Het verzenden van een aanmaning is belangrijk in het debiteurenbeheer. Wanneer rekeningen onbetaald blijven, zul je immers actie moeten ondernemen om je geld te krijgen. Een effectieve aanmaning kan hierbij helpen.
In dit artikel laten we je zien hoe je een goede aanmaning opstelt en welke stappen je hierbij moet nemen.
Een aanmaning is een schriftelijke mededeling van een schuldeiser (crediteur) aan een debiteur (schuldenaar). In deze brief wordt de debiteur verzocht om een openstaande vordering, zoals een factuur, te betalen.
Als een debiteur een factuur niet op tijd heeft betaald, krijgt die eerst een betalingsherinnering. Deze brief is vriendelijk van toon en informeert de debiteur dat de betalingstermijn is verstreken. Wanneer de debiteur geen gevolg geeft aan de betalingsherinnering, volgt een eerste aanmaning. Dit is een dringend verzoek om de openstaande factuur alsnog binnen een bepaalde termijn te voldoen.
Een aanmaning bevat meestal de volgende elementen:
Mocht betaling na een eerste aanmaning alsnog uitblijven, wordt vaak een tweede aanmaning verstuurd. Deze is meestal strenger van toon en kan nadrukkelijk wijzen op de eventuele juridische stappen die kunnen volgen, zoals een incassoprocedure.
Voorbeeld van een aanmaning:
Beste [Naam schuldenaar],
Helaas hebben wij nog geen betaling ontvangen van ons factuurnummer [12345] van [datum factuur]. Wij verzoeken je om het openstaande bedrag van [bedrag] binnen 14 dagen na de dagtekening van deze brief te voldoen.
Met vriendelijke groet,
[Naam crediteur]
Een aanmaning kan verschillende vormen aannemen, zoals een aanmaning voor een factuur, huurachterstand of particuliere vorderingen. Het is belangrijk op te merken dat er een verjaringstermijn geldt voor vorderingen, wat betekent dat de schuldeiser binnen een bepaalde termijn moet handelen.
Wanneer je een aanmaning hebt ontvangen, is het verstandig om snel te reageren om verdere complicaties te voorkomen.
Een aanmaning wordt verzonden wanneer er sprake is van een openstaande rekening of factuur. Je stuurt een aanmaning als je een factuur hebt uitgeschreven en de betalingstermijn is verstreken zonder dat je een betaling hebt ontvangen. Dit herinnert je klant aan het feit dat er nog een bedrag moet worden betaald.
Bij consumenten is het verplicht om een aanmaningsbrief met vermelding van factuurnummer en vervaldatum te sturen. Dit biedt hen juridische bescherming. Voor zakelijke klanten is een aanmaning niet wettelijk verplicht, maar het kan helpen om de openstaande facturen betaald te krijgen. Sommatiekosten (aanmaningskosten) en rente kunnen worden vermeld als extra drukmiddel, zodat de klant sneller reageert.
De volgende stappen helpen je bij het opstellen van een doeltreffende aanmaningsbrief die jouw boodschap op een duidelijke maar beleefde manier overbrengt
Zorg dat je alle nodige informatie hebt. Dit omvat de gegevens van je klant, zoals naam en adres, evenals het bedrag van de openstaande factuur en de vervaldatum.
Je kunt kiezen tussen een e-mail, brief per post of zelfs een WhatsApp-bericht. Elke methode heeft zijn eigen voordelen. Een e-mail is snel en direct, terwijl een brief per post formeler en betrouwbaarder is.
Wees beleefd maar direct. Blijf professioneel en vermijd emotionele taal. Begin met een vriendelijke begroeting en vermeld dan duidelijk dat het om een aanmaning gaat.
Geef een duidelijke specificatie van de openstaande factuur. Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het bedrag. Als er rente of kosten bijkomen, dien je deze ook te specificeren. Een voorbeeld kan zijn: "Factuurnummer: 1234, Bedrag: € 500, Vervaldatum: 01-05-2024, Rente: € 5"
Stel een nieuwe betalingsdeadline en wees duidelijk over de consequenties bij verder in gebreke blijven. Dit kan extra kosten of juridische stappen omvatten. Geef een redelijke termijn, zoals 7 tot 14 dagen.
Als je algemene voorwaarden hebt, kun je ernaar verwijzen. Dit geeft extra gewicht aan de aanmaning en laat zien dat je professioneel en zakelijk handelt.
Verstuur de aanmaning en zorg dat je bewijs van verzending bewaart. Dit is vooral belangrijk als je de aanmaning per post verstuurt, maar ook handig bij e-mails.
Nee, een aanmaning hoeft niet notarieel bekrachtigd te worden. Een formele aanmaningsbrief volstaat meestal om de ontvanger eraan te herinneren dat een betaling verschuldigd is. Als de ontvanger niet betaalt, kan je juridische stappen overwegen, zoals het inschakelen van een incassobureau of een deurwaarder.
Als de ontvanger na het ontvangen van een aanmaning wenst te onderhandelen over de betalingsvoorwaarden, kan je dit overwegen. Bespreek mogelijke oplossingen en nieuwe betalingstermijnen. Dit kan conflicten voorkomen en leidt vaak tot een snellere betaling zonder verdere juridische stappen.
Een aanmaning via e-mail moet duidelijk en vriendelijk zijn. Vermeld de oorspronkelijke factuurdatum, het factuurnummer, het openstaande bedrag en de nieuwe betalingstermijn. E-mail is een directe en efficiënte manier om je klant aan de openstaande betaling te herinneren en biedt ruimte voor snel contact.
Vraag beleefd om het betalen van achterstallige betalingen door een vriendelijke maar kordate toon aan te slaan. Begin met een uitleg over de openstaande factuur en vraag of er problemen zijn die de betaling vertragen. Eindig met een duidelijke oproep tot betaling binnen een specifieke periode.
Een professionele aanmaning tot een betaling moet formeel maar vriendelijk zijn. Gebruik duidelijke taal, vermeld alle relevante details (factuurnummer, datum, bedrag) en geef een concrete deadline voor de betaling. Dit voorkomt verwarring en geeft de ontvanger een duidelijk actiepunt om op te volgen.
