Vorlage und Beispiel für eine Kündigung durch den Arbeitgeber

Was ist eine Kündigung durch den Arbeitgeber?

Eine Kündigung durch den Arbeitgeber ist eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, mit der ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Sie wird wirksam, sobald sie dem Arbeitnehmer zugeht; seine Zustimmung ist nicht erforderlich. Nach § 623 BGB bedarf sie zwingend der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Das Gesetz unterscheidet die ordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitgeber mit Frist nach § 622 BGB und die fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber aus wichtigem Grund nach § 626 BGB. Beschäftigt der Betrieb regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer und besteht das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate, muss die ordentliche Kündigung zusätzlich sozial gerechtfertigt sein (§ 1 KSchG).

Expertentipp:

E-Mail, Fax, PDF-Scan oder Messenger genügen der Schriftform nicht, auch nicht mit qualifizierter elektronischer Signatur. Nur das unterschriebene Original auf Papier ist wirksam. Fehlt die Form, ist die Kündigung nichtig, und die Drei-Wochen-Klagefrist läuft gar nicht erst an.

Wann und mit welcher Frist darf der Arbeitgeber kündigen?

Welche Frist gilt, hängt davon ab, wie lange das Arbeitsverhältnis besteht und worauf du die Kündigung stützt. Die folgenden Fälle sind besonders häufig:

1. Ordentliche Kündigung mit gesetzlicher Frist

Die gesetzliche Grundfrist beträgt vier Wochen, entweder zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB). Sie verlängert sich mit der Betriebszugehörigkeit: ein Monat ab zwei Jahren, zwei Monate ab fünf Jahren, drei Monate ab acht Jahren, vier Monate ab zehn Jahren, fünf Monate ab zwölf Jahren, sechs Monate ab 15 Jahren und sieben Monate ab 20 Jahren, jeweils zum Monatsende.

2. Kündigung während der Probezeit

In einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten kannst du mit einer Frist von zwei Wochen zu jedem beliebigen Tag kündigen (§ 622 Abs. 3 BGB). Entscheidend ist, dass die Kündigung noch innerhalb der Probezeit zugeht, nicht das Datum des Schreibens.

3. Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund

Eine fristlose Kündigung durch den Arbeitgeber setzt Tatsachen voraus, die dir die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der ordentlichen Frist unzumutbar machen (§ 626 Abs. 1 BGB), etwa Diebstahl oder beharrliche Arbeitsverweigerung. Sie muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der Gründe zugehen und erfordert bei steuerbarem Fehlverhalten in der Regel eine vorherige Abmahnung.

4. Betriebsbedingte Kündigung

Fällt ein Arbeitsplatz dauerhaft weg, etwa durch einen Auftragsrückgang oder eine Umstrukturierung, kommt eine betriebsbedingte Kündigung in Betracht (§ 1 Abs. 2 KSchG). Zwischen vergleichbaren Arbeitnehmern musst du dann eine Sozialauswahl nach Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung treffen.

5. Verhaltens- oder personenbedingte Kündigung

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist fast immer eine vorherige, einschlägige Abmahnung erforderlich, die das Fehlverhalten konkret benennt und die Kündigung androht. Die personenbedingte Kündigung betrifft Gründe, die der Arbeitnehmer nicht steuern kann, etwa eine langandauernde Krankheit, und verlangt eine negative Prognose sowie eine Interessenabwägung.

Wie schreibt man die Kündigung richtig?

Ein wirksames Kündigungsschreiben ist kurz, eindeutig und formal korrekt. Die folgenden Schritte helfen dir dabei:

Schritt 1: Die Kündigungsfrist korrekt berechnen

Rechne immer vom voraussichtlichen Zugangsdatum aus, bestimme die Betriebszugehörigkeit und prüfe, ob Arbeits- oder Tarifvertrag eine längere Frist vorsieht. Ergänze eine Auffangklausel wie „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt", damit ein kleiner Rechenfehler die Kündigung nicht insgesamt unwirksam macht.

Schritt 2: Kündigung schriftlich und unterschrieben verfassen

Erstelle ein Original auf Papier mit der eigenhändigen Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person. Unterschreibt eine bevollmächtigte Person, lege die Originalvollmacht bei. Andernfalls kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen.

Schritt 3: Den Zugang beim Arbeitnehmer sicherstellen

Die Kündigung wird erst mit Zugang wirksam, und du musst diesen Zugang im Streitfall beweisen. Am sichersten ist die persönliche Übergabe vor Zeugen oder der Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt kennt und Datum, Uhrzeit und Adresse protokolliert.

