Hausverwaltungsvertrag: Vorlage, Muster und Tipps

Was ist ein Hausverwaltungsvertrag?

Ein Hausverwaltungsvertrag ist ein Dienstleistungsvertrag zwischen einem Immobilieneigentümer (oder einer Eigentümergemeinschaft) und einem Immobilienverwalter. Er regelt alle wesentlichen Aspekte der Zusammenarbeit: welche Leistungen die Hausverwaltung erbringt, wie hoch die Vergütung ist und unter welchen Bedingungen der Vertrag beendet werden kann.

Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des § 675 BGB. Er enthält Elemente eines Dienstvertrags und eines Auftrags. Für Wohnungseigentümergemeinschaften gelten zusätzlich die Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), insbesondere § 26 WEG zur Bestellung und Abberufung des Verwalters.

Rechtliche Grundlagen findest du im Bürgerlichen Gesetzbuch: § 675 BGB - Entgeltliche Geschäftsbesorgung.

Wann braucht man einen Hausverwaltungsvertrag?

Ein Hausverwaltungsvertrag ist immer dann erforderlich, wenn du die Verwaltung deiner Immobilie an einen professionellen Dienstleister übertragen möchtest. Je nach Art der Immobilie und der Eigentümerstruktur gibt es unterschiedliche Anwendungsfälle.

1. Bei der Beauftragung einer Mietverwaltung

Wenn du als Vermieter eine oder mehrere Mietwohnungen besitzt und die laufende Verwaltung nicht selbst übernehmen möchtest, ist eine Mietverwaltung die richtige Wahl. Die Hausverwaltung kümmert sich dann um die Mietersuche, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, die Kommunikation mit Mietern und die Organisation von Reparaturen. Der Hausverwaltungsvertrag regelt, welche dieser Aufgaben konkret übernommen werden.

2. Für WEG-Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) sind gesetzlich verpflichtet, einen Verwalter zu bestellen, sofern mehr als ein Eigentümer vorhanden ist. Der Verwaltervertrag bei einer WEG-Verwaltung umfasst typischerweise die Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder, die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums und die Umsetzung von Beschlüssen. Die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung.

3. Bei Verwaltung von Gewerbeimmobilien

Gewerbeimmobilien wie Bürogebäude, Einzelhandelsflächen oder Lagerhallen stellen besondere Anforderungen an die Hausverwaltung. Gewerbliche Mietverträge sind komplexer, die technische Gebäudeausstattung anspruchsvoller und die wirtschaftlichen Interessen höher. Ein erfahrener Immobilienverwalter mit Spezialisierung auf Gewerbeimmobilien kann hier erheblichen Mehrwert bieten. Der Verwaltervertrag sollte diese Besonderheiten berücksichtigen.

Expertentipp: 

Hole vor Vertragsabschluss mehrere Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen ein. Vergleiche nicht nur die Preise, sondern auch den Leistungsumfang und die Referenzen der Anbieter. 

Wie erstellt man einen Hausverwaltungsvertrag?

Die Erstellung eines Hausverwaltungsvertrags erfordert Sorgfalt und die Berücksichtigung aller relevanten Aspekte der Zusammenarbeit. Im Folgenden erfährst du Schritt für Schritt, wie du einen vollständigen Verwaltervertrag erstellst.

1. Verwaltungsobjekt beschreiben

Beginne mit einer genauen Beschreibung des zu verwaltenden Objekts. Dazu gehören die vollständige Adresse, die Anzahl der Wohn- oder Gewerbeeinheiten, die Gesamtwohnfläche und besondere Ausstattungsmerkmale wie Aufzüge, Tiefgaragen oder Gemeinschaftseinrichtungen. Je präziser die Objektbeschreibung, desto weniger Missverständnisse entstehen später.

2. Leistungsumfang definieren

Der wichtigste Teil des Vertrags ist der Leistungskatalog. Hier wird festgelegt, welche Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt. Typische Grundleistungen sind die kaufmännische Verwaltung (Buchhaltung, Mahnwesen), die technische Verwaltung (Instandhaltung, Wartungsverträge) und die rechtliche Vertretung gegenüber Dritten. Unterscheide klar zwischen Grundleistungen und vergütungspflichtigen Sonderleistungen.

3. Vergütung festlegen

Die Vergütung der Hausverwaltung kann auf verschiedene Arten berechnet werden: als Pauschale pro Einheit und Monat, als Prozentsatz der Mieteinnahmen oder als Kombination aus beidem. Üblich sind bei der Mietverwaltung zwischen 20 und 35 Euro pro Einheit monatlich. Vereinbare auch, wie Sonderleistungen abgerechnet werden und wann Vergütungsanpassungen möglich sind.

4. Vertragslaufzeit bestimmen

Lege die Dauer des Vertragsverhältnisses fest. Bei WEG-Verwaltungen beträgt die maximale Bestelldauer nach § 26 Abs. 2 WEG fünf Jahre, bei der Erstbestellung drei Jahre. Bei Mietverwaltungen sind die Parteien frei in der Gestaltung. Üblich sind Laufzeiten von ein bis drei Jahren mit automatischer Verlängerung, falls nicht fristgerecht gekündigt wird.

5. Kündigungsregelungen vereinbaren

Definiere klare Kündigungsfristen und -modalitäten. Bei WEG-Verwaltungen ist zwischen der Abberufung als Verwalter (durch Eigentümerbeschluss) und der Kündigung des Verwaltervertrags zu unterscheiden. Bei Mietverwaltungen gelten die vertraglich vereinbarten Fristen. Vergiss nicht, auch außerordentliche Kündigungsgründe zu regeln, etwa bei groben Pflichtverletzungen.

