Wanneer de andere partij zich niet houdt aan de gemaakte afspraken, kun je een ingebrekestelling sturen. Dit document geeft de partij nog een laatste kans om aan hun verplichtingen te voldoen voordat verdere juridische stappen worden ondernomen. Een goede ingebrekestelling is duidelijk, juridisch correct en bevat alle benodigde informatie.
In dit artikel bespreken we wat je moet weten voordat je een ingebrekestelling verstuurt.
Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarmee je iemand officieel laat weten dat hij zijn verplichtingen niet is nagekomen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer je een contract hebt met een bedrijf dat niet volgens afspraak levert. Met een ingebrekestelling geef je hen een laatste kans om aan hun verplichtingen te voldoen. Ook als schuldeiser kun je met een ingebrekestelling de debiteur (persoon of bedrijf die jou iets verschuldigd is) verzoeken om binnen een redelijke termijn alsnog te betalen. Deze termijn bedraagt meestal twee weken.
Een ingebrekestelling is vaak een noodzakelijke stap voordat je kunt overgaan tot het nemen van verdere juridische stappen. Zonder deze aanmaning kun je mogelijk geen aanspraak maken op bijkomende schade of ontbinding van de overeenkomst.
Een goede ingebrekestelling bevat:
Een voorbeeld
"Beste [Naam],
Volgens onze overeenkomst van [datum] had je [dienst/product] moeten leveren. Dit is tot op heden niet gebeurd. Ik verzoek je hierbij om dit binnen de twee weken alsnog te doen."
Een ingebrekestelling maakt duidelijk wat er van de nalatige partij wordt verwacht en binnen welke termijn die partij moet voldoen aan zijn verplichtingen. Het is belangrijk om een ingebrekestelling duidelijk, concreet en to the point te formuleren. Dit helpt misverstanden te voorkomen en zet de verwachtingen voor alle betrokken partijen duidelijk uiteen.
Verstuur de ingebrekestelling altijd schriftelijk (per post of e-mail) en bewaar een kopie voor je eigen administratie. Vaak wordt dit document aangetekend verstuurd om zeker te zijn dat het goed wordt ontvangen en om een bewijs te hebben van de verzending. Dit kan van pas komen als je later juridische stappen moet ondernemen.
Een ingebrekestelling is nodig wanneer de andere partij tekortschiet in het nakomen van gemaakte afspraken. Dit kan gebeuren als er een specifieke deadline of afspraak is gemaakt en deze niet is nagekomen, bijvoorbeeld wanneer een koper niet op tijd betaalt voor een geleverd product.
In sommige gevallen kan een ingebrekestelling wettelijk vereist zijn voordat je verdere stappen kunt ondernemen, zoals de ontbinding van het contract of het eisen van een schadevergoeding. Denk hierbij aan situaties waarin de prestatie nog mogelijk is, maar er eerst een formele waarschuwing nodig is.
Soms geeft de contractuele overeenkomst zelf aan dat een ingebrekestelling nodig is. Dit gebeurt vaak bij projecten van lange duur of bij leveringen waar tussentijdse opvolging en controle cruciaal zijn.
Hieronder vind je enkele voorbeelden van situaties waarbij je een ingebrekestelling moet sturen:
Als je een ingebrekestelling wilt opstellen, volg dan de onderstaande stappen.
Begin met het opmaken van de brief. Zet jouw naam en adres linksboven en het adres van de schuldenaar (degene die je in gebreke stelt) iets lager aan de linkerkant.
Vermeld de plaats waar je de brief schrijft en de datum, bijvoorbeeld: [Plaats], [Datum]
Schrijf een duidelijke onderwerpregel zoals: "Onderwerp: Ingebrekestelling"
Gebruik een formele aanhef, bijvoorbeeld: "Geachte heer/mevrouw,"
In de eerste alinea geef je een korte beschrijving van de overeenkomst die niet is nageleefd. Vermeld specifieke details, zoals de datum van de overeenkomst en relevante factuurnummers.
Beschrijf duidelijk dat de schuldenaar in gebreke blijft. Leg uit welke verplichting(en) niet zijn nagekomen en geef een redelijke termijn voor nakoming, bijvoorbeeld veertien dagen.
Geef aan wat de gevolgen zijn als er niet binnen de gestelde termijn zal worden voldaan. Bijvoorbeeld: "Indien niet binnen de veertien dagen wordt voldaan aan bovenstaande eis, dan zal ik mij genoodzaakt zien om juridische stappen te ondernemen."
Besluit de brief met een formeel slot zoals: "Met vriendelijke groet,"
Schrijf je naam onderaan en voeg je handtekening toe wanneer je de brief gaat printen en verzenden.
Je kunt deze brief het beste aangetekend versturen zodat je bewijs hebt van verzending en ontvangst.
Het is niet nodig om een ingebrekestelling te versturen als uit de aard van de prestatie duidelijk blijkt dat de schuldenaar al in verzuim is. Dit kan bijvoorbeeld gelden wanneer een vaste termijn in het contract zonder meer werd overschreden. Ook als mondeling is afgesproken dat een prestatie op een exacte datum moet plaatsvinden, is een ingebrekestelling overbodig.
Als er geen reactie komt op de ingebrekestelling, kun je verdere juridische stappen ondernemen. Dit kan betekenen dat je een incassobureau of deurwaarder inschakelt. Je kunt ook overwegen om via een juridische procedure nakoming van het contract te eisen of schadevergoeding te vragen. Zorg ervoor dat je alle communicatie en bewijzen zorgvuldig documenteert om je zaak te onderbouwen.
Verzuim zonder voorafgaande kennisgeving kan optreden als er een fatale termijn in het contract is vastgelegd. Wordt deze termijn overschreden, dan is de partij automatisch in verzuim. Ook bij spoedeisende gevallen of evidente wanprestatie kan verzuim zonder ingebrekestelling ontstaan. Bij twijfel is het echter altijd veiliger om toch een formele ingebrekestelling te versturen.
Als je een contract niet nakomt, pleeg je wanprestatie. Dit kan eisen van nakoming, een schadevergoeding of de ontbinding van het contract met zich meebrengen. Je riskeert dan ook juridische maatregelen die gepaard kunnen gaan met extra kosten, zoals incassokosten en proceskosten. Het is cruciaal om snel te reageren op een ingebrekestelling om verdere schade te voorkomen.
Hoewel dit varieert naargelang de overeenkomst, resulteert vaak al één gemiste betaling in wanbetaling. Dit is vooral het geval als de betalingsverplichting duidelijk in het contract is vastgelegd. Bij meerdere gemiste betalingen wordt de situatie ernstiger en kun je te maken krijgen met juridische stappen en incassokosten, zeker wanneer je zelf geen contact opneemt met de tegenpartij.
Wanbetaling wordt als serieus beschouwd. Het kan leiden tot juridische procedures, waardoor je verplicht wordt tot betaling van de openstaande facturen inclusief rente en incassokosten. De reputatie van jouw bedrijf of persoon kan ook schade oplopen, wat nadelige gevolgen kan hebben voor toekomstige kredietwaardigheid en zakelijke relaties.
De duur van een wanbetaling wordt bepaald door de tijd die verstrijkt totdat de schuld wordt afgelost. Dit kan variëren van enkele dagen tot maanden, afhankelijk van hoe snel er wordt gereageerd en van welke juridische stappen worden genomen. Het is belangrijk om onmiddellijk te handelen bij een ingebrekestelling om de duur van de wanbetaling en de bijbehorende kosten te minimaliseren.
