Wat zijn een privacyverklaring en een privacybeleid?
Een privacyverklaring of privacy statement is een document waarin je jouw klanten informeert over hoe je hun persoonsgegevens gebruikt. Het laat hen weten welke gegevens je verzamelt en met welk doel je dit doet. Dit geeft hen de kans om te beslissen of ze hun gegevens al dan niet met je willen delen.
Het privacybeleid of de privacy policy daarentegen gaat dieper in op de interne processen van jouw organisatie. Hierin beschrijf je hoe je informatie verzamelt, waar deze wordt opgeslagen en hoe de beveiliging is geregeld. Met behulp van dit beleid kun je consistent omgaan met privacykwesties binnen je organisatie.
Aangezien de privacyverklaring zich richt op wat je extern communiceert naar de klanten terwijl het privacybeleid meer intern gericht is, maak je als ondernemer doorgaans gebruik van beide documenten.
Beide documenten zijn dus essentieel om transparantie te waarborgen en aan wettelijke verplichtingen (AVG) te voldoen. Zorg er dus voor dat beide documenten duidelijk en begrijpelijk zijn opgesteld. Stel indien nodig een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan. Deze deskundige in privacywetgeving kan toezicht houden op AVG-naleving, risicoanalyses uitvoeren en contact houden met toezichthoudende autoriteiten. Zo kun je zeker de aanzienlijke boetes (tot 20 miljoen euro) die de Autoriteit Persoonsgegevens oplegt bij overtreding van de AVG ontlopen.
Wanneer heb je een privacyverklaring en privacybeleid nodig?
Als jouw organisatie persoonsgegevens verzamelt, ben je wettelijk verplicht een privacyverklaring te hebben. Hiermee informeer je klanten over welke gegevens je verzamelt en hoe je deze gebruikt.
De wet vereist transparante communicatie over je gegevensverwerking — dit heet de informatieplicht. Je moet aan betrokkenen kunnen uitleggen waarom hun gegevens nodig zijn en wat ermee gebeurt.
Een privacyverklaring is verplicht bij zowel het aanbieden van diensten als bij de verkoop van goederen waarbij je persoonsgegevens vastlegt, zoals namen en adressen.
Bij het gebruik van nieuwsbrieven of klantregistraties geldt dezelfde verplichting: je moet duidelijk communiceren over het gebruik van klantgegevens.
Ook wanneer je visitekaartjes bijhoudt, moet je bij het verzamelen en opslaan van deze gegevens voldoen aan de AVG-vereisten en dus in een privacyverklaring duidelijk maken hoe je met deze informatie omgaat. Een visitekaartje kan immers worden gebruikt om een persoon te identificeren.
Voor direct marketing moet je specifieke en expliciete toestemming in de privacyverklaring opnemen. Betrokkenen moeten exact weten waarvoor zij toestemming geven, en ze moeten deze toestemming eenvoudig kunnen intrekken. Als organisatie moet je kunnen aantonen dat je geldige toestemming hebt ontvangen.
Deze wettelijke verplichtingen vloeien voort uit de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Door aan deze regelgeving te voldoen, bescherm je zowel je klanten als je organisatie.
Twijfel je of je een privacyverklaring nodig hebt? Ga na of je gegevens bewaart die tot individuele personen herleidbaar zijn, zoals e-mailadressen of financiële informatie. Neem bij twijfel het zekere voor het onzekere en zorg voor een degelijke privacyverklaring.
Hoe stel je een privacyverklaring en privacybeleid op?
Het opstellen van een privacyverklaring en privacybeleid kan een uitdagende taak lijken, maar met de juiste stappen is het goed te doen. Hieronder volgt een overzicht van hoe je hierbij te werk kunt gaan.
1. Identificeer welke gegevens je verzamelt
Denk na over welke persoonsgegevens je verzamelt, zoals namen, e-mailadressen, IP-adressen ... Het is belangrijk dat je precies weet welke gegevens je gebruikt.
2. Specificeer de betrokken partijen
Verklaar om welke betrokkenen het hier gaat. Leg uit van welke personen de persoonsgegevens worden verzameld of verwerkt. Beschrijf welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens.
3. Bepaal het doel van de gegevensverzameling
Waarom verzamel je deze informatie? Leg dit op een begrijpelijke manier uit. Vermeld hier niet alleen basisinformatie, maar zorg dat je een betrouwbare indruk maakt op je publiek.
4. Beschrijf het delen van gegevens
Wees transparant over met wie je de gegevens deelt, zoals derde partijen of partners. Als je de verzamelde gegevens echter met niemand deelt, kun je dit zeker beklemtonen.
5. Geef aan hoe je de gegevens beveiligt
Toon aan dat je gegevensbeveiliging serieus neemt. Beschrijf welke maatregelen je treft om ervoor te zorgen dat alle persoonlijke gegevens veilig zijn opgeslagen.
6. Vermeld hoelang je de gegevens bewaart
Benoem de periode waarin je gegevens opslaat. Deze tijd moet redelijk zijn en in lijn liggen met het doel waarvoor de gegevens worden verzameld.
7. Informeer over rechten
Informeer de gebruikers over hun rechten, zoals het recht op inzage, het recht op correctie en het recht om gegevens te laten verwijderen.
8. Contactinformatie
Vermeld je contactgegevens en benadruk dat klanten bij je terecht kunnen met eventuele vragen of verzoeken omtrent het privacybeleid.
Overweeg het gebruik van een privacyverklaring generator om je te helpen bij het structureren en opstellen van het document. Deze tools kunnen eenvoudige templates bieden die je kunt aanpassen aan jouw eigen behoeften.
Met bovenstaande stappen kun je een complete en begrijpelijke privacyverklaring opstellen die voldoet aan de AVG-wetgeving.
