Wat is een verzoek uitstel levering door overmacht?
Een verzoek uitstel levering door overmacht is een formeel document waarin je aangeeft dat je niet aan de afgesproken leveringsdatum kan voldoen, vanwege omstandigheden die buiten jouw controle liggen.
Men spreekt in zulke gevallen van overmacht. Volgens het Burgerlijk Wetboek betekent dit dat je niet aansprakelijk bent als je door onvoorziene en onvermijdelijke omstandigheden een contract niet kunt nakomen. Vermeld in je verzoek altijd waarom de levering wordt vertraagd.
Overmachtsclausules in contracten omschrijven vaak wat geldt als overmacht. Hou dus rekening met de contractuele afspraken die je hebt gemaakt. Soms kunnen partijen samen besluiten om de voorwaarden van overmacht uit te breiden of te beperken. Dit gebeurt vaak door middel van exoneraties of speciale bepalingen.
Gebruik in je verzoek duidelijke taal en wees specifiek over de oorzaak van de vertraging. Jij en je contractspartij kunnen verkeersopvattingen gebruiken om af te wegen wat redelijk is gezien de situatie. Dit versterkt de rechtsgeldigheid van je verzoek.
Wanneer heb je een verzoek uitstel levering door overmacht nodig?
Een verzoek om uitstel van levering door overmacht kan noodzakelijk zijn bij onverwachte situaties. Deze situaties kunnen je verhinderen om een product of dienst op de afgesproken datum te leveren. Denk bijvoorbeeld aan natuurrampen, politieke instabiliteit of andere omstandigheden die buiten jouw controle liggen.
Het is best mogelijk dat je tijdens de coronapandemie hebt ervaren hoe overheidsmaatregelen invloed kunnen hebben op leveringen. Door beperkingen of sluitingen kon je misschien je verplichtingen niet nakomen. In dergelijke situaties kan zo’n verzoek een praktische oplossing zijn. Je kunt dit gebruiken om de leveringsdatum uit te stellen zonder aansprakelijk te worden gesteld voor eventuele tekortkomingen.
Je kunt overwegen een verzoek in te dienen als het niet mogelijk is om aan contractuele verplichtingen te voldoen. Dit is vooral noodzakelijk als de overmachtssituatie tijdelijk verhindert dat je jouw diensten of producten levert, zonder dat sprake is van een contractbreuk.
Gebruik dit verzoek als een formele manier om je klant te informeren. Zo maak je duidelijk waarom de levering uitgesteld moet worden en ben je beschermd tegen mogelijke juridische of financiële gevolgen. Documenteer de situatie goed en verstrek alle relevante informatie. Dit verhoogt de kans op begrip zodat de tegenpartij sneller akkoord gaat met het uitstel.
Hoe stel je een verzoek uitstel levering door overmacht op?
Een verzoek uitstel levering door overmacht kan je helpen om bij onvoorziene omstandigheden je verplichtingen tijdelijk te herzien. De volgende stappen kunnen je helpen bij het opstellen van dit verzoek.
1. Identificeer de partijen
Bij het opstellen van een brief verzoek uitstel levering, is het handig om enkele vaste onderdelen te gebruiken. Begin met het vermelden van de contactgegevens van zowel jezelf als de ontvanger.
2. Identificeer de levering
Vermeld vervolgens de specifieke leveringsdatum en benadruk dat het hier gaat om een uitstelverzoek. Noem de oorspronkelijke overeenkomst en de deadlines. Zorg dat de ontvanger weet over welke bestelling het juist gaat. Het kan helpen om het bestelnummer te vermelden en het product of dienst te omschrijven.N
3. Specificeer de reden
Begin met het duidelijk formuleren van de situatie waardoor je niet tijdig kunt leveren. Het is belangrijk dat je precies aangeeft welke omstandigheden ertoe hebben geleid dat je niet aan de afgesproken leveringsdatum kan voldoen. Verwijs eventueel naar een overmachtsclausule of het Burgerlijk Wetboek.
4. Documenteer de situatie
Vermeld dat je eventuele documenten of bewijsstukken kunt overleggen die de situatie ondersteunen, zoals officiële mededelingen, nieuwsartikelen of andere relevante informatie. Verwijs indien van toepassing naar eerdere communicatie over de situatie, zoals e-mails of telefoongesprekken.
5. Formuleer je verwachting
Geef aan hoelang je verwacht dat het probleem zal duren en stel een nieuwe leveringsdatum voor. Benadruk dat je bereid bent om alternatieve oplossingen te bespreken of de situatie opnieuw te evalueren zodra het mogelijk is.
6. Sluit af
Sluit de brief professioneel af, bedank de ontvanger voor het begrip en laat weten dat je beschikbaar bent voor verdere vragen of overleg. Vergeet de brief niet te ondertekenen.
Zorg ervoor dat je brief beknopt en duidelijk is, zonder dubbelzinnigheden. Vergeet niet om de brief te ondertekenen en indien mogelijk te verzenden via een methode die ontvangstbevestiging biedt, zoals een aangetekende zending.
