Vorlage und Beispiel für die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages

Was ist die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages?

Eine Verlängerung im Sinne des § 14 Abs. 2 TzBfG ist eine Vereinbarung, die vor Ablauf der laufenden Befristung geschlossen wird und allein das Enddatum hinausschiebt. Alle übrigen Vertragsbedingungen bleiben unverändert. Nur unter dieser Voraussetzung gilt sie rechtlich als Verlängerung und nicht als neuer Vertrag.

Der Unterschied ist erheblich. Wird die Vereinbarung als Neuabschluss gewertet, greift bei der sachgrundlosen Befristung das Verbot der Vorbeschäftigung beim selben Arbeitgeber, und die Befristung ist unwirksam. Nach § 16 TzBfG gilt das Arbeitsverhältnis dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Expertentipp:

Für die Befristungsabrede gilt weiterhin die strenge Schriftform des § 14 Abs. 4 TzBfG, also eigenhändige Unterschriften auf Papier. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat zum 1. Januar 2025 zwar für viele arbeitsrechtliche Dokumente die Textform zugelassen, für Befristungen jedoch ausdrücklich nicht. Eine Verlängerung per E-Mail oder mit eingescannter Unterschrift ist unwirksam.

Wann ist eine Verlängerung zulässig?

Ob und wie oft verlängert werden darf, hängt davon ab, worauf die Befristung beruht. Die folgenden Konstellationen sind die wichtigsten:

1. Sachgrundlose Befristung bis zu zwei Jahren

Ohne Sachgrund darf ein Arbeitsvertrag insgesamt höchstens zwei Jahre befristet und in dieser Zeit höchstens dreimal verlängert werden (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Beide Grenzen gelten nebeneinander: Auch die dritte Verlängerung darf nicht über die Zweijahresgrenze hinausgehen. Eine frühere Beschäftigung beim selben Arbeitgeber schließt diesen Weg grundsätzlich aus.

2. Befristung mit Sachgrund

Liegt ein Sachgrund nach § 14 Abs. 1 TzBfG vor, etwa eine Vertretung während der Elternzeit, ein vorübergehender betrieblicher Bedarf oder eine Finanzierung aus zweckgebundenen Haushaltsmitteln, gibt es weder eine feste Höchstdauer noch eine Begrenzung der Verlängerungen. Der Sachgrund muss allerdings bei jeder Verlängerung erneut tatsächlich vorliegen.

3. Vor Ablauf der laufenden Befristung

Die Verlängerungsvereinbarung muss unterschrieben sein, bevor der laufende Vertrag endet, und nahtlos anschließen. Wird sie erst danach oder mit einer zeitlichen Lücke geschlossen, handelt es sich um einen Neuabschluss mit allen Folgen für die Zulässigkeit der Befristung.

4. Bei Existenzgründern und älteren Beschäftigten

In den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens ist die sachgrundlose Befristung bis zu vier Jahren zulässig, mit mehrfacher Verlängerung innerhalb dieses Zeitraums (§ 14 Abs. 2a TzBfG). Für Beschäftigte ab 52 Jahren, die zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos waren, erlaubt § 14 Abs. 3 TzBfG eine Befristung bis zu fünf Jahren.

Wie formuliert man die Verlängerung richtig?

Die Vereinbarung ist kurz, aber jeder Schritt ist entscheidend für ihre Wirksamkeit:

Schritt 1: Nur die Laufzeit ändern, nicht die Bedingungen

Die Vereinbarung darf ausschließlich das Enddatum betreffen. Werden gleichzeitig das Gehalt erhöht, die Arbeitszeit angepasst oder die Tätigkeit geändert, liegt nach ständiger Rechtsprechung ein Neuabschluss vor. Solche Anpassungen vereinbarst du deshalb zeitlich getrennt, entweder deutlich vorher oder erst nach Beginn der Verlängerung.

Schritt 2: Schriftform vor Vertragsende einhalten

Setze die Vereinbarung in Papierform auf und lass sie unterschreiben, bevor der laufende Vertrag endet. In der Praxis heißt das, rechtzeitig zu beginnen: Ein Urlaub oder eine Krankheit kann den Ablauf leicht über den Stichtag hinaus verschieben.

Schritt 3: Beidseitige Unterschrift sicherstellen

Beide Parteien müssen eigenhändig unterschreiben. Eine nur vom Arbeitgeber unterzeichnete Vereinbarung, die zugeschickt und erst nach Vertragsende zurückgesandt wird, wahrt die Schriftform nicht rechtzeitig. Hole die Unterschrift daher persönlich oder mit einem festen Rücklauftermin ein.

