6 praktische tips om de prestaties van werknemers te verbeteren

Een verbetertraject helpt om de prestaties en samenwerking te versterken wanneer een medewerker niet helemaal goed functioneert. Belangrijk is dat het proces duidelijk, haalbaar en goed onderbouwd is. Zo weten zowel de werkgever als werknemer wat er wordt verwacht en hoe succes wordt beoordeeld. 

In dit artikel vind je 6 concrete tips die houvast bieden bij het opstellen en uitvoeren van een succesvol verbetertraject.

Wat is een verbetertraject voor medewerkers?

Een verbetertraject is een afgesproken periode waarin een medewerker de kans krijgt om zijn of haar functioneren te verbeteren. Het wordt vaak ingezet als gesprekken en feedback nog niet genoeg resultaat hebben opgeleverd.

Het traject start meestal met een verbeterplan dat concrete afspraken bevat over wat er moet verbeteren, hoe dit zal worden gemeten en binnen welke termijn dit gebeurt. De SMART-methode is hiervoor erg populair. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Belangrijke onderdelen van een verbeterplan kunnen zijn:

De duur van een verbetertraject varieert, maar ligt vaak tussen de 3 en 6 maanden. In die periode vinden regelmatig evaluatiegesprekken plaats, waarin wordt besproken of de medewerker op schema ligt en welke aanpassingen nodig zijn.

Het doel van een verbetertraject is:

• inzichtelijk maken welke punten beter moeten.
• ondersteuning bieden om die verbetering te bereiken.
• afspraken en voortgang objectief vastleggen.

Een verbetertraject heeft ook een juridische kant. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat een medewerker voldoende kansen heeft gekregen om te verbeteren. Zowel het traject als alle voortgang worden daarom vastgelegd in het personeelsdossier.

6 tips voor een succesvol verbetertraject

Een effectief verbetertraject vraagt om duidelijke afspraken, heldere communicatie en een gestructureerde aanpak. Wees vanaf het begin transparant en maak de voortgang meetbaar. Dit vergroot de kans dat het traject resultaat oplevert en juridisch standhoudt.

1. Zorg voor goede documentatie

Goede documentatie is essentieel om aan te tonen dat het verbetertraject zorgvuldig is uitgevoerd. Dit betekent dat alle gesprekken, afspraken en evaluaties schriftelijk moeten worden vastgelegd.

Het dossier moet volledig en chronologisch zijn. Noteer data, besproken punten, gemaakte afspraken en de reactie van de werknemer. Voeg ook relevante e-mails, beoordelingsformulieren en gespreksverslagen toe.

Een compleet dossier helpt niet alleen bij het monitoren van de voortgang, maar kan ook juridisch noodzakelijk zijn. Bij een eventueel ontslag wegens disfunctioneren is het dossier vaak doorslaggevend voor de uitkomst.

2. Stel een verbeterplan op

Een verbeterplan vormt de basis van het traject. Dit vermeldt waarom het traject nodig is, wat de verbeterpunten zijn en hoe deze worden aangepakt. Het plan moet SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Dit voorkomt vage afspraken en maakt het eenvoudiger om eventuele vooruitgang objectief te beoordelen. Leg in het plan ook vast welke middelen of trainingen beschikbaar worden gesteld. Zo is duidelijk dat de werkgever actief bijdraagt aan verbetering.

3. Specificeer verbeterpunten in de functiebeschrijving

Een werknemer kan pas echt gericht werken aan verbetering als duidelijk is wat er precies van hem of haar wordt verwacht. Zorg daarom dat de verbeterpunten aansluiten bij de bestaande functiebeschrijving. 

Omschrijf concreet welke taken of verantwoordelijkheden beter moeten worden uitgevoerd. Vermijd vage termen als “betere communicatie” en kies voor duidelijke formuleringen zoals: “tijdig en volledig rapporteren van de projectstatus”. Door verbeterpunten rechtstreeks te koppelen aan de functie-inhoud, wordt het traject transparanter en eerlijker voor alle betrokkenen.

