Was ist eine Freistellung im Arbeitsrecht?
Die Freistellung (oder auch Freistellungserklärung) bezeichnet im Arbeitsrecht die Suspendierung der Arbeitspflicht des Arbeitnehmers. Das Arbeitsverhältnis besteht rechtlich fort, der Arbeitnehmer muss jedoch nicht mehr zur Arbeit erscheinen. Man unterscheidet zwischen der bezahlten Freistellung, bei der das Gehalt weitergezahlt wird, und der unbezahlten Freistellung ohne Vergütungsanspruch.
Eine gesetzliche Regelung zur Freistellung existiert im deutschen Arbeitsrecht nur für Sonderfälle wie die Freistellung zur Stellensuche nach § 629 BGB. In den meisten Fällen erfolgt die Freistellung auf Grundlage arbeitsvertraglicher Regelungen, tarifvertraglicher Bestimmungen oder durch eine individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Eine Freistellungserklärung dokumentiert die Freistellung schriftlich und klärt die wesentlichen Bedingungen wie Dauer, Vergütung und Anrechnung von Urlaub. Dies schafft Rechtssicherheit für beide Parteien.
Informationen zum Arbeitsrecht findest du im Bürgerlichen Gesetzbuch: § 629 BGB - Freizeit zur Stellungssuche
Wann erfolgt eine Freistellung im Arbeitsrecht?
Eine Freistellung kann laut Arbeitsrecht in verschiedenen Situationen erfolgen. Die Gründe reichen von der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis hin zu betrieblichen Notwendigkeiten.
1. Freistellung nach Kündigung
Die häufigste Form ist die Freistellung während der Kündigungsfrist. Nach Ausspruch einer Kündigung durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht freistellen. Dies geschieht oft, um Zugang zu sensiblen Daten zu unterbinden, Unruhe im Team zu vermeiden oder dem Arbeitnehmer die Stellensuche zu erleichtern.
Expertentipp:
Bei einer Freistellung nach Kündigung sollte unbedingt geklärt werden, ob es sich um eine widerrufliche oder unwiderrufliche Freistellung handelt. Bei einer unwiderruflichen Freistellung werden offene Urlaubsansprüche automatisch angerechnet.
2. Freistellung im Rahmen eines Aufhebungsvertrags
Bei einer einvernehmlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Aufhebungsvertrag wird häufig eine Freistellung vereinbart. Der Arbeitnehmer muss nicht mehr arbeiten, erhält aber bis zum vereinbarten Beendigungszeitpunkt weiterhin sein Gehalt. Diese Freistellung wird in der Regel im Aufhebungsvertrag selbst geregelt und eine separate Freistellungserklärung ist dann nicht notwendig.
3. Freistellung bei Verdacht auf Pflichtverletzung
Besteht der Verdacht einer schwerwiegenden Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer, kann der Arbeitgeber diesen vorläufig freistellen, um den Sachverhalt zu untersuchen. Dies ist etwa bei Verdacht auf Diebstahl, Betrug oder Datenmissbrauch üblich. Die Freistellung dient dem Schutz des Unternehmens während der Aufklärung.
4. Freistellung aus betrieblichen Gründen
In Ausnahmesituationen wie Betriebsstörungen, Auftragsmangel oder Umstrukturierungen kann der Arbeitgeber Arbeitnehmer vorübergehend freistellen. In diesen Fällen besteht in der Regel ein Anspruch auf Weiterzahlung des Gehalts (Annahmeverzug nach § 615 BGB), da der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung anbietet, der Arbeitgeber sie aber nicht annimmt.
5. Freistellung zur Stellensuche
Nach § 629 BGB hat der Arbeitnehmer nach einer Kündigung Anspruch auf bezahlte Freistellung in angemessenem Umfang zur Stellensuche. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, wer gekündigt hat. Die Freistellung muss vom Arbeitnehmer beantragt werden und der Umfang richtet sich nach den konkreten Umständen.
Wie erstellt man eine Freistellungserklärung?
Die Erstellung einer Freistellungserklärung erfordert die Berücksichtigung verschiedener rechtlicher und praktischer Aspekte. Ein Freistellungserklärung-Muster kann als Ausgangspunkt dienen.
1. Art der Freistellung festlegen
Zunächst muss geklärt werden, ob es sich um eine einseitige Freistellung durch den Arbeitgeber oder eine einvernehmliche Freistellung handelt. Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen widerruflicher und unwiderruflicher Freistellung sowie zwischen bezahlter und unbezahlter Freistellung.
Expertentipp:
Eine unwiderrufliche Freistellung ist für den Arbeitnehmer vorteilhafter, da sie endgültig ist und Urlaubsansprüche angerechnet werden können. Bei einer widerruflichen Freistellung kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer jederzeit zur Arbeit zurückrufen.
2. Zeitraum der Freistellung definieren
Der Zeitraum der Freistellung muss klar definiert werden. Bei einer Freistellung nach Kündigung ist dies typischerweise die Kündigungsfrist. Das Beginndatum und das Enddatum sollten exakt benannt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Vergütungsregelung klären
Die Freistellungserklärung sollte eindeutig regeln, ob und in welcher Höhe das Gehalt während der Freistellung weitergezahlt wird. Bei einer bezahlten Freistellung besteht der Vergütungsanspruch fort. Variable Vergütungsbestandteile wie Boni oder Provisionen sollten gesondert geregelt werden.
