Vorlage und Beispiel für eine Beitrittserklärung für Vereine

Was ist eine Beitrittserklärung für Vereine?

Die Beitrittserklärung ist der Antrag auf Aufnahme in den Verein. Rechtlich entsteht die Mitgliedschaft durch einen Vertrag: Das künftige Mitglied gibt die Erklärung ab, und der Verein nimmt sie durch das satzungsgemäß zuständige Organ an, in den meisten Vereinen durch den Vorstand.

Nach § 58 Nr. 1 BGB soll die Satzung Bestimmungen über den Eintritt der Mitglieder enthalten. Wie das Aufnahmeverfahren konkret aussieht, schreibt das Gesetz nicht vor. Die Satzung kann deshalb Schriftform, ein bestimmtes Formular oder eine Aufnahmeentscheidung durch die Mitgliederversammlung vorsehen.

Expertentipp:

Einen Anspruch auf Aufnahme gibt es grundsätzlich nicht: Vereine entscheiden im Rahmen ihrer Vereinsautonomie frei darüber, wen sie aufnehmen. Eine Ausnahme gilt für Vereine mit Monopolstellung, etwa Sportfachverbände, bei denen die Nichtaufnahme den Zugang zu einer Tätigkeit praktisch versperren würde.

Wann wird eine Beitrittserklärung benötigt?

Immer dann, wenn eine Mitgliedschaft begründet oder nachgewiesen werden soll. Die folgenden Situationen sind die häufigsten:

1. Beim Eintritt eines neuen Mitglieds

Die Erklärung dokumentiert, dass die Person die Mitgliedschaft tatsächlich wollte, welche Satzungsfassung sie anerkannt hat und ab wann die Beitragspflicht gilt. Ohne dieses Dokument lässt sich im Streit um Beiträge oder Stimmrechte kaum belegen, wann und unter welchen Bedingungen die Mitgliedschaft begann.

2. Zur Aufnahme durch das zuständige Vereinsorgan

Der Beitritt wird erst mit der Annahme wirksam. Die Erklärung ist damit die Entscheidungsgrundlage für den Vorstand und sollte in dessen Protokoll vermerkt werden. Wird die Aufnahme abgelehnt, ist dies dem Antragsteller mitzuteilen; eine Begründung ist in der Regel nicht erforderlich.

3. Als Grundlage von Beitragseinzug und Mitgliederverwaltung

Aus der Beitrittserklärung ergeben sich die Daten, die der Verein für die Mitgliederverwaltung benötigt, sowie die Zustimmung zur Beitragspflicht. Ein SEPA-Lastschriftmandat wird häufig gleich mit erteilt, sollte jedoch als eigener, deutlich abgesetzter Abschnitt gestaltet sein.

4. Bei verschiedenen Mitgliedschaftsarten

Sieht die Satzung aktive, passive, fördernde, jugendliche oder Familienmitgliedschaften vor, muss die Erklärung die gewählte Art eindeutig erfassen. Davon hängen Beitragshöhe, Stimmrecht und Nutzungsrechte ab, etwa der Zugang zum Trainingsbetrieb.

Wie erstellt man eine Beitrittserklärung richtig?

Das Formular ist kurz, sollte aber vier Punkte sauber abbilden:

Schritt 1: Angaben zum Verein aufnehmen

Nenne den vollständigen Vereinsnamen samt Rechtsformzusatz, die Anschrift und, bei eingetragenen Vereinen, das Registergericht mit der Vereinsregisternummer. So ist eindeutig, welchem Verein beigetreten wird, und das Formular erfüllt zugleich seine Funktion als Nachweis.

Schritt 2: Beitrittswillen klar formulieren

Eine eindeutige Erklärung genügt, etwa: „Hiermit beantrage ich die Aufnahme als aktives Mitglied in den [Vereinsname]." Ergänze die Anerkennung der Satzung und der geltenden Ordnungen jeweils in ihrer jeweils gültigen Fassung sowie den gewünschten Beginn der Mitgliedschaft.

Schritt 3: Datum, Unterschrift und Zustimmung vorsehen

Siehe Felder für Ort, Datum und Unterschrift vor, bei Minderjährigen zusätzlich für die Unterschrift der gesetzlichen Vertreter. Lass ausreichend Platz für beide Sorgeberechtigten, denn die Zustimmung sollte von beiden erteilt werden.