4. Voer voldoende evaluaties uit

Regelmatige evaluaties houden het traject levend en maken bijsturing mogelijk. Regelmatige evaluaties voorkomen dat problemen pas aan het einde van het traject zichtbaar worden, wanneer bijsturen te laat kan zijn.

Plan deze momenten vooraf in, bijvoorbeeld elke twee of vier weken. Bespreek tijdens een evaluatiemoment de voortgang, geef feedback en noteer concrete afspraken voor de volgende periode. Laat het evaluatieverslag ondertekenen door de werkgever en werknemer. 

5. Bied de juiste ondersteuning

Een verbetertraject werkt alleen als de werknemer de kans krijgt om zich daadwerkelijk te verbeteren. Dit betekent dat de werkgever passende ondersteuning moet bieden. Denk aan coaching, extra training, begeleiding door een ervaren collega of het aanpassen van werkdruk. Maak duidelijk welke middelen beschikbaar zijn en hoe deze bijdragen aan het behalen van de verbeterdoelen. 

Ondersteuning laat zien dat het traject bedoeld is om te helpen, niet om iemand te laten falen. Dit versterkt de motivatie en kan juridische discussies voorkomen.

6. Overweeg het gebruik van de cumulatiegrond (indien van toepassing)

Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is ontslag ook mogelijk op basis van de zogeheten cumulatiegrond. Dit houdt in dat ontslaggronden die op zichzelf als onvoldoende gegrond worden beschouwd, samen toch een gegronde reden kunnen zijn voor de beëindiging van het dienstverband.

Als een verbetertraject wel tot enige verbetering leidt, maar niet genoeg om aan alle functie-eisen te voldoen, kan de cumulatiegrond uitkomst bieden. Dit moet wel goed onderbouwd zijn met duidelijke documentatie en evaluaties.

Het inzetten van deze cumulatiegrond vereist dus een zorgvuldige afweging en vaak ook juridisch advies. Zo wordt voorkomen dat een ontslagprocedure strandt door een onvolledig dossier.

Belangrijkste punten

Een verbetertraject slaagt alleen als de doelen vooraf duidelijk, concreet en haalbaar zijn en regelmatig worden geëvalueerd. 

Het vastleggen van alle afspraken, evaluaties en resultaten is essentieel voor duidelijkheid en mogelijke juridische onderbouwing. 

Zowel werkgever als werknemer moeten actief meewerken, waarbij de werknemer weet welke ondersteuning beschikbaar is. 

De werkgever moet deze ondersteuning, zoals trainingen of coaching, ook daadwerkelijk aanbieden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een verbeterplan en een verbetertraject? 

Een verbeterplan is een concreet document waarin staat wat er precies verbeterd moet worden, wat de doelstellingen zijn, welke stappen worden genomen en binnen welke termijn dit dient te gebeuren. Het vormt de basis van het proces. Een verbetertraject is het hele proces dat volgt op het opstellen van het verbeterplan: de uitvoering, begeleiding, evaluatie en eventuele bijsturing. 

Is een werknemer verplicht om mee te werken aan een verbetertraject? 

Een werknemer is verplicht om mee te werken aan een verbetertraject. Dit hoort bij de plicht om je als ‘goede werknemer’ in te zetten en je functioneren te verbeteren. Tevens moet de werkgever zorgen voor een zorgvuldig, realistisch en goed onderbouwd traject. Weigert een werknemer zonder goede reden mee te werken, dan kan dat gevolgen hebben, zoals een waarschuwing of – in het ergste geval – ontslag.

Kan een werknemer een ontslag op basis van cumulatiegrond aanvechten? 

Ja, een werknemer kan ontslag op basis van de cumulatiegrond aanvechten. Dit gebeurt meestal via een procedure bij de kantonrechter of in hoger beroep. De werknemer kan stellen dat de combinatie van ontslaggronden onvoldoende is onderbouwd, of dat het verbetertraject niet zorgvuldig is verlopen. Ook kan betoogd worden dat de functie-eisen onduidelijk waren of dat er sprake is van een eenzijdige beoordeling. Omdat de cumulatiegrond ruimte biedt voor interpretatie, kan een goed onderbouwd verweer vaak uitsluitsel bieden – zeker als het ontslagdossier zwakke plekken vertoont.