Wat is een SaaS-overeenkomst?
Een SaaS-overeenkomst is een contract dat je afsluit wanneer je gebruikmaakt van Software as a Service (SaaS). Dit houdt in dat je software huurt die in de cloud draait, zodat je die niet op je eigen computer hoeft te installeren. Zo hoef je niet zelf updates uit te voeren om altijd toegang te krijgen tot de meest recente versie van de software. Het abonnementsmodel is kenmerkend voor SaaS. In plaats van een eenmalige aankoop betaal je periodiek, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks. Dit kan een voordeel zijn, omdat je zo de kosten spreidt en altijd toegang hebt tot de nieuwste functies.
Een SaaS-overeenkomst legt de rechten en plichten vast van zowel de gebruiker als de SaaS-provider. Zo weten beide partijen wat ze van elkaar kunnen verwachten. Dit contract bevat details zoals de abonnementsperiode, betalingstermijnen en voorwaarden voor updates en onderhoud. Het beschrijft ook hoe en wanneer je ondersteuning kunt krijgen als je problemen ervaart tijdens het gebruik van de software. Een SaaS-overeenkomst biedt ook duidelijkheid over licentiegebruik en databeveiliging. De provider legt vast hoe zij de gegevens van de klant beschermt en wie eigenaar is van de data die de klant invoert of genereert met de software.
Zorg ervoor dat je goed inzicht krijgt in een SaaS-overeenkomst voordat je het ondertekent. Het is essentieel om te weten onder welke voorwaarden je van welke diensten gebruik kunt maken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wanneer heb je een SaaS-overeenkomst nodig?
Een SaaS-overeenkomst is essentieel wanneer je als afnemer gebruik wenst te maken van software die via het internet wordt aangeboden. Dit kan een abonnement zijn op een cloudgebaseerd boekhoudprogramma of een CRM-systeem. In zulke gevallen regelt de overeenkomst jouw rechten en verantwoordelijkheden.
Als je software ontwikkelt en deze als dienst wilt aanbieden, heb je een SaaS-overeenkomst nodig zodat alle partijen duidelijk weten wat de voorwaarden zijn. Je wilt bijvoorbeeld dat jouw klanten weten welke diensten ze precies kunnen gebruiken en onder welke licentievoorwaarden.
Een SaaS-overeenkomst is eveneens cruciaal wanneer de software die je gebruikt jouw persoonsgegevens verwerkt. Dat brengt vragen rondom privacy met zich mee, wat in de overeenkomst vermeld dient te worden.
Dergelijke overeenkomst is ook cruciaal wanneer de samenwerking met de SaaS-vendor beëindigd wordt. Het contract schept duidelijkheid over zaken zoals het terugkrijgen van jouw gegevens en de gevolgen van een stopzetting van het abonnement.
Een SaaS-overeenkomst is dus onmisbaar zodra je een relatie aangaat met een SaaS-leverancier waarbij software over het internet geleverd wordt. Het contract schept vertrouwen en voorkomt misverstanden tussen de betrokken partijen.
Hoe stel je een SaaS-overeenkomst op?
Bij het opstellen van een SaaS-overeenkomst kun je een aantal belangrijke stappen volgen. Zo zorg je ervoor dat zowel jij als de klant beschikken over duidelijke afspraken.
1. Service Level Agreement (SLA)
Het is vaak handig om specifieke voorwaarden op te nemen over de servicebeschikbaarheid en uptime. Vermeld duidelijk de percentages, bijvoorbeeld 99.9% uptime, en leg vast wat er gebeurt als dit niet wordt behaald.
2. Functionaliteit en updates
Beschrijf de kernfunctionaliteiten van de software en hoe vaak updates of upgrades worden uitgebracht. Maak duidelijk of er automatische vernieuwingen plaatsvinden en hoe gebruikers hiervan op de hoogte worden gehouden.
3. Beveiliging en back-up
Neem bepalingen op over data security, back-up schema's en het beschermen van persoonsgegevens. Het is belangrijk om aan te geven hoe vaak back-ups worden gemaakt en welke maatregelen er worden genomen bij een datalek.
4. Intellectueel eigendom
Het is cruciaal om duidelijk te formuleren wie de eigenaar is van de software en de inhoud. Specificeer het gebruiksrecht en vermeld hoe er wordt omgegaan met intellectuele eigendommen, zoals auteursrechten en merken.
5. Onderhoud en helpdesk
Zorg ervoor dat je de voorwaarden voor onderhoud en ondersteuning beschrijft. Geef aan hoe klanten contact kunnen opnemen met de helpdesk en binnen welke termijn ze een reactie kunnen verwachten.
6. Privacy en verwerkersovereenkomst
Een verwerkersovereenkomst is verplicht bij de verwerking van persoonsgegevens. Zorg ervoor dat je de verantwoordelijkheden en verplichtingen duidelijk vastlegt. Dit kunnen de klanten erop vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn.
