5 tips voor werkgevers bij ontslag

Geen enkele werkgever neemt graag afscheid van een werknemer. Bovendien kan dit niet zomaar. Het is essentieel om het proces zorgvuldig en volgens de geldende regels te doorlopen om problemen achteraf te voorkomen. Met de juiste aanpak kan een werkgever de procedure voor beide partijen zo soepel mogelijk laten verlopen. 

In dit artikel geven we 5 tips voor werkgevers die een werknemer zullen ontslaan, inclusief wat meer uitleg over .

Het belang van naleving van ontslagregels

Wanneer een werkgever iemand wil ontslaan, moet hij/zij zich aan duidelijke wettelijke regels houden. Het is bijvoorbeeld van belang om de aanzegplicht en opzegtermijnen correct na te leven, om te voorkomen dat de werknemer recht krijgt op extra vergoedingen. 

Deze regels beschermen zowel de werkgever als de werknemer en waarborgen een eerlijk verloop van het proces. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot juridische procedures, schadevergoedingen of herstel van het dienstverband. Dit kan tijd, geld en energie kosten.

Belangrijke redenen om de regels te volgen:

• juridische conflicten voorkomen
• de reputatie van het bedrijf beschermen
• een transparant en eerlijk proces creëren 

Een werkgever moet altijd een redelijke grond hebben en deze kunnen onderbouwen met een goed dossier. Zonder dossier kan de rechter of het UWV de aanvraag afwijzen. Naargelang de reden, zijn er verschillende ontslagroutes:

Regels en voorschriften voor het ontslaan & monitoren van een werknemer

Het ontslaan van een werknemer is een ingrijpende beslissing die zorgvuldigheid en een juiste juridische aanpak vereist. Of het nu gaat om bedrijfseconomische redenen, disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie, een werkgever mag niet zomaar tot ontslag en monitoring overgaan. Er gelden strikte regels en procedures om zowel de rechten van de werknemer als de belangen van de werkgever te waarborgen. 

1. Beëindig het contract volgens de regels

Het is essentieel dat de werkgever de juiste, wettelijke ontslagprocedure volgt. Dit betekent dat er een geldige ontslaggrond moet zijn, zoals disfunctioneren, bedrijfseconomische redenen of een verstoorde arbeidsrelatie. Een volledig en zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier is hierbij essentieel. 

Dit dossier moet relevante documenten en verslagen bevatten die de ontslagreden goed onderbouwen. Bij monitoring moeten de verzamelde gegevens op een veilige manier worden opgeslagen en alleen gebruikt worden voor het vastgelegde doel. Onnodige of verouderde gegevens moeten worden verwijderd.

De werkgever moet nagaan of toestemming van het UWV of de kantonrechter nodig is. Zonder deze toestemming kan het ontslag ongeldig worden verklaard. Het is eveneens verstandig om juridisch advies in te winnen, zodat alle stappen correct worden doorlopen. Dit verkleint de kans op een arbeidsrechtelijk conflict of een schadevergoeding.

2. Monitor werknemers op een correcte manier

Vooral bij ontslag wegens disfunctioneren is het voor werkgevers essentieel om het functioneren van de werknemer goed te monitoren en vast te leggen. Dit gebeurt bijvoorbeeld via functioneringsgesprekken, beoordelingsverslagen en ontwikkeltrajecten. 

Alleen wanneer aantoonbaar is dat de werknemer onvoldoende presteert en voldoende kansen heeft gehad om zich te verbeteren, kan een ontslag juridisch standhouden. Door structurele monitoring kunnen werkgevers het dossier opbouwen dat nodig is om de ontslaggrond te onderbouwen en om het proces eerlijk en volgens de regels te laten verlopen.

3. Voldoe aan de zorg- en meldingsplicht

De zorgplicht houdt in dat de werkgever moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, ook tijdens de ontslagprocedure. Daarnaast moet de werkgever rekening houden met de emotionele impact van ontslag en zorgen voor een respectvolle afhandeling.

Dit betekent bijvoorbeeld dat monitoring niet verder mag gaan dan strikt noodzakelijk. Wanneer monitoring wordt ingezet, bijvoorbeeld bij vermoeden van fraude of misbruik, moet dit proportioneel zijn. De werkgever moet eveneens kunnen aantonen dat er geen minder ingrijpende alternatieven mogelijk zijn. 

Als werknemers worden gemonitord, moeten zij daar ook vooraf duidelijk over geïnformeerd worden. Dit kan via een personeelshandboek, een protocol of een apart privacyreglement. De melding moet vermelden welke gegevens worden verzameld, waarom dit gebeurt, hoelang deze worden bewaard en wie er toegang toe heeft. Dit is verplicht volgens de AVG. Een werkgever die monitoring toepast zonder melding staat niet alleen juridisch zwakker in zijn schoenen, maar loopt ook het risico op boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Zorg voor een geldige beëindigingsovereenkomst

Als de werkgever en werknemer samen besluiten om het contract te beëindigen, moet dit schriftelijk worden vastgelegd in een beëindigingsovereenkomst.

