Wat is een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging is een document dat jouw bedrijf dient te versturen om de ontvangst en aanvaarding van een opdracht te bevestigen. Het kan hier gaan om een dienst of product.
In een opdrachtbevestiging leg je de gemaakte afspraken schriftelijk vast. Dit schept duidelijkheid tussen jou als opdrachtnemer en jouw klant, de opdrachtgever.
Waarom een opdrachtbevestiging?
- Rechtsgeldig: Zowel voor mondelinge als schriftelijke overeenkomsten. Een schriftelijke bevestiging is een eenvoudig bewijs dat afspraken werden gemaakt.
- Duidelijkheid: Helpt om misverstanden betreffende de opdracht te voorkomen.
Inhoud van een opdrachtbevestiging
Een goede opdrachtbevestiging bevat meestal:
- Naam en adres van beide partijen (jouw bedrijf en de klant)
- Omschrijving van de opdracht
- Tijdslijnen: Start- en einddata of deadlines
- Prijsafspraken
- Betalingsvoorwaarden
- Eventuele algemene voorwaarden
Voorbeeld van een opdrachtbevestiging
Een eenvoudige opdrachtbevestiging kan er als volgt uitzien:
Item
Details
Opdrachtgever
Naam klant, Adres klant
Opdrachtnemer
Jouw bedrijfsnaam, Adres bedrijf
Omschrijving van dienst
Specificatie van de uit te voeren taak
Startdatum
Wanneer begint de opdracht
Einddatum
Deadline van de opdracht
Prijs
Totale kosten verbonden aan de opdracht
Betalingsvoorwaarden
Termijnen en methoden van betaling
Door een opdrachtbevestiging te versturen, zorg je voor professionele communicatie met je klanten en garandeer je dat iedereen op dezelfde lijn zit.
Wanneer heb je een opdrachtbevestiging nodig?
Een opdrachtbevestiging helpt om duidelijkheid te scheppen tussen jou en jouw klant. Een opdrachtbevestiging is een must in verschillende situaties. Hieronder vind je enkele scenario's:
Bij het leveren van diensten
Als je diensten aanbiedt, zoals consultancy, webdesign of juridische ondersteuning, is een opdrachtbevestiging essentieel. Dit document verduidelijkt wat er precies geleverd wordt en binnen welke tijdspanne. Zo voorkom je misverstanden en heb je altijd iets om op terug te vallen.
Voor producten op maat
Wanneer je producten op maat maakt, zoals meubelstukken, kun je afspraken vastleggen in een opdrachtbevestiging. Dit kan betrekking hebben op levertijd, specificaties en kosten. Zo weten alle betrokkenen wat er verwacht wordt en welke voorwaarden gelden.
Bij langdurige projecten
Een opdrachtbevestiging is cruciaal bij langdurige projecten die bestaan uit meerdere fasen. Deze kan details bevatten over de verschillende fases, met hun respectievelijke deadlines en betalingsstructuur. Dit helpt zowel jou als de opdrachtgever om gedurende het volledige project op dezelfde lijn te blijven.
Wanneer algemene voorwaarden van toepassing zijn
Wanneer je werkt met algemene voorwaarden, dien je deze duidelijk te vermelden in de opdrachtbevestiging. Dit maakt de overeenkomst rechtsgeldig en zorgt ervoor dat beide partijen op de hoogte zijn van de geldende regels.
Voor een rechtsgeldige overeenkomst
Een rechtsgeldige overeenkomst vereist duidelijkheid en bewijs. Een schriftelijke opdrachtbevestiging kan dienen als juridisch bewijs bij conflicten of geschillen. Dit beschermt zowel jou als de klant.
Voorkomen van discussies
Door afspraken vast te leggen in een opdrachtbevestiging voorkom je eventuele discussies over de geleverde diensten of producten, gaande van kosten tot specifieke details.
Bij elke nieuwe klant
Het is verstandig om bij het binnenrijven van een nieuwe klant telkens een opdrachtbevestiging op te stellen. Zo leg je meteen een professionele basis en maak je duidelijke afspraken.
Hoe schrijf je een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging is essentieel om afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vast te leggen. Dit kan schriftelijk, per e-mail of als PDF. Hieronder vind je welke stappen je best doorloopt wanneer je zelf een opdrachtbevestiging schrijft.
1. Basisinformatie
Begin met de basisgegevens van jouw bedrijf en de klant. Vermeld je bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Voeg ook de gegevens van de opdrachtgever toe.
2. Datum en onderwerp
Vermeld duidelijk de datum waarop de opdrachtbevestiging wordt verstuurd. Vermeld kort om welke opdracht het specifiek gaat, bijvoorbeeld: “Opdrachtbevestiging Webdesign Project”.
3. Beschrijving van de diensten en producten
Geef een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de diensten of producten die je zal leveren. Vermeld zeker alle specificaties die gelinkt zijn aan deze opdracht.
4. Afspraken en voorwaarden
Leg enkele afspraken vast. Denk aan leverdata, plaats van levering, kosten en eventuele andere voorwaarden. Vermeld ook de geldigheidsduur van de opdrachtbevestiging en eventuele ontbindende voorwaarden.
5. Betalingsvoorwaarden
Bepaal de betalingsvoorwaarden. Vermeld de totale kosten, inclusief btw, en vermeld hoe en wanneer de betaling moet worden voldaan. Noem ook eventuele betalingsmethoden, zoals een overschrijving of betaling met een kredietkaart.
6. Ondertekening
Sluit de opdrachtbevestiging af met een ruimte voor de handtekeningen van beide partijen. Dit maakt duidelijk dat zowel jij als de klant akkoord gaan met de afspraken.
7. Contactinformatie bij vragen
Voeg tot slot eventuele contactinformatie toe voor het geval er vragen of geschillen zijn. Dit zorgt voor transparantie en helpt misverstanden voorkomen.
