Complete gids voor btw

Als je in Nederland als ondernemer actief bent, krijg je ongetwijfeld te maken met btw (Belasting over de Toegevoegde Waarde). Of je nu producten verkoopt of diensten verleent, als ondernemer moet je deze belangrijke belasting in je administratie verwerken.

In dit artikel geven we enkele voorbeelden van hoe je effectief btw-aangifte kunt doen.

Wat is btw?

BTW staat voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het is een belasting die geheven wordt op de aankoop van producten en diensten. Het is een vorm van omzetbelasting die de overheid gebruikt om inkomsten te genereren. Zowel de consument als de ondernemer krijgen te maken met btw. 

Consumenten betalen btw voor de meeste aankopen en kunnen deze niet terugvorderen. De belasting wordt aan de prijs toegevoegd, zodat de consument deze indirect betaalt. De consument merkt hier dus vaak weinig van. Als ondernemer moet je btw berekenen en afdragen over je omzet. Je doet dit door de btw bij je klanten in rekening te brengen en later aan de Belastingdienst over te maken. Het kan ook zo zijn dat je bepaalde btw weer mag terugvragen.

Er zijn in Nederland verschillende btw-tarieven:

• Laag tarief: 9%
• Hoog tarief: 21%

Bepaalde producten en diensten zijn vrijgesteld van btw. Soms kom je een product tegen waarvoor je geen btw betaalt omdat het is vrijgesteld. Dit kan verwarrend zijn, maar gelukkig wordt dit meestal duidelijk vermeld.

Welke personen zijn belastingplichtig en verantwoordelijk?

Als ondernemer ben je wellicht belastingplichtig voor de btw. Dit houdt in dat je btw moet afdragen over de gegenereerde omzet. De juridische structuur van je onderneming bepaalt wie er precies verantwoordelijk is voor deze btw-afdracht.

Je bent btw-plichtig als je regelmatig en zelfstandig goederen of diensten levert in het kader van een economische activiteit. Of je dit met of zonder winstoogmerk doet, maakt hierbij niet uit.

Soms kun je onder de kleineondernemersregeling (KOR) vallen, wat je een btw-vrijstelling kan opleveren. Hiervoor moet je via een specifieke verklaring wel aantonen dat je ondernemer bent.

Verantwoordelijkheid voor btw-schulden hangt meestal af van de juridische structuur van je onderneming. Bij een eenmanszaak ben jij als eigenaar persoonlijk verantwoordelijk. In het geval van een bv is de rechtspersoon aansprakelijk. In beide gevallen is het belangrijk om dit goed te regelen, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Als je twijfelt over jouw situatie en belastingverplichtingen, kan het nuttig zijn om contact op te nemen met de Belastingdienst of een belastingadviseur.

Voor wie geldt de btw-vrijstelling?

Btw-vrijstellingen zijn er voor verschillende situaties en kunnen erg nuttig zijn voor ondernemers. Als jij bijvoorbeeld diensten of producten levert die onder bepaalde categorieën vallen, hoef je geen btw in rekening te brengen. Het is belangrijk om te weten of jouw activiteiten onder deze vrijstellingen vallen.

Een van de bekendste vrijstellingen is de Kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling kan voor jou voordelig zijn als jouw jaarlijkse omzet niet hoger is dan €20.000.

Door voor de KOR te kiezen, hoef je geen btw te rekenen aan je klanten. Houd er rekening mee dat je dan ook geen btw kunt terugvorderen voor je kosten.

Er zijn nog meer specifieke vrijstellingen, zoals voor onderwijs, zorg, en culturele instellingen. Dit betekent dat als jouw bedrijf actief is in een van deze sectoren, je mogelijk geen btw in rekening hoeft te brengen.

Het toepassen van deze vrijstellingen kan je administratie een stuk eenvoudiger maken. Zorg ervoor dat je altijd goed op de hoogte bent van de voorwaarden en wijzigingen, zodat je zeker weet dat je de voordelen optimaal benut.

