Overweeg je een carrière als privacy officer en ben je benieuwd naar het takenpakket? Een privacy officer zorgt voor de bescherming van privacy en gegevensbeveiliging, en is daarom onmisbaar voor een onderneming.
In dit artikel bespreken we kort wat de rol van een privacy officer inhoudt en vergelijken we deze functie met die van data protection officer.
Wat is een privacy officer?
Een privacy officer (PO) is essentieel binnen een organisatie als het gaat om het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De PO zorgt immers voor een veilige en correcte verwerking van de persoonsgegevens.
Door de digitalisering staat de privacy steeds meer onder druk. Als privacy officer of privacyfunctionaris bescherm je de persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Je monitort niet alleen de gegevensstromen, maar geeft ook advies over privacyvraagstukken. Bovendien ben je het aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over privacy en gegevensverwerking. Zo help je de organisatie AVG-compliant te blijven.
Jouw rol vereist een verregaande kennis van de wet- en regelgeving rondom gegevensbescherming. Daarnaast is een goed begrip van IT-systemen en -processen cruciaal, aangezien privacy vaak nauw verweven is met technologische ontwikkelingen.
Om succesvol te zijn in deze rol, moet jij je inlevingsvermogen gebruiken om vertrouwen op te bouwen binnen de organisatie. Effectieve communicatie- en probleemoplossende vaardigheden zijn dus cruciaal, omdat je te maken krijgt met diverse afdelingen binnen de organisatie. Tot slot moet je in staat zijn om onafhankelijke beslissingen te nemen en de organisatie te voorzien van degelijke adviezen omtrent privacygerelateerde kwesties.
Wat doet een privacy officer? 5 taken en verantwoordelijkheden van privacy officers
Benieuwd naar wat een privacy officer precies doet? Hier zijn vijf belangrijke taken en verantwoordelijkheden.
1. Toezicht houden op persoonsgegevens
Als PO zorg jij ervoor dat alle handelingen met betrekking tot gegevensverwerking binnen een organisatie volgens de wet worden uitgevoerd. Dit betekent dat je waakt over de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Advies geven aan personeel
Je speelt een adviserende rol en helpt collega's bij het begrijpen en implementeren van privacyrichtlijnen. Dit betekent dat je regelmatig personeel informeert over wat er komt kijken bij gegevensbescherming.
3. Privacybeleid ontwikkelen
Jij bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bijwerken van het privacybeleid van de organisatie. Hierdoor ben je nauw betrokken bij het vormgeven van de strategieën voor gegevensbescherming.
4. Uitvoeren van risicoanalyses
Het is essentieel dat jij risicoanalyses uitvoert en audits regelt om de privacyprocessen te monitoren en verbeteren. Zo identificeer je potentiële problemen vroegtijdig en kun je passende maatregelen nemen.
5. Beoordeling van nieuwe initiatieven
Nieuwe projecten en initiatieven moeten altijd worden beoordeeld op privacyrisico's. Jij zorgt ervoor dat privacy-implicaties goed worden begrepen en dat er passende maatregelen zijn om risico's te beperken.
Privacy Officer vs Data Protection Officer: Wat is het verschil?
Het verschil tussen een privacy officer (PO) en een data protection officer (DPO) ligt vooral in hun verantwoordelijkheden.
Een DPO, ook wel een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) genoemd, is wettelijk verplicht als jouw organisatie voldoet aan bepaalde criteria volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De DPO houdt toezicht op de naleving van deze regels.
De Privacy Officer daarentegen heeft een meer interne focus. Deze persoon is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en bewaken van het privacy- en beveiligingsbeleid binnen de organisatie. Je kunt de PO beschouwen als een interne adviseur die betrokken is bij het trainen van personeel en het verhogen van de bewustwording rond privacykwesties.
Takenoverzicht
| Privacy Officer |
Data Protection Officer |
| Adviseren over veiligheidsbeleid |
Toezicht houden op naleving van AVG |
| Intern beleid ontwikkelen |
Onafhankelijk functioneren binnen de organisatie |
| Personeel trainen |
Rechtstreeks rapporteren over privacy-inbreuken |
Privacy Officer
Data Protection Officer
Adviseren over veiligheidsbeleid
Toezicht houden op naleving van AVG
Intern beleid ontwikkelen
Onafhankelijk functioneren binnen de organisatie
Personeel trainen
Rechtstreeks rapporteren over privacy-inbreuken
Afhankelijk van de aard en omvang van je gegevensverwerking, kun je overwegen welk type functionaris het best bij jouw organisatie past. Het is voor kleinere organisaties vaak slim om een privacy officer aan te stellen, zelfs als een DPO niet verplicht is. Zo kun je privacyrisico’s minimaliseren. De keuze hangt sterk af van jouw specifieke bedrijfsactiviteiten en de behoefte aan privacymanagement.
Is een privacy officer verplicht?
Of een privacy officer verplicht is, hangt af van verschillende factoren binnen je organisatie en de AVG-richtlijnen. Hoewel het niet altijd verplicht is om een privacy officer aan te stellen, kan het toch verstandig zijn.
