5 valkuilen bij het opstellen van algemene voorwaarden

Het opstellen van goede algemene voorwaarden voorkomt misverstanden tussen partijen. Bedrijven maken echter vaak fouten bij het opstellen van algemene voorwaarden, waardoor ze risico’s lopen. Zo denken veel ondernemers bijvoorbeeld dat algemene voorwaarden vanzelf afdwingbaar zijn, terwijl daar in de praktijk meer bij komt kijken.

In dit artikel bespreken we praktijkvoorbeelden van de vijf meest voorkomende fouten en leggen we uit hoe je deze kunt herkennen.

Vermijd deze veelvoorkomende fouten bij het opstellen van algemene voorwaarden

Het is belangrijk om te weten welke fouten vaak voorkomen bij het opstellen en toepassen van algemene voorwaarden, zodat je niet zelf in deze valkuilen trapt.

Veel ondernemers beseffen immers niet dat onduidelijkheden of onvolledigheden in deze voorwaarden grote gevolgen kunnen hebben. Zo is het te laat of niet vermelden van de toepasselijkheid een veel voorkomende fout. Als de wederpartij niet tijdig op de hoogte wordt gebracht, zijn de voorwaarden vaak niet afdwingbaar.

Een andere fout is dat men geen aandacht besteedt aan verplichte lijsten, zoals de zwarte en grijze lijst voor consumenten. Hierdoor kunnen bepalingen ongeldig worden verklaard.

Ook taalvereisten vormen een risico. Zo moeten algemene voorwaarden geschreven zijn in een taal die de wederpartij begrijpt. Dit voorkomt dat bepalingen worden verworpen wegens onbegrijpelijkheid.

Ook een gebruik aan duidelijkheid over welke voorwaarden gelden, leidt vaak tot discussie. Zorg dus altijd voor transparantie en bevestiging bij het aangaan van een overeenkomst.

Hieronder vind je een lijst van de meest gemaakt fouten en hun gevolgen:

De 5 meest gemaakte fouten met algemene voorwaarden

Ondernemers maken bij het opstellen en hanteren van algemene voorwaarden vaak dezelfde fouten. Deze vergissingen kunnen echter grote juridische en praktische gevolgen hebben, zoals het niet kunnen afdwingen van de voorwaarden of het verliezen van rechtsbescherming.

1. Algemene voorwaarden worden niet van toepassing verklaard

Een veelvoorkomend probleem is dat bedrijven vergeten om expliciet te melden dat hun algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst. Zonder deze verklaring kan men zich juridisch niet beroepen op de voorwaarden. Het is dus noodzakelijk om bij het aangaan van een overeenkomst duidelijk te maken dat de algemene voorwaarden van kracht zijn.

Dit moet altijd voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst gebeuren, bijvoorbeeld door een verwijzing op een offerte, opdrachtbevestiging of contract. Een mondelinge verwijzing is doorgaans onvoldoende; schriftelijke bevestiging is aan te bevelen. Ook een verwijzing via e-mail of in digitale bestelprocessen wordt geaccepteerd, mits deze ondubbelzinnig en op tijd wordt gedaan.

2. Algemene voorwaarden worden niet verstrekt

Naast het van toepassing verklaren is het verplicht om de algemene voorwaarden daadwerkelijk aan de wederpartij te overhandigen of toegankelijk te maken. Veel bedrijven maken de fout alleen te verwijzen naar de voorwaarden, zonder ze daadwerkelijk aan te bieden. Het niet verstrekken van de voorwaarden maakt deze vaak niet afdwingbaar, vooral bij consumenten.

Het verstrekken kan digitaal, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail, via een downloadlink of fysiek op papier. Zorg dat de tegenpartij eenvoudig en tijdig kennis kan nemen van de voorwaarden en houd er rekening mee dat bewijs van verstrekking cruciaal kan zijn bij een conflict.

3. Algemene voorwaarden zijn onduidelijk

Onduidelijke, vage of onsamenhangende bepalingen zorgen regelmatig voor discussies. Juridische geschillen ontstaan vaak doordat partijen de voorwaarden op een verschillende manier interpreteren. Voorwaarden moeten helder, eenduidig en specifiek zijn.

Gebruik zo eenvoudig mogelijke taal en vermijd ingewikkeld vakjargon, zodat iedereen de voorwaarden goed begrijpt. Laat de algemene voorwaarden altijd controleren op duidelijkheid en samenhang. Onduidelijke bepalingen worden bij twijfel meestal uitgelegd in het nadeel van de partij die ze heeft opgesteld (de zogenoemde contra proferentem-regel).

4. Algemene voorwaarden zijn in de verkeerde taal

Het komt geregeld voor dat algemene voorwaarden alleen in het Engels of een andere vreemde taal worden aangeboden aan Nederlandstalige klanten of bedrijven. Dit kan de afdwingbaarheid beperken als de wederpartij de voorwaarden onvoldoende begrijpt.

