Wat is een verwerkersovereenkomst?
Een verwerkersovereenkomst is een juridisch document dat cruciaal is als je een externe partij inschakelt om persoonsgegevens te verwerken. Dit document beschrijft duidelijk de gemaakte afspraken met betrekking tot het zorgvuldig omgaan met deze gegevens.
Zodra je persoonsgegevens uit handen geeft, zoals klanteninformatie of personeelsgegevens, moet je zo'n overeenkomst afsluiten om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zorgt ervoor dat de gegevens veilig blijven en dat alle partijen weten waar ze aan toe zijn.
Een verwerkersovereenkomst bevat specifieke richtlijnen. Je legt bijvoorbeeld vast welke gegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is. Ook wordt bepaald welke beveiligingsmaatregelen de verwerker moet nemen en wie er aansprakelijk is als het toch misgaat met de verwerking van de gegevens. Op die manier voorkom je onaangename verrassingen.
Als je bijvoorbeeld een marketingbedrijf inschakelt om mailings te doen naar je klanten, kun je in de verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over hoe dit bedrijf met je klantgegevens mag omgaan en hoelang ze die mogen bewaren.
Zorg ervoor dat je altijd een verwerkersovereenkomst hebt als je een derde partij inschakelt voor gegevensverwerking. Dit beschermt niet alleen de persoonsgegevens, maar biedt ook juridische duidelijkheid aan alle betrokken partijen.
Wanneer heb je een verwerkersovereenkomst nodig?
Een verwerkersovereenkomst is essentieel als je persoonsgegevens laat verwerken door een andere partij. Als je bijvoorbeeld een boekhoudprogramma gebruikt dat jouw klantgegevens opslaat, heb je zo'n overeenkomst nodig. Het gaat erom dat de verwerker gedetailleerd beschrijft hoe de gegevens worden verwerkt en beschermd.
Dit geldt ook als de verwerker een dochteronderneming is of zich in een ander land bevindt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) maakt hier geen uitzonderingen. Je blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je uit handen geeft. Het is dan ook cruciaal om duidelijke afspraken vast te leggen, zelfs met vertrouwde partners.
Zodra je diensten van externe verwerkers inschakelt, dien je hun taken en verantwoordelijkheden vast te leggen. Dit geldt ook als de gegevensverwerking een klein onderdeel is van de diensten die ze leveren. Denk aan marketingbureaus die klantgegevens analyseren voor campagnes.
Naast de verplichting vanuit de AVG, biedt een verwerkersovereenkomst ook gemoedsrust. Je weet precies welke maatregelen de verwerker neemt om de persoonsgegevens te beveiligen. Dit voorkomt misverstanden en beschermt je in geval van datalekken.
Als je twijfelt over de noodzaak van een verwerkersovereenkomst, is het verstandig om even te overleggen met een juridisch expert. Die kan je helpen om de regels correct toe te passen, zodat je met een gerust hart de samenwerking kan aangaan.
Hoe stel je een verwerkersovereenkomst op?
Bij het opstellen van een verwerkersovereenkomst is het belangrijk om specifieke afspraken vast te leggen. De volgende stappen kunnen je hierbij helpen.
1. Doel en aard van de verwerking
Beschrijf nauwkeurig waarom en hoe je de gegevens wilt laten verwerken. Zorg dat duidelijk is welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt.
2. Rechten en plichten van de verwerker
Leg vast wat je van de verwerker verwacht. Dit kan betrekking hebben op beveiligingsmaatregelen, vertrouwelijkheid en de wijze waarop gegevens mogen worden verwerkt.
3. Duur van de verwerking
Bepaal hoelang de verwerker de gegevens mag verwerken. Dit kan een specifieke termijn bedragen of afhankelijk zijn van de duur van een project.
4. Beveiligingsmaatregelen
Specificeer welke technische en organisatorische maatregelen de verwerker moet nemen. Dit garandeert dat persoonsgegevens goed worden beschermd.
5. Inschakelen van subverwerkers
Bepaal onder welke voorwaarden de verwerker andere partijen mag inschakelen. Maak duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid voor de sub-verwerkers.
6. Rechten van betrokkenen
Leg vast hoe de verwerker moet omgaan met de rechten van betrokkenen, bijvoorbeeld het recht op inzage of verwijdering van gegevens.
7. Einde van de verwerking
Bepaal wat er met de gegevens moet gebeuren na beëindiging van de overeenkomst. Dit kan bijvoorbeeld het teruggeven of vernietigen van de gegevens zijn.