Het is ook verstandig om bij twijfel contact op te nemen met een belastingadviseur of de Belastingdienst voor gedegen advies.

Voordelen en nadelen van btw

Voordelen van btw:

• Kostenbesparing: Als onderdeel van een fiscale eenheid kun je besparen op je btw-boekhouding door verminderde administratieve handelingen.
• Liquiditeitsvoordeel: Binnen een fiscale eenheid hoef je geen btw te rekenen over onderlinge prestaties, wat je cashflow verbetert.
• btw-vrijstellingen: Het leveren van btw-vrijgestelde prestaties binnen de eenheid kan financieel gunstig zijn.

Nadelen van btw:

• Complexe regels: De regelgeving rond btw en fiscale eenheden is complex en kan extra administratieve lasten met zich meebrengen.
• Gezamenlijke aansprakelijkheid: Alle leden van een fiscale eenheid zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de btw-verplichtingen van de hele eenheid. Dit vormt een risico wanneer een lid in gebreke blijft.
• Beperkte flexibiliteit: Als lid van een fiscale eenheid ben je gebonden aan gezamenlijke btw-aangiftes en verplichtingen, wat soms beperkend kan aanvoelen.
  
  

Hoe bereken je btw correct?

Om de btw correct te berekenen, dien je te weten met welk tarief je te maken hebt. In Nederland zijn er drie mogelijke tarieven: 0%, 9% en 21%. Het selecteren van het juiste btw-tarief is essentieel voor een correcte belastingtoepassing.

Simpele formules

Wil je de btw toevoegen aan een bedrag? Vermenigvuldig dan het bedrag met het tarief gedeeld door 100, plus één. Bijvoorbeeld voor 21% is de formule:
Bedrag inclusief btw = Bedrag exclusief btw × 1,21

Omgekeerd

Wil je weten hoeveel btw in een bedrag werd verrekend? Deel dan het totaalbedrag door 1 plus het btw-tarief gedeeld door 100. Voor 21% geldt dus:
Bedrag exclusief btw = Bedrag inclusief btw ÷ 1,21

Praktische Voorbeelden

Stel: je koopt een product voor € 100 exclusief btw tegen het 21%-tarief. Het totaalbedrag wordt dan:
100 × 1,21 = € 121

Betaal je € 121 en wil je weten hoeveel btw je betaalde? Bereken dan als volgt:
€ 121 ÷ 1,21 = € 100
De btw is dan: € 121 - € 100 = € 21

Nuttige tips

Gebruik altijd de juiste tarieven in je administratie en twijfel niet om software of online tools in te schakelen bij complexe berekeningen. 

Pas deze formules consistent toe voor nauwkeurige financiële rapportage.

Hoe dien je jouw btw-aangifte in? 5 praktische tips/stappen

1. Verzamel alle benodigde documenten

Verzamel alle facturen en bonnen die je hebt voor de betreffende periode. Dit omvat zowel ontvangen als verzonden facturen. Hou je boekhouding up-to-date, zodat je alle benodigde informatie bij de hand hebt.

2. Controleer je omzetgegevens

Het is cruciaal om het totaalbedrag van je leveringen en diensten nauwkeurig te noteren. Zorg dat deze cijfers correct en volledig zijn, zodat je de aangifte nauwkeurig kunt invullen.

3. Gebruik een digitaal identificatiemiddel

Voor het indienen van je aangifte heb je een werkende DigiD of eHerkenning nodig. Zorg dat je toegang hebt tot één van deze systemen om je aangifte eenvoudig online te versturen.

4. Doe je aangifte online

Het indienen van een aangifte verloopt vlot via de website van de Belastingdienst of met administratiesoftware. Zorg ervoor dat je alle gegevens correct invoert voordat je de aangifte verstuurt.

5. Dien je aangifte op tijd in

Door je aangifte tijdig in te dienen voorkom je boetes en problemen met de Belastingdienst. Noteer de deadlines in je agenda en bereid je op tijd voor door alle benodigde gegevens te verzamelen.

