Vorlage und Beispiel für eine Untervollmacht

Was ist eine Untervollmacht

Eine Untervollmacht ist eine von einem Bevollmächtigten erteilte Vollmacht an eine dritte Person. Der Unterbevollmächtigte handelt dabei nicht im Namen des ursprünglichen Vollmachtgebers, sondern im Namen des Hauptbevollmächtigten.

Rechtsgrundlage ist § 167 BGB, der die Erteilung von Vollmachten regelt. Damit eine Untervollmacht wirksam ist, muss der Hauptvollmachtgeber sie ausdrücklich gestatten. Ohne diese Erlaubnis ist die Untervollmacht nicht gültig.

In der Praxis wird sie häufig in Unternehmen, Kanzleien oder bei Immobiliengeschäften eingesetzt, um Handlungsfähigkeit zu sichern, wenn der Hauptbevollmächtigte verhindert ist.

Expertentipp:

Verwechsle die Untervollmacht nicht mit der Weitergabe der Hauptvollmacht. Der Unterbevollmächtigte handelt ausschließlich im Namen des Hauptbevollmächtigten, nicht im Namen des ursprünglichen Vollmachtgebers. In der Praxis ist dieser Unterschied entscheidend, um Haftungsfragen korrekt einzuordnen und Rechtsgeschäfte wirksam abzuwickeln.

Wann braucht man eine Untervollmacht

Eine Untervollmacht wird immer dann benötigt, wenn ein Bevollmächtigter Aufgaben an eine andere Person delegieren muss.

1. Geschäftsvertretung bei Abwesenheit

Wenn der Hauptbevollmächtigte längere Zeit nicht erreichbar ist – etwa aufgrund einer Geschäftsreise, Krankheit oder eines Auslandsaufenthalts –, kann die Erteilung einer Untervollmacht entscheidend sein, um Handlungsfähigkeit zu sichern. Der Unterbevollmächtigte darf in diesem Fall nur die Aufgaben übernehmen, die ausdrücklich im Rahmen der Hauptvollmacht erlaubt sind. Dabei ist wichtig, dass die Vertretungsbefugnisse präzise festgelegt werden, um Missbrauch zu vermeiden.

In der Praxis kann das bedeuten, dass ein Manager einem stellvertretenden Mitarbeiter erlaubt, Verträge zu unterzeichnen, Zahlungsgenehmigungen zu erteilen oder interne Genehmigungen vorzunehmen. Diese Form der Delegation verhindert Stillstand und gewährleistet, dass laufende Geschäfte rechtlich wirksam fortgeführt werden.

Ein weiterer Vorteil liegt im Risikomanagement: Eine klar geregelte Untervollmacht reduziert das Haftungsrisiko des Hauptbevollmächtigten, da Handlungsrahmen und Verantwortlichkeiten eindeutig dokumentiert sind.

2. Immobilien und Finanzen

In der Immobilien- und Finanzbranche spielt die Untervollmacht eine zentrale Rolle, um Routinevorgänge effizient zu gestalten. Hausverwalter, Makler oder Bankbevollmächtigte setzen Untervollmachten ein, damit Mitarbeiter oder Vertreter alltägliche Aufgaben erledigen können – etwa Mietverträge abschließen, Wartungsarbeiten beauftragen oder Kontobewegungen freigeben. 

Ein Beispiel: Ein Verwalter, der mehrere Objekte betreut, kann einem Angestellten eine Untervollmacht erteilen, um Mietanpassungen zu kommunizieren oder Nebenkostenabrechnungen zu prüfen. Dadurch bleibt der Verwaltungsprozess agil, ohne dass jedes Detail vom Hauptbevollmächtigten selbst freigegeben werden muss.

Rechtlich gesehen ist hier besondere Vorsicht geboten: Der Unterbevollmächtigte darf nur im Rahmen der Hauptvollmacht agieren, und finanzielle Transaktionen sollten stets schriftlich dokumentiert werden. Eine zu weitreichende Untervollmacht kann den Hauptbevollmächtigten haftbar machen, wenn sie über den rechtlich zulässigen Rahmen hinausgeht (§§ 164 ff. BGB).

