Vorlage und Beispiel eines Hausmeistervertrags

Was ist ein Hausmeistervertrag?

Ein Hausmeistervertrag ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen einem Auftraggeber (Hauseigentümer, Wohnungseigentümergemeinschaft oder Hausverwaltung) und einem Hausmeister, die alle Rechte und Pflichten der Zusammenarbeit regelt. Der Vertrag definiert die zu erbringenden Hausmeisteraufgaben, die Vergütung, Arbeitszeiten und weitere Rahmenbedingungen.

Je nach Vertragsgestaltung kann der Hausmeister als Angestellter im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder als selbstständiger Dienstleister auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrags tätig sein. Die Unterscheidung ist rechtlich bedeutsam, da sie Auswirkungen auf Sozialversicherungspflichten, Kündigungsschutz und steuerliche Behandlung hat.

Die rechtliche Grundlage bilden je nach Vertragsart das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere die §§ 611 ff. für Dienstverträge und §§ 631 ff. für Werkverträge, sowie arbeitsrechtliche Vorschriften bei Anstellungsverhältnissen. Unsere PDF-Vorlage kann dir dabei helfen, alle Hausmeisteraufgaben  detailliert zu dokumentieren.

Wann braucht man einen Hausmeistervertrag?

Ein schriftlicher Hausmeistervertrag ist in verschiedenen Situationen unverzichtbar, um Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Vergütung zu schaffen:

1. Mehrfamilienhäuser und Wohnanlagen

In Mehrfamilienhäusern mit mehreren Mietparteien fallen regelmäßig Reinigungs-, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an. Ein Hausmeistervertrag regelt, wer für welche Aufgaben zuständig ist – von der Treppenhausreinigung über den Winterdienst bis zur Grünpflege. Ohne klare Vereinbarung entstehen häufig Konflikte über Zuständigkeiten und Qualitätsstandards.

Expertentipp:

Ergänze deinen Vertrag um  eine detaillierte Liste aller Hausmeisteraufgaben. So können alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen, welche Tätigkeiten zum Leistungsumfang gehören.

2. Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)

Wohnungseigentümergemeinschaften benötigen häufig professionelle Hausmeisterdienste für das Gemeinschaftseigentum. Der Vertrag wird in der Regel von der Hausverwaltung im Namen der WEG abgeschlossen und sollte klar festlegen, welche Bereiche betreut und wie die Kosten auf die Eigentümer umgelegt werden.

3. Gewerbeimmobilien und Bürogebäude

In Gewerbeimmobilien sind die Anforderungen an Hausmeisterdienste oft komplexer. Neben klassischen Aufgaben eines Hausmeisters können technische Wartungen, Sicherheitskontrollen oder die Betreuung von Haustechnik hinzukommen. Ein präziser Vertrag definiert die Schnittstellen zwischen Hausmeister und spezialisierten Fachfirmen.

4. Kommunale und öffentliche Einrichtungen

Schulen, Kindergärten, Verwaltungsgebäude und andere öffentliche Einrichtungen benötigen zuverlässige Hausmeisterdienste. Hier gelten oft besondere Anforderungen an Sicherheit, Hygiene und Verfügbarkeit. Der Vertrag sollte diese speziellen Bedürfnisse berücksichtigen.

5. Ferienwohnungen und Zweitwohnsitze

Eigentümer von Ferienwohnungen oder Zweitwohnsitzen beauftragen häufig lokale Hausmeister mit der Objektbetreuung während ihrer Abwesenheit. Der Vertrag sollte regelmäßige Kontrollgänge, Notfallmaßnahmen und die Kommunikation mit dem Eigentümer regeln.

Wie erstellt man einen Hausmeistervertrag?

Die Erstellung eines rechtssicheren Hausmeistervertrags erfordert sorgfältige Planung. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Vertragsart festlegen

Entscheide zunächst, ob der Hausmeister als Angestellter oder als selbstständiger Dienstleister tätig sein soll. Bei einem Anstellungsverhältnis gelten arbeitsrechtliche Vorschriften wie Kündigungsschutz und Urlaubsanspruch. Bei einem Dienstvertrag mit einem selbstständigen Hausmeister liegt mehr Flexibilität vor, aber es besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit.

2. Vertragsparteien identifizieren

Dokumentiere die vollständigen Daten beider Vertragsparteien: Name, Anschrift, bei Unternehmen zusätzlich Rechtsform und Handelsregisternummer. Bei WEGs ist der Vertragspartner die Eigentümergemeinschaft, vertreten durch die Hausverwaltung.

3. Leistungskatalog erstellen

Erstelle einen detaillierten Katalog aller Aufgaben des Hausmeisters. Unterscheide zwischen regelmäßigen Tätigkeiten (Reinigung, Grünpflege) und anlassbezogenen Leistungen (Reparaturen, Winterdienst). Unsere PDF-Anlage Hausmeisteraufgaben hilft dir dabei.

Expertentipp:

Gliedere die Aufgaben des Hausmeisters nach Häufigkeit: täglich, wöchentlich, monatlich, saisonal. So vermeidest du Missverständnisse über den erwarteten Arbeitsumfang.

4. Vergütung festlegen

Definiere die Vergütungsstruktur klar: Monatspauschale, Stundenlohn oder eine Kombination. Regele auch Zuschläge für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit sowie die Erstattung von Materialkosten. Bei selbstständigen Hausmeistern sollte die Umsatzsteuerregelung geklärt werden.

5. Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Lege fest, wann der Hausmeister anwesend oder erreichbar sein muss. Definiere Kernarbeitszeiten, Bereitschaftsdienste und Regelungen für Notfälle. Bei Angestellten sind die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten.