Expertentipp: 

Vereinbare eine Probezeit von drei bis sechs Monaten mit verkürzter Kündigungsfrist. So kannst du die Qualität der Hausverwaltung testen, bevor du dich langfristig bindest. 

Was sollte ein Hausverwaltungsvertrag enthalten?

Ein vollständiger Hausverwaltungsvertrag muss bestimmte Kernelemente enthalten, um rechtlich wirksam zu sein und die Interessen beider Parteien zu schützen. Die folgenden Bestandteile sollten in keinem Verwaltervertrag fehlen.

• Vertragsparteien und Objektbeschreibung: Der Vertrag muss die Vertragsparteien eindeutig benennen: auf der einen Seite der Auftraggeber (Eigentümer oder WEG, vertreten durch den Verwaltungsbeirat), auf der anderen Seite der Immobilienverwalter mit vollständiger Firmenbezeichnung und Anschrift. Das Verwaltungsobjekt wird mit allen relevanten Daten beschrieben, einschließlich Grundbuchdaten und Einheitenübersicht.
• Detaillierter Leistungskatalog: Der Leistungskatalog bildet das Herzstück des Vertrags. Er gliedert sich typischerweise in kaufmännische Verwaltung (Mietinkasso, Buchhaltung, Jahresabrechnung), technische Verwaltung (Wartung, Instandhaltung, Schadensmeldungen) und allgemeine Verwaltung (Korrespondenz, Behördenkontakte, Versicherungsangelegenheiten). Jede Leistung sollte so konkret wie möglich beschrieben werden.
• Vergütung und Abrechnungsmodalitäten: Die Vergütungsregelung muss transparent und nachvollziehbar sein. Neben der Grundvergütung sind Sonderleistungen und deren Vergütung aufzuführen. Kläre, ob die Vergütung netto oder brutto verstanden wird, wann sie fällig ist und wie Anpassungen gehandhabt werden (etwa bei Inflation oder Erweiterung des Objekts). Eine Aufstellung der üblichen Sonderleistungen mit Preisen schafft Klarheit.
• Haftungsregelungen: Der Vertrag sollte die Haftung des Immobilienverwalters regeln. Professionelle Hausverwaltungen verfügen über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, deren Deckungssumme im Vertrag genannt werden sollte. Haftungsbeschränkungen sind nur in engen Grenzen zulässig. Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit kann die Haftung nicht ausgeschlossen werden.
• Vertragsbeendigung und Übergabe: Regele, was bei Vertragsende geschieht. Die Hausverwaltung muss alle Unterlagen, Schlüssel und Guthaben herausgeben. Die Erstellung einer Schlussabrechnung und die ordnungsgemäße Übergabe an den Nachfolger sind zu vereinbaren. Auch der Zeitraum für die Übergabe und eventuelle Mitwirkungspflichten sollten festgelegt werden.

Expertentipp: 

Lass den Verwaltervertrag vor Unterzeichnung von einem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht prüfen. Die Investition lohnt sich, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. 

Praktische Tipps für den Hausverwaltungsvertrag

Mit einigen praktischen Hinweisen stellst du sicher, dass dein Hausverwaltungsvertrag optimal gestaltet ist und eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht.

• Leistungskatalog möglichst detailliert formulieren: Je genauer der Leistungskatalog, desto weniger Konfliktpotenzial. Anstatt nur „Buchhaltung“ zu schreiben, solltest du konkretisieren: „Führung der Mietenbuchhaltung, monatliche Sollstellung, Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen bis zur zweiten Mahnstufe“. So wissen beide Seiten genau, was erwartet wird und was nicht.
• Sonderleistungen separat vereinbaren: Nicht alle Tätigkeiten einer Hausverwaltung sind von der Grundvergütung abgedeckt. Größere Instandsetzungen, Rechtsstreitigkeiten oder die Begleitung von Modernisierungsmaßnahmen gelten meist als Sonderleistungen. Erstelle eine Liste möglicher Sonderleistungen mit den jeweiligen Vergütungssätzen, um Überraschungen bei der Abrechnung zu vermeiden.
• Regelmäßige Berichtspflichten festlegen: Vereinbare, wie oft und in welcher Form die Hausverwaltung über ihre Tätigkeit berichtet. Quartalsweise Statusberichte, monatliche Kontoübersichten und jährliche Wirtschaftspläne schaffen Transparenz. Definiere auch, innerhalb welcher Fristen du auf Anfragen eine Antwort erwarten kannst. So behältst du den Überblick über deine Immobilie.

Expertentipp: 

Vereinbare im Vertrag ein jährliches Gespräch zur Leistungsbewertung. So kannst du Feedback geben und gemeinsam mit der Hausverwaltung Optimierungspotenziale identifizieren. 

Wichtige Erkenntnisse

Der Hausverwaltungsvertrag ist das Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit deiner Hausverwaltung. Er definiert, welche Leistungen der Immobilienverwalter erbringt, wie die Vergütung geregelt ist und welche Rechte und Pflichten beide Seiten haben. Ein detaillierter Leistungskatalog, transparente Vergütungsregelungen und klare Kündigungsmodalitäten sind die wichtigsten Elemente. Investiere Zeit in die sorgfältige Gestaltung des Verwaltervertrags, hole mehrere Angebote ein und lass den Vertrag im Zweifel rechtlich prüfen. So legst du den Grundstein für eine langfristig zufriedenstellende Verwaltung deiner Immobilie.