Expertentipp:

Verwende bei finanziellen Untervollmachten immer eindeutige Betragsgrenzen und Zweckbeschreibungen. So lässt sich nachweisen, dass der Unterbevollmächtigte im erlaubten Rahmen gehandelt hat. Banken und Notare verlangen meist eine schriftliche Fassung mit Originalunterschrift, um die Vertretungsbefugnis eindeutig zu prüfen.

3. Unternehmen und Kanzleien

In Unternehmen, Kanzleien oder öffentlichen Institutionen dient die Untervollmacht dazu, komplexe Organisationsstrukturen handlungsfähig zu halten. Führungskräfte, Anwälte oder Geschäftsführer können bestimmte Befugnisse delegieren, etwa für das Unterzeichnen von Verträgen, das Einreichen von Schriftsätzen oder das Treffen operativer Entscheidungen.

In Kanzleien wird die Untervollmacht häufig genutzt, um Fristen zu wahren oder Gerichtstermine wahrzunehmen, wenn der Hauptbevollmächtigte verhindert ist. Sie ermöglicht es einem Partner, einem Kollegen oder Mitarbeiter vorübergehend rechtliche Vertretung zu übertragen, ohne die gesamte Vollmacht neu ausstellen zu müssen.

In Unternehmen kann die Untervollmacht Teil des internen Compliance-Systems sein. Durch klare Regelungen und Dokumentation der Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass Handlungen nachvollziehbar bleiben und der Hauptbevollmächtigte jederzeit die Kontrolle behält. Das reduziert sowohl rechtliche als auch operative Risiken und fördert die Effizienz innerhalb komplexer Strukturen.

Wie erstellt man eine Untervollmacht

Die Erstellung sollte immer schriftlich erfolgen, auch wenn das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt. Eine schriftliche Fassung bietet Beweissicherheit und Transparenz.

1. Hauptvollmacht prüfen

Bevor du eine Untervollmacht ausstellst, musst du sicherstellen, dass die Hauptvollmacht die Erteilung einer Untervollmacht ausdrücklich erlaubt. Diese Ermächtigung ergibt sich entweder aus einer klaren Formulierung in der Hauptvollmacht oder aus dem erkennbaren Willen des Vollmachtgebers (§ 167 BGB).

Fehlt eine solche Erlaubnis, ist jede Untervollmacht automatisch unwirksam – selbst, wenn sie schriftlich vorliegt.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Vollmacht nur zur persönlichen Vertretung berechtigt. Eine Untervollmacht darf in diesem Fall nicht erteilt werden. Es empfiehlt sich daher, die ursprüngliche Vollmacht sorgfältig zu prüfen und gegebenenfalls eine Bestätigung des Vollmachtgebers einzuholen.

2. Parteien und Umfang definieren

Eine wirksame Untervollmacht muss die Beteiligten klar benennen und den Umfang der übertragenen Rechte detailliert festlegen. Dazu gehören vollständige Angaben zu Name, Anschrift und gegebenenfalls Funktion oder Stellung im Unternehmen.

Noch wichtiger ist jedoch die inhaltliche Abgrenzung der Befugnisse: Welche Handlungen darf der Unterbevollmächtigte ausführen? Darf er Verträge abschließen, Zahlungen veranlassen oder Dokumente einreichen? Jede Befugnis sollte einzeln aufgeführt und mit Bedingungen versehen werden.

Ein häufiger Fehler besteht darin, zu allgemein zu formulieren („Der Unterbevollmächtigte darf mich in allen Angelegenheiten vertreten“). Solche Formulierungen können zur Überschreitung der Vollmacht führen und im Streitfall unwirksam sein (§ 174 BGB).

3. Laufzeit und Widerruf

Die Dauer der Untervollmacht sollte immer klar geregelt sein. Wird keine Laufzeit angegeben, gilt sie grundsätzlich so lange wie die Hauptvollmacht, endet aber automatisch mit deren Erlöschen (§ 168 BGB). In der Praxis ist es sinnvoll, eine befristete Untervollmacht zu wählen, um die Kontrolle zu behalten und Missbrauch zu vermeiden.