Schritt 4: Datenschutz korrekt abbilden

Die Verarbeitung der Daten für die Mitgliederverwaltung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also auf den Mitgliedschaftsvertrag. Eine Einwilligung ist dafür weder nötig noch sinnvoll, da sie jederzeit widerrufen werden kann. Nimm stattdessen einen Informationshinweis nach Art. 13 DSGVO auf und hole gesonderte Einwilligungen nur für darüber hinausgehende Zwecke ein.

Expertentipp:

Mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io kannst du deine Beitrittserklärung für Vereine Schritt für Schritt anhand eines Musters erstellen. So sind Vereinsangaben, Mitgliedsdaten, Beitragsart, SEPA-Mandat und die Datenschutzhinweise von Anfang an vollständig und sauber voneinander getrennt.

Was muss die Beitrittserklärung enthalten?

Damit die Erklärung vollständig und verwendbar ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Name und Anschrift des Mitglieds: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, vollständige Anschrift sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse für die Vereinskommunikation.
• Angaben zum Verein: vollständiger Vereinsname mit Rechtsformzusatz, Anschrift, und bei eingetragenen Vereinen Registergericht und Vereinsregisternummer.
• Bezug auf die Vereinssatzung: die Erklärung, die Satzung und die geltenden Ordnungen in ihrer jeweiligen Fassung anzuerkennen, idealerweise mit dem Datum der aktuellen Fassung der Satzung.
• Art der Mitgliedschaft und Beitragshöhe: die gewählte Mitgliedschaftsart, der zugehörige Beitrag, der Zahlungsrhythmus und der gewünschte Beginn der Mitgliedschaft.
• SEPA-Lastschriftmandat: ein deutlich abgesetzter Abschnitt mit IBAN, Kontoinhaber, Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz, gesondert zu unterschreiben.
• Datenschutzhinweis und gesonderte Einwilligungen: die Information nach Art. 13 DSGVO sowie, davon klar getrennt und freiwillig anzukreuzen, Einwilligungen etwa für Fotos, Veröffentlichungen oder den Newsletter.
• Ort, Datum und Unterschriften: die Unterschrift des Mitglieds und bei Minderjährigen die der gesetzlichen Vertreter, dazu ein Feld für den Aufnahmevermerk des Vorstands.

Praktische Tipps für die Beitrittserklärung

Folgende Hinweise ersparen dem Vorstand später viel Nacharbeit:

• Die Satzung beifügen: Wer die Satzung anerkennen soll, muss sie kennen. Lege sie dem Formular bei oder verlinke sie eindeutig und notiere auf der Erklärung das Datum der Fassung, die ausgehändigt wurde.
• Den Mitgliedsbeitrag angeben: Beitragshöhe, Fälligkeit und Zahlungsweise gehören ins Formular, auch wenn sie sich aus der Beitragsordnung ergeben. Weise zugleich darauf hin, dass die Mitgliederversammlung die Beiträge ändern kann.
• Mitgliederverwaltung nicht auf eine Einwilligung stützen: Der häufigste Fehler in Vereinsformularen. Grundlage ist der Mitgliedschaftsvertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Würde der Verein eine Einwilligung einholen, könnte das Mitglied sie widerrufen und die Verwaltung wäre blockiert.
• Ein Exemplar für das Mitglied aufbewahren: Händige eine Kopie oder ein Zweitexemplar aus und bewahre das Original mit dem Aufnahmevermerk in der Mitgliederakte auf. So ist der Beginn der Mitgliedschaft für beide Seiten belegt.
• Bei Minderjährigen die Zustimmung der Eltern einholen: Der Beitritt bringt eine Beitragspflicht mit sich und ist daher nicht nur rechtlich vorteilhaft. Ohne die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter ist er schwebend unwirksam (§§ 107, 108 BGB).

Wichtigste Erkenntnisse

Eine Beitrittserklärung für Vereine ist formfrei, sollte jedoch immer schriftlich vorliegen: Sie belegt den Beitrittswillen, die Anerkennung der Satzung, die gewählte Mitgliedschaftsart und den Beginn der Beitragspflicht. Wirksam wird die Mitgliedschaft erst mit der Annahme durch das satzungsgemäß zuständige Organ, in der Regel durch den Vorstand.

Zwei Punkte werden in der Praxis häufig falsch gemacht: Die Mitgliederverwaltung braucht keine datenschutzrechtliche Einwilligung, sondern stützt sich auf den Mitgliedschaftsvertrag, und bei Minderjährigen ist die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter zwingend. Eine geprüfte Vorlage trennt Beitritt, SEPA-Mandat und freiwillige Einwilligungen sauber voneinander.