4. Urlaubsanrechnung regeln
Bei einer unwiderruflichen Freistellung werden offene Urlaubsansprüche in der Regel auf den Freistellungszeitraum angerechnet. Dies sollte explizit in der Freistellungserklärung dokumentiert werden, um späteren Streit über Urlaubsabgeltung zu vermeiden.
5. Nebenpflichten festhalten
Auch während der Freistellung bestehen bestimmte Nebenpflichten fort. Dazu gehören Verschwiegenheitspflichten, das Wettbewerbsverbot und die Pflicht zur Herausgabe von Firmeneigentum. Diese sollten in der Freistellungserklärung aufgeführt werden.
Was sollte eine Freistellungserklärung enthalten?
Eine vollständige Freistellungserklärung sollte alle wesentlichen Punkte klar regeln:
- Bezeichnung der Parteien: Die Freistellungserklärung muss den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer eindeutig bezeichnen. Beim Arbeitgeber sind der vollständige Firmenname und die Anschrift anzugeben, beim Arbeitnehmer Name, Anschrift und Personalnummer.
- Art und Dauer der Freistellung: Die Erklärung muss angeben, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich erfolgt. Der genaue Zeitraum mit Beginn- und Enddatum ist festzuhalten. Bei einer Freistellung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses sollte auf das Beendigungsdatum Bezug genommen werden.
- Vergütung während der Freistellung: Die Weiterzahlung des Gehalts muss klar geregelt sein. Bei bezahlter Freistellung ist anzugeben, dass das Gehalt in unveränderter Höhe fortgezahlt wird. Auch die Behandlung variabler Vergütungsbestandteile sollte geklärt werden.
- Anrechnung von Urlaub und Überstunden: Die Freistellungserklärung sollte festhalten, ob und wie offene Urlaubsansprüche sowie Überstundenguthaben während der Freistellung abgebaut werden. Bei unwiderruflicher Freistellung ist die Urlaubsanrechnung rechtlich unproblematisch.
- Rückgabe von Firmeneigentum: Die Erklärung sollte regeln, wann und wie Firmeneigentum wie Laptop, Handy, Firmenwagen, Schlüssel und Zugangskarten zurückzugeben ist. In der Regel erfolgt die Rückgabe zu Beginn der Freistellung oder spätestens am letzten Arbeitstag.
- Fortgeltende Pflichten: Die Freistellungserklärung sollte auf die fortgeltenden Pflichten hinweisen: Verschwiegenheitspflicht, Wettbewerbsverbot während des bestehenden Arbeitsverhältnisses, Treuepflicht und gegebenenfalls die Pflicht, für Rückfragen erreichbar zu bleiben.
Expertentipp:
Bei einer bezahlten Freistellung sollte auch geregelt werden, ob der Arbeitnehmer anderweitig verdientes Einkommen anrechnen lassen muss. Nach § 615 Satz 2 BGB kann der Arbeitgeber dies verlangen.
Praktische Tipps zur Freistellung im Arbeitsrecht
Die folgenden Hinweise helfen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, die Freistellung rechtssicher zu gestalten:
- Freistellung immer schriftlich dokumentieren: Auch wenn eine Freistellung mündlich erfolgen kann, sollte sie immer schriftlich dokumentiert werden. Eine Freistellungserklärung schafft Klarheit über die Bedingungen und verhindert späteren Streit. Beide Parteien sollten eine unterschriebene Ausfertigung erhalten.
- Widerruflichkeit bewusst wählen: Die Entscheidung zwischen widerruflicher und unwiderruflicher Freistellung hat weitreichende Konsequenzen. Arbeitgeber sollten bedenken, dass sie bei einer unwiderruflichen Freistellung den Arbeitnehmer nicht mehr zur Arbeit rufen können. Arbeitnehmer sollten wissen, dass bei unwiderruflicher Freistellung der Urlaub angerechnet wird.
- Sozialversicherung beachten: Bei einer bezahlten Freistellung besteht das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis fort. Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung laufen weiter. Bei unbezahlter Freistellung endet die Sozialversicherungspflicht nach einem Monat, was zu Versicherungslücken führen kann.
- Nebentätigkeiten klären: Während der Freistellung besteht das Arbeitsverhältnis fort und damit auch das Wettbewerbsverbot. Nebentätigkeiten bei Konkurrenzunternehmen sind unzulässig. Nicht konkurrierende Tätigkeiten sind grundsätzlich erlaubt, sollten aber vorsorglich dem Arbeitgeber mitgeteilt werden.
- Arbeitspapiere rechtzeitig anfordern: Der Arbeitnehmer sollte während der Freistellung bereits seine Arbeitspapiere anfordern: Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit, Lohnsteuerbescheinigung und gegebenenfalls Bescheinigungen zur betrieblichen Altersvorsorge. So vermeidet er Verzögerungen bei der Aufnahme einer neuen Stelle.
Wichtige Erkenntnisse
Die Freistellung ist im Arbeitsrecht ein wichtiges Instrument zur Gestaltung der letzten Phase eines Arbeitsverhältnisses. Sie ermöglicht eine geordnete Trennung und gibt dem Arbeitnehmer Zeit zur Neuorientierung.
Für beide Parteien ist es wichtig, die Bedingungen der Freistellung klar zu regeln. Eine schriftliche Freistellungserklärung schafft Rechtssicherheit und verhindert Missverständnisse über Vergütung, Urlaubsanrechnung und fortbestehende Pflichten.
Nutze ein geprüftes Freistellungserklärungsmuster als Vorlage und passe es an deine konkreten Umstände an. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Konsultation eines Fachanwalts für Arbeitsrecht.