Auch der Widerruf muss geregelt sein. Grundsätzlich kann der Hauptbevollmächtigte die Untervollmacht jederzeit widerrufen, sofern kein besonderes Verhältnis (z. B. Treuhand) entgegensteht. Wichtig ist, dass der Widerruf in derselben Form erfolgt wie die Erteilung – idealerweise schriftlich – und alle betroffenen Parteien unverzüglich informiert werden.

Expertentipp:

Ergänze im Dokument eine ausdrückliche Klausel, dass die Untervollmacht automatisch mit dem Widerruf oder der Beendigung der Hauptvollmacht erlischt. So vermeidest du rechtliche Grauzonen, falls der Hauptbevollmächtigte seine Vollmacht verliert oder kündigt. Diese Ergänzung wird von Juristen empfohlen, um spätere Haftungsstreitigkeiten zu verhindern.

4. Dokumentation und Unterschrift

Die Untervollmacht entfaltet rechtliche Wirkung erst mit der Unterzeichnung durch den Hauptbevollmächtigten. Eine formlose mündliche Weitergabe reicht in der Regel nicht aus, um vor Dritten Bestand zu haben.
Das Dokument sollte mit Ort, Datum und Unterschrift versehen werden. Bei elektronischen Prozessen ist eine qualifizierte elektronische Signatur empfehlenswert, um die Beweiskraft zu sichern (§ 126a BGB).

Bei Geschäften mit hoher rechtlicher Tragweite – etwa Immobilienverkäufen, notariellen Beurkundungen oder Unternehmensbeteiligungen – kann zusätzlich eine notarielle Beglaubigung erforderlich sein (§ 311b BGB).

Was sollte eine Untervollmacht enthalten

Eine vollständige Untervollmacht besteht aus mehreren klar definierten Bestandteilen:

• Angaben zu den Parteien – vollständiger Name, Anschrift und gegebenenfalls Vertretungsnachweis
• Bezug zur Hauptvollmacht – Datum und Inhalt der ursprünglichen Vollmacht
• Genaue Beschreibung der Befugnisse – z. B. Abschluss bestimmter Verträge, Zahlungsfreigaben oder Vertretung vor Behörden
• Laufzeit und Widerruf – Beginn, Ende und Bedingungen für den Widerruf
• Unterschrift und Datum – Nachweis der Authentizität

Ein klarer Aufbau erleichtert die spätere Anwendung, insbesondere bei Banken, Notaren oder Gerichten.

Praktische Tipps für die Erstellung einer Untervollmacht

• Begrenze den Handlungsspielraum: Erteile nur die Rechte, die unbedingt erforderlich sind. Eine zu weit gefasste Untervollmacht kann rechtliche Risiken erhöhen.
• Dokumentiere sorgfältig: Bewahre eine Kopie der Hauptvollmacht gemeinsam mit der Untervollmacht auf. Das erleichtert den Nachweis gegenüber Dritten.
• Widerruf klar regeln: Bestimme, in welcher Form der Widerruf erfolgen muss – am besten schriftlich, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
• Einheitliche Sprache verwenden: Vermeide juristische Mehrdeutigkeit. Begriffe wie „allgemeine Vertretung“ oder „vollständige Befugnis“ sind zu ungenau.
• Nutzung digitaler Tools: Mit Legally.io kannst du deine Untervollmacht strukturiert, rechtssicher und revisionsfähig erstellen und bei Bedarf anpassen.

Expertentipp:

Nutze digitale Signaturen und zentrale Dokumentenverwaltung, um deine Untervollmachten sicher und nachvollziehbar zu archivieren. So kannst du jederzeit nachweisen, wann und mit welchem Umfang eine Vollmacht erteilt oder widerrufen wurde. Plattformen wie Legally.io bieten dabei strukturierte Vorlagen und revisionssichere Speicherung.

Wichtige Erkenntnisse

Eine Untervollmacht ist ein effektives Instrument, um Vertretungsrechte zu übertragen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Sie ist nur gültig, wenn die Hauptvollmacht eine solche Weitergabe ausdrücklich erlaubt. Schriftform, klare Befugnisgrenzen und sorgfältige Dokumentation sind entscheidend.

Digitale Lösungen wie Legally.io helfen dir, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und dein Dokument professionell zu gestalten.