Deze overeenkomst moet duidelijke afspraken bevatten over de einddatum, de eventuele transitievergoeding, de uitbetaling van vakantiedagen en de geheimhoudingsclausules. Ook kan worden opgenomen hoe wordt omgegaan met verzamelde gegevens uit de monitoring.

De werknemer heeft recht op een bedenktijd van 14 dagen. Zonder correcte vastlegging kan de overeenkomst ongeldig worden verklaard.

5. Betaal indien nodig een transitievergoeding

Bij ontslag kan een werknemer recht hebben op een transitievergoeding. Dit is een financiële steun die de overstap naar een nieuwe baan makkelijker moet maken. De hoogte van de vergoeding hangt af van het aantal dienstjaren en het salaris, waarbij een bepaald deel van het maandsalaris per jaar wordt toegekend. 

Of een werknemer recht heeft op een transitievergoeding hangt vooral af van de duur van het dienstverband en de reden van ontslag. Soms kan het recht op een transitievergoeding vervallen, bijvoorbeeld bij ernstig verwijtbaar gedrag van de werknemer of ontslag om dringende redenen. Door dit goed te bekijken, voorkom je verrassingen en regel je het ontslag netjes en duidelijk.

Belangrijkste punten

Een werkgever mag alleen een werknemer ontslaan wanneer hij/zij een wettelijk erkende reden heeft die goed kan worden onderbouwd met actuele documentatie. 

Een duidelijke communicatie en het bieden van ruimte voor reactie helpen misverstanden te voorkomen. 

Vaak verloopt een ontslag met een beëindigingsovereenkomst, met juridische begeleiding, sneller en soepeler dan een formele ontslagprocedure. 

Daarnaast moet de werkgever voldoen aan financiële verplichtingen, zoals de correcte betaling van de transitievergoeding.

Veelgestelde vragen

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

Een vaststellingsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer waarmee beide partijen in onderling overleg (dus met wederzijds goedvinden) besluiten om het dienstverband te beëindigen. Hierin worden afspraken vastgelegd over de ontslagdatum, eventuele vergoedingen (zoals een ontslagvergoeding), de eindafrekening, en andere voorwaarden zoals een geheimhoudings- of concurrentiebeding. Voor de werknemer is het belangrijk dat de overeenkomst zodanig is opgesteld dat hij of zij recht houdt op een WW-uitkering. Daarom is het verstandig om een vaststellingsovereenkomst altijd goed te (laten) controleren voordat deze wordt ondertekend.

Hoe kan de werkgever nagaan of toestemming van het UWV of de kantonrechter vereist is?

Of een werkgever voor ontslag toestemming nodig heeft van het UWV of de kantonrechter, hangt af van de reden voor het ontslag. Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid (langer dan twee jaar) moet de werkgever toestemming vragen aan het UWV. In andere gevallen, zoals bij disfunctioneren, een verstoorde arbeidsrelatie of verwijtbaar handelen van de werknemer, moet de werkgever zich wenden tot de kantonrechter. Het is daarom belangrijk dat de werkgever de ontslaggrond zorgvuldig vaststelt en zich goed laat informeren over de juiste procedure. Een goede voorbereiding voorkomt fouten en vertragingen.

Kan een werknemer ontslag weigeren?

Ja, een werknemer kan een ontslag weigeren, afhankelijk van de manier waarop het ontslag wordt aangeboden. Bij ontslag met wederzijds goedvinden – dus via een vaststellingsovereenkomst – is instemming van de werknemer nodig. Als de werknemer het niet eens is met de voorwaarden of het ontslag zelf, mag hij dit weigeren en blijft het dienstverband in principe bestaan. Bij een ontslag via het UWV of de kantonrechter kan de werknemer zich verweren, maar als er toestemming wordt verleend of de rechter het ontslag toewijst, is het ontslag rechtsgeldig. De werknemer kan ook ontslag op staande voet aanvechten, bijvoorbeeld door een procedure bij de kantonrechter te starten.

Kan een werknemer monitoring weigeren?

Ja, een werknemer kan in bepaalde gevallen monitoring weigeren, vooral wanneer deze monitoring inbreuk maakt op zijn of haar privacyrechten of niet transparant en proportioneel is. Werkgevers mogen werknemers alleen monitoren als dit gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld voor beveiliging of kwaliteitscontrole, en als de werknemer hierover vooraf duidelijk geïnformeerd is. Als de monitoring onrechtmatig, onnodig of buitensporig is, kan een werknemer bezwaar maken of weigeren, en eventueel juridische stappen ondernemen. De balans tussen het recht op privacy van de werknemer en het belang van de werkgever is hierbij cruciaal.