Volgens de Nederlandse wet moeten voorwaarden zijn opgesteld in een taal die de wederpartij redelijkerwijs kan begrijpen. In zakelijke relaties kan hiervan soms worden afgeweken, maar dit brengt risico’s met zich mee. Vertaal de voorwaarden altijd correct en sluit bij internationale transacties expliciete afspraken over de voertaal van de voorwaarden.

5. Algemene voorwaarden zijn onredelijk

Een andere fout is het opnemen van oneerlijke of onredelijk bezwarende bepalingen. Bepaalde bepalingen zijn volgens de wet verboden (zwarte lijst) of slechts onder strikte voorwaarden toegestaan (grijze lijst), zeker bij overeenkomsten met consumenten. Voorbeelden zijn volledige aansprakelijkheidsuitsluiting, buitensporige opzegtermijnen of het onredelijk beperken van wettelijke rechten. Zulke bepalingen zijn vaak niet rechtsgeldig en worden buiten werking gesteld. 

Lees bij het opstellen dus altijd de relevante wettelijke lijsten na of raadpleeg deskundige hulp. Pas de algemene voorwaarden aan de actuele regelgeving en jurisprudentie aan.

Belangrijkste punten

Goede algemene voorwaarden zijn essentieel voor juridische duidelijkheid, maar worden vaak onjuist toegepast of opgesteld. 

Veelvoorkomende fouten zijn het niet tijdig van toepassing verklaren of verstrekken, onduidelijke formuleringen, gebruik van de verkeerde taal, en het opnemen van onredelijke bepalingen. 

Deze fouten kunnen ertoe leiden dat voorwaarden ongeldig zijn of niet afdwingbaar blijken. 

Ondernemers kunnen juridische problemen en conflicten voorkomen door transparant te zijn, aan de wet te voldoen en duidelijk te communiceren.

Veelgestelde vragen

Wat zijn algemene voorwaarden precies?

Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die een bedrijf opstelt om te gebruiken bij overeenkomsten met klanten of andere partijen. Ze bevatten regels over zaken als betaling, levering, aansprakelijkheid, garanties en geschillenbeslechting. Ze zijn bedoeld om duidelijkheid te scheppen en risico’s te beperken. In plaats van per klant telkens opnieuw te onderhandelen over deze punten, verklaren ondernemers algemene voorwaarden als geheel van toepassing op alle overeenkomsten. Deze voorwaarden moeten wel op een juiste manier aan de wederpartij worden verstrekt om rechtsgeldig te zijn.

Wie heeft algemene voorwaarden nodig?

Algemene voorwaarden zijn vooral nodig voor ondernemers die regelmatig producten of diensten leveren, zoals webshops, dienstverleners, aannemers of groothandels. Ze helpen om steeds terugkerende zaken – zoals betalingsafspraken, leveringstermijnen, aansprakelijkheid en klachtenprocedures – op een uniforme manier vast te leggen. Dit bespaart tijd, voorkomt misverstanden en beperkt juridische risico’s. Hoewel algemene voorwaarden niet verplicht zijn, zijn ze sterk aan te raden voor elke ondernemer die professioneel zaken doet, omdat ze de klanten duidelijkheid geven en juridische bescherming bieden bij conflicten.

Wanneer beroept men zich op de contra proferentem-regel?

Men beroept zich op de contra proferentem-regel wanneer er onduidelijkheid of meerdere interpretaties mogelijk zijn in een bepaling van een contract of algemene voorwaarden, en er een geschil ontstaat over wat precies bedoeld is. Als een klant en een ondernemer het bijvoorbeeld oneens zijn over de uitleg van een regel in de voorwaarden en de tekst niet duidelijk aangeeft wat er geldt, kan men zich op deze regel beroepen. In zo’n geval zal een rechter de bepaling meestal uitleggen in het nadeel van degene die de tekst heeft opgesteld – meestal de ondernemer – juist omdat die partij verantwoordelijk is voor heldere en eerlijke formuleringen.

Wanneer worden algemene voorwaarden als onredelijk bezwarend beschouwd?

Algemene voorwaarden worden als onredelijk bezwarend beschouwd wanneer ze de wederpartij, vaak een consument, op een oneerlijke manier benadelen of het wettelijke evenwicht in een overeenkomst verstoren. Dit is bijvoorbeeld het geval als een bepaling de aansprakelijkheid van de ondernemer volledig uitsluit, terwijl de consument wel aan strenge verplichtingen moet voldoen. Ook als de voorwaarden niet duidelijk zijn geformuleerd of als ze zonder echte onderhandelingsruimte worden opgelegd, kan dat als onredelijk bezwarend worden beschouwd. De rechter beoordeelt dit aan de hand van de wet, de zwarte en grijze lijst, en de specifieke situatie.