Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een schriftelijke afspraak tussen één of meer aanbesteders en één of meer ondernemers. Daarin worden gedurende een bepaalde periode voorwaarden vastgelegd, zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en looptijd. Dit document wordt vaak gebruikt bij overheidsopdrachten.
In een raamovereenkomst staan de algemene bepalingen die gelden voor toekomstige opdrachten en bestellingen. Het is een flexibele overeenkomst die ruimte biedt voor meerdere opdrachten binnen een afgesproken periode. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van goederen of diensten over meerdere jaren, zonder dat je telkens nieuwe onderhandelingen hoeft te beginnen.
Raamovereenkomsten hebben verschillende voordelen. Zo kunnen ze administratieve lasten verlagen en kosten besparen. Doordat de voorwaarden vastliggen, kun je snel inspelen op specifieke inkoopbehoeftes zonder steeds opnieuw te moeten onderhandelen. Dit maakt de procedure efficiënter en minder tijdrovend. Je kunt een raamovereenkomst ook zien als een soort voorraadcontract. Het geeft zowel jou als de leverancier zekerheid over toekomstige leveringen. Dit is vooral handig wanneer je regelmatige leveringen of diensten nodig hebt en niet telkens opnieuw het wiel wilt heruitvinden.
Hoewel een raamovereenkomst duidelijkheid en zekerheid biedt, blijft een goed gesprek vooraf essentieel. Door duidelijke afspraken te maken, weet je precies waar je aan toe bent en voorkom je misverstanden tijdens de looptijd van het contract.
Wanneer heb je een raamovereenkomst nodig?
Een raamovereenkomst is vaak handig wanneer je regelmatig producten of diensten nodig hebt, maar de exacte details, zoals hoeveelheid of frequentie, onbekend zijn. Zo’n overeenkomst biedt flexibiliteit, vooral bij overheidsopdrachten waarbij de aanbestedende dienst een continue behoefte heeft aan bepaalde leveringen.
Als je als aanbestedende dienst grote projecten of doorlopende opdrachten hebt, kan een raamovereenkomst met meerdere ondernemers helpen om de mededinging te waarborgen en gunstigere voorwaarden te bedingen. Dit is nuttig bij infrastructuurprojecten, IT-diensten of leveringen die stuk voor stuk tenderen onpraktisch maken.
Wanneer een aanbestedingsprocedure omvangrijk is of een groot budget betreft, kan het handig zijn om via een raamovereenkomst de totale waarde in de gaten te houden en efficiënt om te gaan met de gunningscriteria. Dit bespaart tijd en kosten op lange termijn.
Een minicompetitie kan uitkomst bieden als je te maken hebt met meerdere leveranciers binnen één raamovereenkomst. Dit houdt de markt scherp en zorgt ervoor dat je steeds de beste deal krijgt volgens de vastgelegde voorwaarden.
Bij specifieke overheidsopdrachten kan een raamovereenkomst met één ondernemer efficiënt zijn. Dit geldt vooral als de leveringsvoorwaarden duidelijk zijn en je slechts afnemende hoeveelheden hoeft te bespreken met de ondernemer.
Hoe stel je een raamovereenkomst op?
Een raamovereenkomst opstellen kan best ingewikkeld lijken, maar door de juiste stappen te volgen, kom je er zeker uit.
1. Definieer de partijen
Begin met het duidelijk benoemen van de partijen. Vermeld de volledige namen en contactgegevens van alle betrokken partijen. Dit schept duidelijkheid en voorkomt juridische misverstanden.
2. Stel de looptijd vast
Bepaal de looptijd van de overeenkomst. Dit kan een vaste termijn zijn, of een periode met de mogelijkheid tot verlenging. Zorg ervoor dat zowel de startdatum als de geplande einddatum duidelijk in het document staan.
3. Beschrijf de verplichtingen en afspraken
Specificeer welke verplichtingen elke partij heeft. Denk aan leveringsvoorwaarden, afnameplicht en kwaliteit van de producten of diensten. Het is cruciaal om nauwkeurig te omschrijven wat er van elke partij verwacht wordt.
4. Maak duidelijke prijsafspraken
Leg de gemaakte prijsafspraken gedetailleerd vast. Dit omvat tarieven en eventuele kortingen bij grotere hoeveelheden. Vermeld ook de betalingsvoorwaarden en de geraamde totale waarde van de af te nemen producten of diensten.
5. Voeg algemene bepalingen toe
Beschrijf algemene bepalingen, zoals garanties en schadevergoedingen. Dit is belangrijk om juridische conflicten te vermijden. Vermeld hier ook de vrijwaringen en de maximale looptijd van de overeenkomst.
6. Optioneel: aanvullende voorwaarden
Voeg aanvullende voorwaarden toe die specifiek zijn voor jullie situatie. Deze kunnen te maken hebben met het contracteringsproces, de leveringstermijnen en de geraamde maximale waarde van de overeenkomst.