Schritt 4: Beteiligungsrechte vor dem Versand abschließen

Höre einen bestehenden Betriebsrat an und hole eine erforderliche behördliche Zustimmung ein, bevor die Kündigung zugeht. Beides lässt sich nachträglich nicht heilen, und ohne diese Schritte ist die Kündigung unwirksam.

Expertentipp:

Mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io kannst du als Arbeitgeber deine Kündigung Schritt für Schritt anhand eines Musters erstellen. So sind Kündigungstermin, Freistellung, Arbeitszeugnis und der Hinweis auf die Meldepflicht von Anfang an vollständig.

Was muss das Kündigungsschreiben enthalten?

Damit das Kündigungsschreiben vollständig ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Daten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer: der vollständige Firmenname samt Rechtsform sowie Name und aktuelle Privatanschrift des Arbeitnehmers, dazu Ort und Datum.
• Kündigungserklärung und Kündigungstermin: eine unmissverständliche Erklärung mit konkretem Beendigungsdatum und dem Zusatz „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt".
• Bezug auf den Arbeitsvertrag: die Angabe, auf welchen Arbeitsvertrag mit welchem Datum sich die Kündigung bezieht.
• Hinweis auf Freistellung und Arbeitszeugnis: ob und ab wann freigestellt wird, ob Resturlaub und Überstunden angerechnet werden, sowie das Angebot eines qualifizierten Arbeitszeugnisses (§ 109 GewO).
• Hinweis auf die Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit: der Hinweis, dass der Arbeitnehmer sich unverzüglich nach Erhalt der Kündigung arbeitsuchend melden muss (§ 38 SGB III).
• Unterschrift und Anlagen: die eigenhändige Unterschrift mit Namen und Funktionsbezeichnung, bei Vertretung die beigefügte Vollmacht.

Praktische Tipps und rechtliche Hinweise

Folgende Hinweise helfen dir, professionell und rechtssicher zu kündigen:

• Betriebsrat rechtzeitig anhören: Ist ein Betriebsrat vorhanden, musst du ihn vor jeder Kündigung anhören. Eine ohne Anhörung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam (§ 102 BetrVG). Der Betriebsrat hat eine Woche Zeit für Bedenken, bei einer außerordentlichen Kündigung drei Tage.
• Besonderen Kündigungsschutz prüfen: Schwangere und Mütter bis vier Monate nach der Entbindung (§ 17 MuSchG), Beschäftigte in Elternzeit (§ 18 BEEG) und schwerbehinderte Menschen (§ 168 SGB IX) dürfen nur mit vorheriger behördlicher Zustimmung gekündigt werden. Für Betriebsratsmitglieder ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen (§ 15 KSchG).
• Kündigung per Boten oder Einschreiben zustellen: Ein Bote oder ein Einwurf-Einschreiben eignet sich als Zugangsnachweis. Von einem Übergabe-Einschreiben solltest du absehen, weil ein Benachrichtigungszettel im Briefkasten noch keinen Zugang begründet.
• Auf die Drei-Wochen-Frist vorbereitet sein: Der Arbeitnehmer kann innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Kündigungsschutzklage erheben (§ 4 KSchG). Halte Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Betriebsratsanhörung und den Zugangsnachweis bereit.
• Abfindung bewusst anbieten oder nicht: Einen allgemeinen Anspruch auf eine Abfindung bei Kündigung durch den Arbeitgeber gibt es nicht. Weist du bei einer betriebsbedingten Kündigung ausdrücklich auf § 1a KSchG hin, entsteht bei Klageverzicht ein Anspruch von 0,5 Monatsverdiensten pro Beschäftigungsjahr.

Wichtigste Erkenntnisse

Eine Kündigung durch den Arbeitgeber scheitert vor Gericht selten am fehlenden Grund, sondern an Formfehlern. Sie muss schriftlich und eigenhändig unterschrieben sein, die richtige Frist nach § 622 BGB einhalten, den Kündigungstermin eindeutig benennen und dem Arbeitnehmer nachweisbar zugehen.

Wer den Betriebsrat rechtzeitig anhört, einen besonderen Kündigungsschutz vorab prüft und die Zustellung dokumentiert, schließt die häufigsten Fehlerquellen aus. Eine geprüfte Vorlage hilft dir dabei, alle Pflichtangaben zu berücksichtigen.