Ben je werkgever en laat je medewerkers een auto van de zaak gebruiken? Dan is het essentieel om duidelijke afspraken te maken over het gebruik van deze wagen. Dit doe je met een gebruikersovereenkomst auto van de zaak. Deze overeenkomst helpt misverstanden en conflicten te voorkomen.
In dit artikel beschrijven we wat er in zo'n gebruikersovereenkomst moet staan.
Als je een auto van de zaak in bruikleen krijgt, sluit je een gebruikersovereenkomst met je werkgever af. Dit document legt alle afspraken vast over het gebruik van de auto. Hierin staat bijvoorbeeld of je de auto privé mag gebruiken en wie voor welke kosten, zoals onderhoud, brandstof en verzekering, afhankelijk is. Een gebruikersovereenkomst schept duidelijkheid en voorkomt misverstanden tussen werknemer en werkgever.
De rechten, plichten en verantwoordelijkheden van beide partijen worden erin beschreven.
Voorbeeld van mogelijke afspraken:
Dankzij duidelijke afspraken weten zowel de werkgever als de werknemer waar ze aan toe zijn. Het voorkomt discussies en zorgt voor een vlot verloop van de werkrelatie.
Een gebruikersovereenkomst auto van de zaak is cruciaal wanneer je als werkgever een auto ter beschikking stelt van een werknemer. Dit kan gaan om een leasewagen of een bedrijfsauto. Misschien heb je een verkoopmedewerker die regelmatig klanten bezoekt in dienst. Die medewerker gebruikt hiervoor een leaseauto van de zaak. In dit geval is een gebruikersovereenkomst noodzakelijk om afspraken vast te leggen over wie de auto kan gebruiken en onder welke voorwaarden.
Ook bij een bedrijfswagen, zoals een bestelauto voor een magazijnmedewerker, is zo'n overeenkomst van belang. Hiermee voorkom je misverstanden over bijvoorbeeld onderhoudskosten en verzekeringen.
Situaties waarin een gebruikersovereenkomst auto van de zaak nodig is:
Er zijn enkele cruciale aspecten die je zeker en vast dient op te nemen bij het opstellen van een gebruikersovereenkomst auto van de zaak.
Begin met het beschrijven van de partijen: wie zijn de werkgever en de werknemer? Noteer hun namen, adressen en eventuele contactgegevens.
Vermeld het merk, type en kenteken van de auto. Deze gedetailleerde informatie zorgt ervoor dat er geen verwarring over de betrokken auto kan ontstaan.
Bepaal of privégebruik van de auto is toegestaan. Zo ja, specificeer de voorwaarden hiervan. Geef ook aan of de auto wordt gebruikt voor woon-werkverkeer en zakelijke doeleinden.
Maak duidelijke afspraken over kosten. Wie betaalt de brandstof, het onderhoud, reparaties, de verzekering en eventuele verkeersboetes? Stel ook vast wie welke kosten draagt.
Schrijf specifieke instructies op betreffende de afhandeling van schade en diefstal. Geef aan wat de werknemer moet doen in geval van een ongeluk of diefstal, en wie verantwoordelijk is voor schade.
Geef aan wie verantwoordelijk is voor regelmatig onderhoud en reparaties. Beschrijf de procedure voor het uitvoeren van reparaties en onderhoud.
Stel regels op, zoals een verbod op roken in de auto, en geef specifieke instructies voor gebruik. Verduidelijk of er een tankpas wordt gegeven en zo ja, hoe die gebruikt moet worden.
Beschrijf de voorwaarden voor het inleveren van de auto wanneer de overeenkomst of de arbeidsrelatie ten einde loopt. Benoem wat er moet gebeuren met de autosleutels, tankpas etc.
Neem andere relevante bepalingen op, zoals de duur van de overeenkomst, de eigen bijdrage van de werknemer en de fiscale gevolgen die het gebruik van de auto met zich meebrengt.
Zorg dat beide partijen het document ondertekenen om het rechtsgeldig te maken.
Maak het document op in Word of een vergelijkbaar tekstverwerkingsprogramma zodat je het eenvoudig kunt bewerken en delen.
Bij een gebruikersovereenkomst auto van de zaak krijg je de toestemming om de bedrijfswagen gedurende een periode en voor vastgelegde doeleinden te gebruiken. In tegenstelling tot bij een huurovereenkomst is daar geen tegenprestatie aan verbonden. Dit betekent echter niet dat er geen kosten verbonden zijn aan het in bruikleen krijgen van een wagen, bijvoorbeeld om te tanken of voor het onderhoud.
Wanneer een werknemer langdurig ziek is, kan de werkgever de auto van de zaak terugvorderen, zeker wanneer in de gebruikersovereenkomst duidelijk is afgesproken dat de auto van de zaak niet gebruikt mag worden voor privédoeleinden. Volgens de wet heeft de werknemer bij ziekte recht op doorbetaling van loon, maar daar valt het gebruik van een auto van de zaak niet onder. Om geschillen te voorkomen is het beter om hierover duidelijke afspraken te maken in de gebruikersovereenkomst auto van de zaak.
Nee, de werkgever is niet verplicht om hiervoor een gebruikersovereenkomst op te stellen. Volgens de wet dient een lener die een goed in bruikleen ontvangt er als ‘een goede huisvader’ voor te zorgen. Gewoonlijk leggen werkgever en werknemer sowieso mondelinge afspraken vast in dergelijke situaties. Maar om conflicten te vermijden is het aangewezen om alle afspraken duidelijk en nauwkeurig vast te leggen op papier in de vorm van een gebruikersovereenkomst.
