Wat is een gebruikersovereenkomst auto van de zaak?
Als je een auto van de zaak in bruikleen krijgt, sluit je een gebruikersovereenkomst met je werkgever af. Dit document legt alle afspraken vast over het gebruik van de auto. Hierin staat bijvoorbeeld of je de auto privé mag gebruiken en wie voor welke kosten, zoals onderhoud, brandstof en verzekering, afhankelijk is. Een gebruikersovereenkomst schept duidelijkheid en voorkomt misverstanden tussen werknemer en werkgever.
De rechten, plichten en verantwoordelijkheden van beide partijen worden erin beschreven.
Voorbeeld van mogelijke afspraken:
- Privégebruik: Is privégebruik van de auto toegestaan?
- Brandstofkosten: Wie betaalt de brandstof: jij of je werkgever?
- Onderhoud en reparatie: Wie is verantwoordelijk voor onderhoud en eventuele reparaties?
- Schade: Hoe wordt schade aan de auto afgehandeld?
Dankzij duidelijke afspraken weten zowel de werkgever als de werknemer waar ze aan toe zijn. Het voorkomt discussies en zorgt voor een vlot verloop van de werkrelatie.
Wanneer heb je een gebruikersovereenkomst auto van de zaak nodig?
Een gebruikersovereenkomst auto van de zaak is cruciaal wanneer je als werkgever een auto ter beschikking stelt van een werknemer. Dit kan gaan om een leasewagen of een bedrijfsauto. Misschien heb je een verkoopmedewerker die regelmatig klanten bezoekt in dienst. Die medewerker gebruikt hiervoor een leaseauto van de zaak. In dit geval is een gebruikersovereenkomst noodzakelijk om afspraken vast te leggen over wie de auto kan gebruiken en onder welke voorwaarden.
Ook bij een bedrijfswagen, zoals een bestelauto voor een magazijnmedewerker, is zo'n overeenkomst van belang. Hiermee voorkom je misverstanden over bijvoorbeeld onderhoudskosten en verzekeringen.
Situaties waarin een gebruikersovereenkomst auto van de zaak nodig is:
- Bij het toewijzen van een leasewagen aan een specifieke werknemer.
- Bij het gebruik van een bedrijfsauto door je personeel.
- Om duidelijkheid te scheppen over privégebruik van de auto.
- Om duidelijkheid te scheppen over verantwoordelijkheid voor brandstofkosten.
- Om duidelijkheid te scheppen over schadeafhandeling en verzekeringskwesties.
Hoe stel je een gebruikersovereenkomst auto van de zaak op?
Er zijn enkele cruciale aspecten die je zeker en vast dient op te nemen bij het opstellen van een gebruikersovereenkomst auto van de zaak.
1. Basisinformatie
Begin met het beschrijven van de partijen: wie zijn de werkgever en de werknemer? Noteer hun namen, adressen en eventuele contactgegevens.
2. Informatie over de auto
Vermeld het merk, type en kenteken van de auto. Deze gedetailleerde informatie zorgt ervoor dat er geen verwarring over de betrokken auto kan ontstaan.
3. Gebruik van de auto
Bepaal of privégebruik van de auto is toegestaan. Zo ja, specificeer de voorwaarden hiervan. Geef ook aan of de auto wordt gebruikt voor woon-werkverkeer en zakelijke doeleinden.
4. Kosten en aansprakelijkheid
Maak duidelijke afspraken over kosten. Wie betaalt de brandstof, het onderhoud, reparaties, de verzekering en eventuele verkeersboetes? Stel ook vast wie welke kosten draagt.
5. Schade of diefstal
Schrijf specifieke instructies op betreffende de afhandeling van schade en diefstal. Geef aan wat de werknemer moet doen in geval van een ongeluk of diefstal, en wie verantwoordelijk is voor schade.
6. Onderhoud en reparaties
Geef aan wie verantwoordelijk is voor regelmatig onderhoud en reparaties. Beschrijf de procedure voor het uitvoeren van reparaties en onderhoud.
7. Instructies en beperkingen
Stel regels op, zoals een verbod op roken in de auto, en geef specifieke instructies voor gebruik. Verduidelijk of er een tankpas wordt gegeven en zo ja, hoe die gebruikt moet worden.
8. Teruggave van de auto
Beschrijf de voorwaarden voor het inleveren van de auto wanneer de overeenkomst of de arbeidsrelatie ten einde loopt. Benoem wat er moet gebeuren met de autosleutels, tankpas etc.
9. Overige voorwaarden
Neem andere relevante bepalingen op, zoals de duur van de overeenkomst, de eigen bijdrage van de werknemer en de fiscale gevolgen die het gebruik van de auto met zich meebrengt.
10. Handtekening
Zorg dat beide partijen het document ondertekenen om het rechtsgeldig te maken.
Maak het document op in Word of een vergelijkbaar tekstverwerkingsprogramma zodat je het eenvoudig kunt bewerken en delen.