6. Vertragsdauer und Kündigung

Bestimme, ob der Vertrag befristet oder unbefristet geschlossen wird. Regele Kündigungsfristen für ordentliche und außerordentliche Kündigungen. Bei Anstellungsverhältnissen gelten die gesetzlichen Mindestkündigungsfristen.

7. Haftung und Versicherung

Kläre die Haftungsfragen: Wer haftet bei Schäden durch fehlerhafte Arbeit? Welche Versicherungen müssen vorliegen (Betriebshaftpflicht, Unfallversicherung)? Selbstständige Hausmeister sollten eine eigene Berufshaftpflichtversicherung nachweisen.

Was sollte ein Hausmeistervertrag enthalten?

Ein vollständiger Hausmeistervertrag umfasst folgende wesentliche Bestandteile:

• Präambel und Vertragsgegenstand: Die Einleitung beschreibt den Hintergrund der Zusammenarbeit, das zu betreuende Objekt und die grundsätzliche Zielsetzung. Der Vertragsgegenstand definiert die Art der Tätigkeit (Dienstvertrag, Werkvertrag oder Arbeitsvertrag).
• Detaillierter Leistungskatalog: Das Herzstück des Vertrags ist die präzise Auflistung aller Aufgaben des Hausmeisters: Reinigungsarbeiten (Treppenhaus, Eingangsbereiche, Müllräume), Grünpflege (Rasenmähen, Hecken schneiden, Laub entfernen), Winterdienst (Schneeräumen, Streuen), technische Wartung (Heizung, Aufzug, Beleuchtung), Kleinreparaturen, Kontrollgänge und Objektüberwachung.
• Vergütungsregelungen: Die Vergütungsklausel regelt die Höhe der monatlichen Vergütung oder den Stundensatz, die Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten, Zuschläge und Sondervergütungen, Erstattung von Material- und Fahrtkosten, Regelungen bei Preisanpassungen.
• Arbeitszeiten und Verfügbarkeit: Dieser Abschnitt definiert regelmäßige Anwesenheitszeiten, Erreichbarkeit außerhalb der Kernzeiten, Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft, Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Regelungen für Feiertage.
• Arbeitsmittel und Ausstattung: Kläre, wer welche Arbeitsmittel bereitstellt: Werkzeuge und Geräte, Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterialien, Dienstkleidung und Schutzausrüstung, Dienstwohnung oder Aufenthaltsraum, Fahrzeug für Transportaufgaben.
• Haftung und Versicherung: Die Haftungsklausel regelt Haftungsumfang bei Schäden, erforderliche Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Unfallversicherung), Freistellung von Ansprüchen Dritter, Schlüsselverantwortung und -verlust.
• Vertragsdauer und Kündigung: Hier werden festgelegt: Beginn und ggf. Ende der Vertragslaufzeit, ordentliche Kündigungsfristen, Gründe für außerordentliche Kündigung, Übergabemodalitäten bei Vertragsende.
• Datenschutz und Verschwiegenheit: Der Hausmeister hat oft Zugang zu sensiblen Bereichen und Informationen. Die Verschwiegenheitsklausel verpflichtet zur Wahrung von Betriebs- und Privatgeheimnissen sowie zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Expertentipp:

Vereinbare eine jährliche Indexanpassung der Vergütung, um Inflationseffekte auszugleichen. Der Verbraucherpreisindex ist ein bewährter Maßstab.

Praktische Tipps für den Hausmeistervertrag

Mit diesen bewährten Tipps erstellst du einen praxistauglichen Hausmeistervertrag:

• Scheinselbstständigkeit vermeiden: Wenn du einen selbstständigen Hausmeister beauftragst, achte auf die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit. Der Hausmeister sollte nicht weisungsgebunden arbeiten, eigene Arbeitsmittel nutzen und für mehrere Auftraggeber tätig sein können. Bei Zweifeln kann eine Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung Klarheit schaffen.
• Leistungskatalog regelmäßig überprüfen: Die Anforderungen an Hausmeisterdienste können sich ändern. Vereinbare regelmäßige Überprüfungen des Leistungskatalogs und passe das PDF „Hausmeisteraufgaben” bei Bedarf an. So bleibt der Vertrag aktuell und praxisgerecht.
• Qualitätsstandards definieren: Lege fest, welche Qualitätsstandards für die einzelnen Tätigkeiten gelten. Wie sauber muss das Treppenhaus sein? Bis wann muss im Winter geräumt werden? Klare Standards erleichtern die Qualitätskontrolle.
• Vertretungsregelung treffen: Kläre, wer die Aufgaben des Hausmeisters bei Urlaub oder Krankheit übernimmt. Eine zuverlässige Vertretungsregelung stellt sicher, dass die Objektbetreuung auch bei Abwesenheit des Hausmeisters gewährleistet ist.
• Kommunikationswege festlegen: Definiere, wie die Kommunikation zwischen Hausmeister, Hausverwaltung und Bewohnern ablaufen soll. Wer ist Ansprechpartner für welche Anliegen? Wie werden Mängel gemeldet? Klare Kommunikationswege vermeiden Reibungsverluste.

Expertentipp:

Führe ein Hausmeister-Tagebuch ein, in dem alle erledigten Aufgaben dokumentiert werden. Das schafft Transparenz und dient als Nachweis bei Streitigkeiten.

Wichtige Erkenntnisse

Der Hausmeistervertrag ist das rechtliche Fundament für eine professionelle Objektbetreuung. Er schützt sowohl Auftraggeber als auch Hausmeister vor Missverständnissen und rechtlichen Risiken.

Mit unserer kostenlosen Vorlage erstellst du einen rechtssicheren Hausmeistervertrag und sicherst deine Objektbetreuung professionell ab.