Schritt 4: Sachgrund und Höchstgrenzen dokumentieren

Halte in der Personalakte fest, auf welcher Grundlage die Verlängerung erfolgt, um wie viele Verlängerungen es sich handelt und wann die Höchstdauer erreicht wäre. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Zulässigkeit der Befristung.

Expertentipp:

Mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io kannst du die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages Schritt für Schritt anhand eines Musters erstellen. So sind der Bezug auf den Ausgangsvertrag, das neue Enddatum und die Klarstellung zu den unveränderten Bedingungen von Anfang an sauber formuliert.

Was muss die Verlängerungsvereinbarung enthalten?

Damit die Verlängerung wirksam ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Daten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer: die vollständige Firmierung samt Rechtsform und vertretungsberechtigter Person sowie Name und Anschrift des Arbeitnehmers.
• Bezug auf den ursprünglichen Arbeitsvertrag: das Datum des Ausgangsvertrages und aller bisherigen Verlängerungen, damit die Kette lückenlos nachvollziehbar bleibt.
• Neues Enddatum der Befristung: der konkrete Tag, an dem das Arbeitsverhältnis endet; bei einer Zweckbefristung stattdessen die genaue Beschreibung des Zwecks.
• Klarstellung zur Unveränderlichkeit der Bedingungen: ein ausdrücklicher Satz, wonach alle übrigen Regelungen des Arbeitsvertrages unverändert fortgelten.
• Angabe des Sachgrunds, sofern vorhanden: bei einer Befristung mit Sachgrund die Nennung des Grundes. Rechtlich zwingend ist das nicht, für die spätere Darlegung jedoch sehr hilfreich.
• Ort, Datum und beidseitige Unterschrift: eigenhändige Unterschriften beider Parteien mit einem Datum, das vor Ablauf der laufenden Befristung liegt.

Praktische Tipps für die Personalabteilung

Folgende Hinweise verhindern die typischen Fehler, die zu einer ungewollten Entfristung führen:

• Fristen im Personalsystem überwachen: Hinterlege für jeden befristeten Vertrag eine Vorwarnung sechs bis acht Wochen vor Ablauf. Die häufigste Ursache für ungewollte Entfristungen ist schlicht ein übersehener Stichtag.
• Höchstdauer und Anzahl der Verlängerungen prüfen: Führe je Beschäftigtem eine Übersicht über den Vertragsbeginn, die bisherigen Verlängerungen und das Datum, an dem die Zweijahresgrenze erreicht ist. Prüfe zusätzlich, ob eine frühere Beschäftigung im Unternehmen eine sachgrundlose Befristung ausschließt.
• Kettenbefristungen vermeiden: Auch bei einem Sachgrund prüfen die Gerichte bei sehr langer Gesamtdauer und vielen Verlängerungen, ob der Sachgrund nur vorgeschoben ist. Wer über Jahre denselben Bedarf befristet deckt, sollte eine Entfristung ernsthaft erwägen.
• Weiterarbeit nach Fristablauf unterbinden: Arbeitet die Person nach dem Enddatum mit Wissen des Arbeitgebers weiter und widerspricht niemand unverzüglich, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (§ 15 Abs. 6 TzBfG). Regle deshalb klar, wer am letzten Tag Zugänge und Arbeitsmittel abwickelt.
• Informationspflichten beachten: Nach § 18 TzBfG sind befristet Beschäftigte über frei werdende unbefristete Stellen zu informieren, nach § 20 TzBfG ist die Arbeitnehmervertretung über die Zahl der befristet Beschäftigten zu unterrichten.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages ist nur dann eine Verlängerung, wenn sie vor Ablauf der laufenden Befristung schriftlich vereinbart wird, nahtlos anschließt und ausschließlich das Enddatum ändert. Weicht auch nur einer dieser Punkte ab, liegt ein Neuabschluss vor, der bei sachgrundloser Befristung regelmäßig unwirksam ist.

Ohne Sachgrund gelten zwei Jahre Gesamtdauer und höchstens drei Verlängerungen, mit Sachgrund nach § 14 Abs. 1 TzBfG gibt es keine feste Obergrenze. Wer Fristen systematisch überwacht und die Grundlage jeder Verlängerung dokumentiert, vermeidet ungewollte Entfristungen. Eine geprüfte Vorlage stellt sicher, dass die Vereinbarung formal korrekt ist.