Wanneer je in Nederland een woning wenst te verhuren of huren, is het essentieel om een opnamestaat op te stellen. Dit document legt de staat van de woning vast en kan uitkomst bieden bij eventuele geschillen. Vooral zaken als aansluitingen voor water, gas en elektriciteit moeten nauwkeurig worden gedocumenteerd.
In dit artikel bespreken we hoe je een opnamestaat opstelt en wat erbij komt kijken.
Een opnamestaat is een belangrijk document dat wordt opgesteld bij het (ver)huren van een woning. Hierin wordt de staat van de woning op het moment dat een huurder de sleutels in ontvangst neemt gedetailleerd beschreven. Vaak worden er foto's toegevoegd om de beschrijving te ondersteunen. Dit document dient als een kwaliteitsgarantie voor zowel de huurder als de verhuurder en voorkomt veel discussies bij het opleveren van de woning.
Een opnamestaat kan bijvoorbeeld de volgende punten bevatten:
Wanneer de huurtermijn ten einde loopt wordt de actuele staat van de woning vergeleken met de opnamestaat om te bepalen of er schade is ontstaan tijdens de huurperiode. Heb je schade toegebracht aan de woning? Dan kan de verhuurder dit met de opnamestaat aantonen en een deel van de borg inhouden. Zonder opnamestaat is het lastiger om aan te tonen wie verantwoordelijk is voor eventuele schade.
Bij het maken van een opnamestaat kunnen beide partijen hun eigen exemplaar ondertekenen. Dit garandeert dat beide partijen akkoord gaan met de beschrijving zoals die in het document is opgenomen.
Een opnamestaat mag niet ontbreken wanneer een huurcontract voor een woning, kamer of bedrijfspand wordt opgesteld. Het document helpt immers om de staat van het gehuurde bij het begin van de huurperiode vast te leggen. Het schept duidelijkheid over de initiële staat van de woonruimte en biedt bescherming aan zowel de huurder als de verhuurder.
Daarnaast is een opnamestaat cruciaal bij het beëindigen van de huurovereenkomst. Het bevordert een eerlijke vergelijking tussen de begin- en eindtoestand van de woonruimte, wat belangrijk is bij het beoordelen van eventuele schade en het verrekenen van de borg.
Ook wanneer er sprake is van een tijdelijk huurcontract, zoals een huurcontract woning bepaalde tijd of een huurcontract kamer, is een opnamestaat nuttig. Hiermee kunnen kosten voor reparaties en onderhoud na afloop van het contract duidelijk worden bepaald.
Bij verhuur van een huurwoning of woonruimte waarbij specifieke huurcontracten, zoals een huurcontract diplomatenclausule of huurcontract vakantiewoning worden gebruikt, helpt een gedetailleerde opnamestaat om te verifiëren of de afgesproken huurprijs of eventuele huurprijsverhoging in verhouding zijn tot de staat van de woning.
Daarnaast wordt een opnamestaat vaak opgesteld bij het tekenen van een huurcontract woonruimte bepaalde tijd of kale huurprijs (het bedrag dat men betaalt voor het gebruik van de woning, zonder servicekosten).
Ook wie een bedrijfspand verhuurt, voorziet vaak een opnamestaat voor een gedetailleerde omschrijving van het gehuurde en de bestemming van het gehuurde, wat belangrijk is voor zakelijke huurcontracten.
Tot slot is het gebruik van een opnamestaat aanbevolen bij tijdelijke contracten, zoals huurcontract leegstandwet of hospitacontract, omdat deze vaak specifieke voorwaarden en onderhoudsverplichtingen hebben.
Een voorinspectie is essentieel. Plan dit samen met de huurder voordat hij de sleutels in ontvangst neemt. Zo weten beide partijen in welke staat de woning verkeert.
Maak een gedetailleerde lijst van alle aspecten van de woning die geïnspecteerd moeten worden. Denk aan muren, vloeren, ramen, deuren, en voorzieningen, zoals de keuken en badkamer.
Schrijf per onderdeel de staat van onderhoud op. Noteer eventuele schade of mankementen. Beschrijf ook de algemene staat van de woning, zoals het schoonmaakniveau en mate van onderhoud.
Maak foto's van de huidige staat van de woning. Dit geldt als bewijs van de staat van het pand bij aanvang van de huur en kan later van pas komen bij de eindinspectie.
Noteer alle zichtbare beschadigingen. Wees nauwkeurig in je beschrijvingen en voeg foto’s toe waar nodig. Dit helpt om latere discussies te voorkomen.
Zorg ervoor dat de huurder het document ondertekent. Dit bevestigt dat hij akkoord gaat met de beschreven staat van de woning.
Aan het einde van de huurperiode voer je een eindinspectie uit. Vergelijk de huidige staat van de woning met de opnamestaat. Noteer eventuele nieuwe schade.
Indien er schade of herstelwerk nodig is, dien je dit met de huurder te bespreken. Overleg welke reparaties moeten worden uitgevoerd en wie hiervoor verantwoordelijk is.
Leg alles vast. Hoe meer details, hoe beter.
Wanneer tijdens de huurperiode veranderingen worden aangebracht aan de woning (bijvoorbeeld door reparaties) moet de opnamestaat worden bijgewerkt.
Houd een open communicatie met de huurder voor een soepele afhandeling.
Met deze stappen kun je een gedetailleerde en nauwkeurige opnamestaat opstellen die eventuele conflicten helpt te vermijden.
De verhuurder moet ervoor zorgen dat het te verhuren pand schoon en bewoonbaar is bij aanvang van de huurperiode. Alle essentiële voorzieningen moeten goed werken en er mogen geen ernstige gebreken zijn die direct onderhoud vereisen. Normale slijtage en leeftijdsgebonden gebreken worden volgens de Nederlandse wet aanvaardbaar geacht. Indien er onopgeloste gebreken zijn, dient de huurder hiermee vooraf akkoord te gaan en dit schriftelijk vast te leggen.
Het onderhoud van het gehuurde goed is in principe een gedeelde verantwoordelijkheid. De verhuurder moet zorgen voor groot onderhoud en structurele reparaties. De huurder is verantwoordelijk voor dagelijks onderhoud en kleine reparaties die onder normale slijtage vallen. De plichten en verantwoordelijkheden zijn wettelijk vastgelegd en kunnen verduidelijkt worden in de opnamestaat.
Een huurder heeft niet zomaar het recht om gebreken zelf te herstellen zonder toestemming. Als de gebreken onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder vallen, moet de verhuurder een oplossing voorzien. Wil de huurder zelf reparaties uitvoeren, dan moet de verhuurder hier expliciet toestemming voor geven, bij voorkeur schriftelijk. Dit voorkomt conflicten en problemen met de bewijslast indien er geschillen ontstaan.
Als een huurder de woning in slechte staat achterlaat, moet je een gedetailleerd rapport van alle gebreken en schade opstellen. Zo kun je de kosten voor reparaties verhalen op de huurder. Maak foto’s en vraag om een onafhankelijke (professionele) inspectie door een advocaat of taxateur voor bewijs in geval van een eventuele rechtszaak. Zorg dat je binnen de wettelijke termijn optreedt om juridische problemen te voorkomen.
Installaties of aanpassingen die de huurder zelf heeft aangebracht, mogen vaak door de huurder weer verwijderd worden. De huurder is verplicht om de woning in de oorspronkelijke staat op te leveren, tenzij anders overeengekomen in de huurovereenkomst. Als de huurder de installaties wil laten zitten, moet hij hiervoor toestemming krijgen van de verhuurder. Vaak kunnen deze met wederzijdse overeenstemming worden overgenomen.