Als je organisatie te maken heeft met systematische monitoring van individuen, is een Data Protection Officer (DPO) verplicht volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit geldt ook voor organisaties die grootschalig gevoelige gegevens verwerken, zoals zorginstellingen. Een privacy officer is echter niet hetzelfde als een DPO.
Veel organisaties die niet onder deze verplichting vallen, kiezen er toch voor om iemand aan te stellen die toeziet op privacygerelateerde zaken. Deze persoon kan bijvoorbeeld controleren of je organisatie voldoet aan de privacywetgeving en goede werkwijzen toepast op het gebied van gegevensbescherming.
Zelfs in een krappe arbeidsmarkt kan het voordelig zijn om deze functie in te vullen. Een privacy officer biedt de volgende voordelen:
- Actuele expertise
- Proactief advies voor je bedrijf
- Aanspreekpunt voor privacykwesties
Vergeet niet dat de wetgeving complex is en dat een specialist boetes kan voorkomen en vertrouwen kan creëren bij je klanten.
Als je twijfelt of jouw situatie de aanstelling van een privacy officer vereist, is het aangewezen om juridisch advies in te winnen.
Belangrijkste punten
Een privacy officer is verantwoordelijk voor het naleven van de AVG en zorgt voor een veilige omgang met persoonsgegevens binnen de organisatie.
Dit vereist zowel juridische kennis als samenwerking met IT en andere teams om privacyregelgeving correct toe te passen.
Sterke communicatieve en analytische vaardigheden zijn essentieel, evenals integriteit en betrouwbaarheid.
Door de voortdurende ontwikkelingen in digitalisering en privacywetgeving blijft deze rol uitdagend en belangrijk.
Veelgestelde vragen
Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet die sinds 25 mei 2018 van kracht is. De AVG heeft als doel de persoonsgegevens van EU-burgers beter te beschermen en organisaties transparanter te maken over hun gegevensbescherming. Het geeft individuen meer controle over hun persoonlijke data, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens. Organisaties moeten voldoen aan strikte regels, zoals het melden van datalekken, het aanstellen van een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) waar nodig, en het kunnen aantonen van compliance (verantwoordingsplicht). De AVG is dus een kader voor betere privacy en gegevensbescherming in de EU.
Hoeveel PO’s telt een onderneming gewoonlijk?
Het aantal privacy officers (PO's) in een onderneming hangt af van de grootte, complexiteit en aard van de gegevensverwerking. Kleine bedrijven hebben vaak één PO, die soms deze rol combineert met andere taken, zoals IT-beheer of compliance. Middelgrote en grote organisaties die veel persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld in de zorg, financiën of tech) hebben vaak een toegewijde PO of zelfs een team van privacyprofessionals. In zeer grote ondernemingen of multinationals kan er een centrale PO zijn die ondersteund wordt door regionale PO's of een afdeling voor gegevensbescherming. Het belangrijkste is dat de PO voldoende tijd en middelen heeft om de privacyverplichtingen onder de AVG goed uit te voeren.
Kan je een opleiding voor privacy officer volgen?
Ja, je kunt een opleiding volgen om privacy officer te worden. Er zijn verschillende opties, zoals internationaal erkende certificeringen, Nederlandse trainingen, masteropleidingen aan hogescholen of universiteiten en online cursussen via platforms. Deze opleidingen richten zich op de privacywetgeving (zoals de AVG), het opzetten van privacyprogramma's en praktische vaardigheden. Kies een opleiding die past bij jouw achtergrond en de behoeften van je organisatie om goed voorbereid te zijn op de rol van privacy officer.
Heeft een privacy officer aansprakelijkheid?
Een privacy officer is in principe niet persoonlijk aansprakelijk voor datalekken of overtredingen van de privacywetgeving, zoals de AVG. De aansprakelijkheid ligt bij de organisatie zelf, omdat deze verantwoordelijk is voor het naleven van de wet. Wel moet de privacy officer zijn of haar taken zorgvuldig uitvoeren en advies geven over compliance. Als de privacy officer nalatig handelt of bewust fouten maakt, kan dit in uitzonderlijke gevallen leiden tot persoonlijke gevolgen, bijvoorbeeld bij grove nalatigheid of opzettelijke schendingen. Over het algemeen valt de verantwoordelijkheid echter onder de organisatie.
Wat mag niet ontbreken in de cao van een privacy officer?
In de cao van een privacy officer mogen de volgende elementen niet ontbreken: een duidelijke omschrijving van taken en verantwoordelijkheden, waarborging van onafhankelijkheid, afspraken over kennisontwikkeling en trainingen, duidelijke rapportagelijnen (bijvoorbeeld aan de hoogste leidinggevende), bescherming tegen repercussies, een realistische verdeling van werkuren (zeker bij combinatiefuncties), een passende beloning en toegang tot de benodigde middelen. Deze punten zorgen ervoor dat de privacy officer effectief en onafhankelijk kan werken, met voldoende ondersteuning en bescherming.
Maak juridische documenten snel en makkelijk
Geen dure advocaten meer nodig – juridisch goedgekeurde documenten zelf maken
Altijd en overal ter wereld te gebruiken
Up-to-date gepersonaliseerde juridische documenten
