Ben je bezig met de oprichting van een informele vereniging? Dan heb je statuten nodig die de regels en afspraken binnen de vereniging vastleggen. Het lijkt misschien ingewikkeld om statuten op te stellen voor een informele vereniging, maar het kan vrij eenvoudig zijn.
In dit artikel krijg je een voorbeeld van hoe je statuten kunt opstellen voor je informele vereniging.
Als je met anderen wenst samen te werken om een bepaald doel te bereiken, kan een verenigingsvorm handig zijn. Een informele vereniging is een type vereniging waarbij je niet via een notaris statuten hoeft vast te leggen. Statuten zijn de interne regels van je vereniging. Bij een informele vereniging stel je deze zelf op en onderteken je ze zonder notariële akte. Dit noem je onderhandse statuten.
Het is bij het opstarten van een informele vereniging handig om goede statuten te hebben, ook al is het niet verplicht. Statuten bepalen immers de doelstelling van de vereniging, de rechten en plichten van leden en de samenstelling van het bestuur.
Rechtsbevoegdheid speelt hier ook een grote rol. Een informele vereniging heeft een beperkte rechtsbevoegdheid. Dit betekent dat de bestuurders in sommige gevallen persoonlijk aansprakelijk kunnen zijn, in tegenstelling tot een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, waar de vereniging zelf als rechtspersoon wordt gezien.
Enkele belangrijke elementen die zeker in de statuten van informele verenigingen dienen opgenomen te worden, zijn:
Denk goed na over deze elementen.
Nauwkeurige en transparante statuten kunnen veel problemen voorkomen en zorgen voor een duidelijke structuur binnen de vereniging.
Een informele vereniging heeft in principe geen statuten nodig om opgericht te worden. Toch zijn er situaties waarbij het praktisch of zelfs noodzakelijk kan zijn om statuten op te stellen.
Allereerst is het handig om een duidelijke structuur en regels vast te leggen binnen de vereniging. Zonder statuten kunnen er onduidelijkheden ontstaan over rollen en verantwoordelijkheden van de bestuursleden.
Daarnaast is het mogelijk dat je vereniging bepaalde activiteiten wil ondernemen die specifieke regels en richtlijnen vereisen. Denk aan het openen van een bankrekening of het aangaan van contracten. Een informele vereniging zonder statuten loopt het risico dat bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij eventuele schulden of verplichtingen van de vereniging. Statuten kunnen helpen om deze situaties te voorkomen door duidelijke afspraken en richtlijnen op papier te zetten.
Aansprakelijkheid kan ook een rol spelen bij het opstellen van statuten. Als je met jouw vereniging bijvoorbeeld een gebouw wilt huren, kan de verhuurder vragen naar statuten als onderdeel van de overeenkomst.
Begin met het vastleggen van de naam van de vereniging en de vestigingsplaats. Dit is essentieel voor de identificatie van je organisatie. Zorg ervoor dat de naam uniek en duidelijk is, zodat er geen verwarring kan ontstaan met andere verenigingen.
Beschrijf in een paar zinnen het doel van de vereniging. Dit geeft inzicht in waarom de vereniging is opgericht en wat je ermee wilt bereiken. Wees specifiek en duidelijk in je beschrijving. Dit helpt bij het helder communiceren van de doelstellingen aan potentiële leden en stakeholders.
Geef aan wie lid kan worden van de vereniging en hoe leden zich kunnen aanmelden. Beschrijf ook de rechten en plichten van de leden, evenals de criteria voor het beëindigen van het lidmaatschap. Zo weet iedereen wat er van hen verwacht wordt en wat ze kunnen verwachten.
Benoem de regels omtrent het bestuur van de vereniging. Denk hierbij aan de samenstelling, benoeming en taken van de bestuursleden. Schrijf ook op hoe de besluitvorming plaatsvindt binnen het bestuur, inclusief hoe vaak vergaderingen moeten plaatsvinden en hoe besluiten genomen worden.
Beschrijf de procedures voor het houden van een algemene vergadering (AV). Dit omvat hoe en wanneer de AV moet worden bijeengeroepen, wie aanwezig mag zijn en hoe de besluitvorming binnen de AV plaatsvindt. Dit is belangrijk voor de transparantie en democratie binnen de vereniging.
Schrijf op hoe lang de vereniging zal bestaan (voor onbepaalde of bepaalde tijd) en welke procedures gevolgd moeten worden voor het wijzigen van de statuten. Zo is iedereen op de hoogte van de regels rondom de duur van de vereniging en eventuele wijzigingen in de toekomst.
Vermeld of er een huishoudelijk reglement is en hoe dit tot stand komt. Dit reglement is bedoeld om de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging te regelen. Ook de procedure voor wijzigingen in het huishoudelijk reglement moet hierin opgenomen worden.
Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid heeft statuten die zijn vastgelegd bij een notaris. Ze is ingeschreven in het Handelsregister. Hierdoor is de vereniging zelf aansprakelijk voor schulden, niet de bestuurders. Bij een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid zijn de statuten niet notarieel vastgelegd. Bestuurders zijn dan persoonlijk aansprakelijk voor schulden.
Een vereniging heeft leden en werkt aan gemeenschappelijke doelen. Leden hebben inspraak via de algemene vergadering. Een stichting heeft geen leden en wordt bestuurd door een bestuur dat besluiten neemt zonder directe inspraak van derden. Doelen van een stichting zijn vaak meer gericht op algemeen nut.
Leden worden toegelaten volgens de regels in de statuten. Dit kan zijn door een schriftelijke aanmelding, goedkeuring door het bestuur of via een stemming door de huidige leden. De exacte procedure varieert per vereniging en staat beschreven in hun statuten.
Leden kunnen worden uitgesloten als ze de regels van de vereniging overtreden of het doel van de vereniging schaden. De statuten beschrijven de precieze procedure voor uitsluiting. Meestal dient het bestuur hierover te beslissen, soms na raadpleging van de algemene vergadering.
Een vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering, volgens de procedure die staat vermeld in de statuten. Dit vereist vaak een meerderheid van stemmen. Na ontbinding moeten schulden worden afbetaald en overschotten worden verdeeld volgens de statutaire bepalingen.
