis pro Person, Pauschalen, Zusatzkosten für Sonderwünsche. Kläre, ob die Preise Netto- oder Bruttopreise sind und welcher Mehrwertsteuersatz gilt. Vereinbare auch, wie mit Preisanpassungen bei Änderungen der Gästezahl umgegangen wird.
Die Zahlungsmodalitäten sollten ebenfalls klar geregelt sein: Höhe der Anzahlung, Fälligkeitstermine, Zahlungsarten und das Zahlungsziel der Schlussrechnung. Üblich sind Anzahlungen von 30 bis 50 Prozent bei Vertragsabschluss und Restzahlung kurz vor oder nach der Veranstaltung.
3. Stornierungsbedingungen vereinbaren
Stornierungsbedingungen sind ein wichtiger Bestandteil jedes Cateringvertrags. Lege hier fest, bis wann eine kostenfreie Stornierung möglich ist und welche Stornogebühren bei späterer Absage anfallen. Gestaffelte Stornierungskosten sind üblich: Je kurzfristiger die Absage, desto höher die Kosten.
Regle auch, was bei höherer Gewalt geschieht. Kann die Veranstaltung etwa wegen einer Pandemie nicht stattfinden, sollten beide Seiten angemessen geschützt sein. Vereinbare auch Regelungen für Terminverschiebungen als Alternative zur Stornierung.
Welche Inhalte gehören in einen Cateringvertrag
Ein vollständiger Cateringvertrag sollte alle wesentlichen Punkte abdecken, um Rechtssicherheit für beide Parteien zu gewährleisten.
- Datum, Ort und Uhrzeit der Veranstaltung: Halte das genaue Datum, den Veranstaltungsort mit vollständiger Adresse sowie Beginn und Ende der Veranstaltung fest. Bei mehrtägigen Events notiere alle relevanten Termine. Kläre auch, ab wann der Caterer Zugang zum Veranstaltungsort für Aufbau und Vorbereitung hat.
- Menüauswahl und Getränke: Liste alle Speisen und Getränke detailliert auf. Bei einem mehrgängigen Menü beschreibe jeden Gang einzeln. Notiere Alternativen für besondere Ernährungsbedürfnisse. Bei Getränken kläre, ob eine Pauschale gilt oder nach Verbrauch abgerechnet wird.
- Personal und Equipment: Beschreibe genau, welches Personal der Caterer stellt: Köche, Servicekräfte, Barkeeper. Lege fest, welches Equipment geliefert wird: Geschirr, Besteck, Gläser, Tischwäsche, Warmhaltegeräte, Kühlschränke. Kläre, wer für Beschädigungen haftet.
Expertentipp:
Vereinbare eine Mindest- und Höchstzahl an Servicekräften im Verhältnis zur Gästezahl. Als Faustregel gilt: Eine Servicekraft pro 15 bis 20 Gäste bei einem Buffet, bei Tischservice eine pro 10 bis 12 Gäste.
Praktische Tipps für den Cateringvertrag
Mit den folgenden Tipps stellst du sicher, dass dein Cateringvertrag alle wichtigen Aspekte abdeckt und deine Veranstaltung zum Erfolg wird.
- Allergien und Unverträglichkeiten klären: Erfrage bei deinen Gästen im Vorfeld Allergien und Unverträglichkeiten und teile diese dem Caterer schriftlich mit. Der Caterer sollte bestätigen, dass er diese Information erhalten hat und entsprechende Vorkehrungen trifft. Halte im Vertrag fest, wer für die korrekte Kennzeichnung verantwortlich ist.
- Stornierungsfristen beachten: Achte auf realistische Stornierungsfristen. Je näher der Termin rückt, desto mehr Kosten sind beim Caterer bereits entstanden. Übliche Staffelungen sind: kostenfreie Stornierung bis acht Wochen vorher, dann steigende Prozentsätze bis zur vollen Zahlung, bei Absage wenige Tage vor dem Event.
- Haftungsfragen regeln: Kläre die Haftung für verschiedene Schadensfälle: Wer haftet bei Beschädigung von Mietmobiliar? Wer trägt die Verantwortung bei Lebensmittelvergiftungen? Verlange einen Nachweis über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung des Caterers.
Expertentipp:
Fordere vom Caterer eine Kopie seiner Betriebshaftpflichtversicherung an und prüfe, ob die Deckungssumme für Ihre Veranstaltung ausreichend ist. Bei Großveranstaltungen sollte die Deckung mindestens fünf Millionen Euro für Personenschaden betragen.
Wichtige Erkenntnisse
Ein gut ausgearbeiteter Cateringvertrag ist die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung. Mit einem kostenlosen Catering-Vertragsmuster und klaren Vereinbarungen zu Leistungsumfang, Preisen, Stornierung und Haftung schützt du dich vor unangenehmen Überraschungen. Nutze unser Catering-Vertragsmuster, um alle wichtigen Punkte abzudecken. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: eine gelungene Feier mit zufriedenen Gästen.