BTW-terugbetalingen

Je kent het proces van de btw-aangifte mogelijk al, maar hoe werken btw-terugbetalingen precies?

Als jouw bedrijf meer btw heeft betaald dan het van klanten heeft ontvangen, kom je in aanmerking voor een terugbetaling. Dit gebeurt wanneer je activiteiten verricht die in aanmerking komen voor btw-aftrek.

Wanneer een klant een factuur niet betaalt, wordt dit een oninbare vordering genoemd. In dit geval kun je de btw die je hebt afgedragen terugvorderen. Dit vermindert de financiële impact van onbetaalde facturen.

Btw-teruggave checklist:

• Controleer of je btw-tegoed hebt.
• Hou alle relevante facturen en documenten bij de hand.
• Dien tijdig en elektronisch je aanvraag in.
• Corrigeer eventuele fouten in je btw-aangifte meteen.
• Controleer of je het vakje voor btw-teruggave correct hebt aangevinkt.

Een efficiënte administratie en tijdige indiening maken het proces van btw-teruggaven eenvoudiger. Blijf altijd binnen de wettelijke termijnen om problemen te voorkomen.

Belangrijke aandachtspunten

Bij het indienen van je laatste btw-aangifte van 2024 is het belangrijk om te controleren of je te veel of te weinig btw hebt teruggevraagd en dit zo nodig te corrigeren. 

Houd rekening met de herzieningstermijn voor investeringsgoederen en geef het btw-privégebruik van bedrijfsauto’s correct aan. 

Zorg voor een nauwkeurige administratie door bonnetjes en facturen goed bij te houden en blijf op de hoogte van specifieke btw-normen. 

Door zorgvuldig en tijdig je aangifte in te dienen en indien nodig professionele hulp in te schakelen, voorkom je fouten en onaangename verrassingen.

Veelgestelde vragen

Wat is het btw-tarief in 2025?

In 2025 bedragen de standaard btw-tarieven in Nederland 21%, 9% en 0%. Het tarief van 21% wordt toegepast op de meeste goederen en diensten. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor bepaalde essentiële goederen, zoals levensmiddelen. Er bestaat ook een nultarief, dat voornamelijk van toepassing is op internationale handel en specifieke uitzonderingen.

Wat valt onder 9% en 21% btw?

Het btw-tarief van 9% is van toepassing op goederen zoals voeding, medicijnen en boeken. Diensten zoals kappers en fietsreparaties vallen hier ook onder. Anderzijds geldt het tarief van 20% voor de meeste andere producten en diensten, zoals  elektronica, mode en luxeartikelen.

Wat valt onder 6% btw?

Het tarief van 6% wordt niet langer toegepast sinds de verhoging naar 9% in 2019. Voorheen vielen onder andere sommige renovatiewerkzaamheden en culturele evenementen onder het 6%-tarief.

Wat valt onder 0% btw?

Het nultarief komt veel voor bij internationale handel. Export van goederen naar landen buiten de EU en specifieke transportdiensten vallen onder het btw-tarief van 0%. Dit betekent dat er geen belasting in rekening wordt gebracht, terwijl bedrijven de op aankopen betaalde btw kunnen terugvorderen.

Wat zijn voorbeelden van btw?

Bij aankoop van een televisietoestel van € 1000, inclusief 21% btw, bedraagt de btw-component € 173,55. Bij de aankoop van boeken voor € 100 met 9% btw, betaal je € 8,26 aan btw. Deze percentages zijn essentieel voor het berekenen van de daadwerkelijke belastingsbijdrage.

Wat is btw-fraude?

BTW-fraude omvat illegale praktijken om belasting te ontduiken. Het kan gaan om het bewust manipuleren van boekhoudkundige documenten om onterechte btw-voordelen te verkrijgen of te veel terug te vorderen. Dit soort fraude wordt streng bestraft. Een voorbeeld hiervan is  carrouselfraude, waarbij belastinggaten tussen EU-lidstaten worden misbruikt.