Was ist ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch?
Ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch ist eine formelle, freundliche Mitteilung an einen Bewerbenden, in der er zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Es teilt die wichtigsten Rahmendaten mit: wann und wo das Gespräch stattfindet, wer daran teilnimmt und was mitzubringen ist.
Heute erfolgt die Einladung meist per E-Mail, seltener per Brief. Neben der reinen Terminmitteilung prägt sie das Bild des Unternehmens, weshalb ein wertschätzender und professioneller Ton wichtig ist. Eine gute Einladung erleichtert dem Bewerbenden die Vorbereitung und die Zusage.
Expertentipp:
Sende die Einladung zeitnah nach Sichtung der Bewerbung. Eine schnelle und freundliche Rückmeldung hinterlässt einen guten Eindruck und verringert das Risiko, dass sich gute Bewerber zwischenzeitlich für ein anderes Unternehmen entscheiden.
Wann versendet man ein Einladungsschreiben?
Ein Einladungsschreiben wird immer dann versendet, wenn Bewerbende die erste Auswahl überstanden haben. Die folgenden Situationen sind besonders häufig:
1. Nach positiver Sichtung der Bewerbung
Hat die Bewerbung überzeugt, folgt die Einladung zum Gespräch. Sie ist das Signal dafür, dass das Unternehmen den Bewerber näher kennenlernen möchte.
2. Für ein persönliches Gespräch vor Ort
Der klassische Fall ist die Einladung zu einem persönlichen Gespräch im Unternehmen. Hier sind genaue Angaben zum Ort, zur Anfahrt und zum Ansprechpartner besonders wichtig.
3. Für ein Telefon- oder Videointerview
Gerade in einer ersten Runde oder bei größerer Entfernung wird häufig zu einem Telefon- oder Videointerview eingeladen. In diesem Fall gehören die genutzte Plattform, der Zugangslink und technische Hinweise in die Einladung.
4. Für ein zweites Gespräch oder ein Assessment
Auch zu einer weiteren Gesprächsrunde oder zu einem Assessment-Center wird eingeladen. Dann sind Angaben zum Ablauf, zur Dauer und zu den beteiligten Personen hilfreich, damit sich Bewerber gezielt vorbereiten können.
Wie formuliert man die Einladung richtig?
Eine gelungene Einladung ist freundlich, klar und vollständig. Die folgenden Schritte helfen dir dabei:
Schritt 1: Freundlich und wertschätzend ansprechen
Sprich den Bewerbenden persönlich an und drücke deine Freude über sein Interesse aus. Ein wertschätzender Einstieg schafft eine positive Grundstimmung und stärkt das Unternehmensbild.
Schritt 2: Datum, Uhrzeit und Ort klar angeben
Nenne den Termin mit Datum und Uhrzeit sowie den genauen Ort des Gesprächs, bei einem Videointerview den Zugangslink. Eindeutige Angaben verhindern Missverständnisse und erleichtern die Planung.
Schritt 3: Ablauf, Ansprechpartner und Unterlagen nennen
Informiere über den voraussichtlichen Ablauf und die Dauer, nenne die Gesprächspartner und weise auf die mitzubringenden Unterlagen hin. So weiß der Bewerbende, was ihn erwartet.
Schritt 4: Um eine Terminbestätigung bitten
Bitte Bewerber, den Termin zu bestätigen oder sich bei Verhinderung zu melden, und nenne eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen. Das erleichtert die Planung auf beiden Seiten.
Expertentipp:
Mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io kannst du dein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch Schritt für Schritt anhand eines Musters erstellen. So sind Termin, Ort, Ablauf und die Bitte um Bestätigung von Anfang an vollständig.
Was muss das Einladungsschreiben enthalten?
Damit das Einladungsschreiben vollständig ist, sollten folgende Angaben enthalten sein:
- Bezug auf die Bewerbung und die Stelle: die Angabe, auf welche Bewerbung und welche Position sich die Einladung bezieht.
- Datum, Uhrzeit und Ort: der genaue Termin und der Ort des Gesprächs, bei einem Videointerview der Zugangslink und die Plattform.
- Ansprechpartner und Kontaktdaten: der Name einer Ansprechperson sowie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen.
- Ablauf, Dauer und Gesprächspartner: Hinweise zum voraussichtlichen Ablauf, zur Dauer sowie zu den am Gespräch beteiligten Personen.
- Mitzubringende Unterlagen und Bitte um Bestätigung: Angaben zu den benötigten Unterlagen sowie die Bitte, den Termin zu bestätigen.
Praktische Tipps und rechtliche Hinweise
Folgende Hinweise helfen dir, professionell und rechtssicher einzuladen:
- Rechtzeitig und mit ausreichendem Vorlauf einladen: Versende die Einladung so früh wie möglich, damit Bewerber den Termin einrichten und sich vorbereiten können. Ein Vorlauf von einigen Tagen bis zu einer Woche ist üblich.
- Auf einen wertschätzenden, diskriminierungsfreien Ton achten: Formuliere die Einladung freundlich und neutral. Achte darauf, dass Ton und Inhalt frei von Benachteiligungen sind, wie es das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vorgibt.
- Regelung zu den Vorstellungskosten treffen: Lädt der Arbeitgeber ein, muss er dem Bewerber grundsätzlich die notwendigen Vorstellungskosten, etwa die Fahrtkosten, erstatten (§ 670 BGB). Möchte er das nicht, muss er den Ausschluss ausdrücklich in der Einladung mitteilen.
- Bei Videointerviews technische Hinweise und Datenschutz beachten: Nenne bei einem Videointerview die Plattform, den Zugangslink und einfache technische Hinweise. Achte zugleich auf einen sorgsamen Umgang mit den personenbezogenen Daten des Bewerbers im Sinne des Datenschutzes.
Wichtigste Erkenntnisse
Ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch teilt die wichtigsten Rahmendaten mit und prägt zugleich das Bild des Unternehmens. Es sollte Bezug auf die Stelle nehmen, Termin, Ort und Ablauf klar benennen, einen Ansprechpartner nennen und um eine Bestätigung bitten.
Wer freundlich und diskriminierungsfrei formuliert, rechtzeitig einlädt und die Regelung zu den Vorstellungskosten beachtet, hinterlässt einen professionellen Eindruck. Denn lädt der Arbeitgeber ein, muss er die notwendigen Kosten grundsätzlich erstatten, sofern er dies nicht ausschließt. Eine geprüfte Vorlage hilft dir dabei, alle Angaben zu berücksichtigen.
