Wat is een rekening courant overeenkomst?
Een rekening courant overeenkomst is een juridisch document dat wordt gebruikt om de schulden en vorderingen tussen twee partijen te verrekenen. Dit geldt vaak voor bedrijven (B.V.'s), holdings en hun aandeelhouders. Met deze overeenkomst houd je simpelweg bij wat beide partijen elkaar verschuldigd zijn. Facturen en transacties kunnen eenvoudig worden verrekend, waardoor jij en je bedrijf minder gedoe hebben met aparte betalingen.
Bij een rekening courant overeenkomst worden alle opeisbare schulden en vorderingen samengevoegd op één bankrekening. Hierdoor hoef je maar één saldo bij te houden, wat de administratie veel overzichtelijker maakt. Als je bijvoorbeeld als ondernemer regelmatig geld leent aan je bedrijf dat je vervolgens recupereert, kan een rekening courant overeenkomst handig zijn om dit gestructureerd te managen.
Een ander belangrijk aspect van een rekening courant overeenkomst is dat het om relatief kleine bedragen moet gaan die niet over een lange periode worden uitgeleend. Voor grotere bedragen kun je beter een andere vorm van leningsovereenkomst overwegen.
Zo'n overeenkomst kan ook verplicht zijn als je een rekening courant hebt bij een bank, omdat de Belastingdienst vaak eisen stelt aan hoe deze transacties worden beheerd en gedocumenteerd. Het is daarom verstandig om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van een dergelijk document.
Wanneer heb je een rekening courant overeenkomst nodig?
Een rekening courant overeenkomst is vaak noodzakelijk wanneer er zakelijke transacties plaatsvinden tussen een onderneming en een aandeelhouder, zoals een Directeur-Grootaandeelhouder (DGA). Als je bijvoorbeeld als DGA regelmatig geld leent aan jouw B.V. of andersom, zal een rekening courant overeenkomst handig zijn. Misschien wil je als aandeelhouder geld voorschieten voor jouw bedrijf of verwacht je dat jouw bedrijf je persoonlijk zal betalen voor gedane investeringen. In dergelijke gevallen biedt deze overeenkomst een oplossing. Ze regelen de financiële verplichtingen tussen de partijen.
Rekening courant overeenkomsten zijn cruciaal wanneer zakelijke kosten moeten worden verrekend zonder tussenkomst van een bank. Dit soort overeenkomsten zorgt ervoor dat deze bedragen op een duidelijke en juridisch correcte manier worden verwerkt. Transacties, zoals persoonlijke uitgaven of het overboeken van kleinere bedragen voor operationele kosten, moeten altijd correct worden gedocumenteerd. Dit bevordert een correcte administratie en voorkomt problemen bij audits of belastingcontroles.
Zo’n overeenkomst is ook vaak nodig in de relatie tussen een BV en haar holding. Hier is het van belang dat er altijd zakelijk wordt gehandeld, zonder door elkaar lopende privé- en bedrijfsfinanciën. Dit soort overeenkomst is essentieel om duidelijke voorwaarden en verplichtingen vast te leggen tussen de betrokken partijen.
Ook wanneer geld tussentijds wordt gebruikt voor niet-zakelijke doeleinden, helpt de overeenkomst om ervoor te zorgen dat dit correct wordt verrekend en geregistreerd. Dit voorkomt fiscale problemen voor zowel jou als jouw onderneming.
Hoe stel je een rekening courant overeenkomst op?
Wanneer je een rekening courant overeenkomst opstelt, is het belangrijk om een zorgvuldig en gestructureerd document samen te stellen.
Hieronder vind je de stappen om een rechtsgeldige rekening courant overeenkomst op te stellen.
1. Basisinformatie
Eerst moet je de basisinformatie van de betrokken partijen opnemen. Denk hierbij aan de volledige namen, adresgegevens en KvK-nummer (indien van toepassing). Zorg dat alle contactgegevens correct en volledig zijn.
2. Doel
Vervolgens beschrijf je het doel van de overeenkomst. Dit deel legt uit waarom de rekening courant relatie bestaat. Het kan gaan om bijvoorbeeld een DGA en zijn B.V., of een andere zakelijke relatie.
3. Voorwaarden
In dit gedeelte worden de specifieke afspraken vastgelegd. Denk aan het maximaal toegestane debetsaldo, de rentevoet en de looptijd van de overeenkomst. Alle voorwaarden moeten duidelijk en ondubbelzinnig zijn.
4. Rente en kosten
Besteed aandacht aan de rente en kosten. Leg uit hoe de rente berekend wordt, wat de rentevoet is en hoe vaak er rente wordt berekend. Neem ook andere kosten, zoals administratiekosten, op als die er zijn.
5. Aflossingsvoorwaarden
De aflossingsvoorwaarden zijn essentieel. De voorwaarden vermelden hoe en wanneer aflossingen gedaan moeten worden. Maak duidelijk of er een vaste afbetalingsregeling is of dat aflossingen flexibel zijn.
6. Opeisbaarheid
Zorg dat je de opeisbaarheid van de schuld beschrijft. Dit betekent dat je aangeeft wanneer het verschuldigde saldo volledig moet worden terugbetaald. Dit kan bijvoorbeeld bij faillissement of verkoop van de onderneming zijn.
7. Verplichtingen
Vergeet ook niet de verplichtingen van beide partijen op te nemen in het document. Dit zijn de wettelijke en administratieve verantwoordelijkheden, zoals rapportageplicht aan de Belastingdienst en zorgvuldige administratie van transacties.
8. Handtekening
Ten slotte moeten beide partijen de overeenkomst ondertekenen.
Een rechtsgeldige rekening courant overeenkomst is juridisch bindend wanneer deze door alle betrokken partijen is ondertekend. Zorg ervoor dat er ruimte is voor de handtekeningen en datum van ondertekening.
