Vorlage und Anleitung für einen Untermietvertrag für Büroräume

Was ist ein Untermietvertrag für Büroräume?

Ein Untermietvertrag ist ein eigenständiger Mietvertrag zwischen dem Hauptmieter einer Gewerbefläche und einem Untermieter, dem ein Teil oder die gesamte Fläche zur Nutzung überlassen wird. Der Gewerbeuntermietvertrag ist rechtlich unabhängig vom Hauptmietvertrag: Der Hauptmieter wird gegenüber dem Untermieter zum Vermieter und übernimmt die damit verbundenen Rechte und Pflichten. Gleichzeitig bleibt der Hauptmieter gegenüber dem Eigentümer (Hauptvermieter) weiterhin für die gesamte Mietfläche verantwortlich.

Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus den allgemeinen Mietvorschriften der §§ 535 ff. BGB. Für gewerbliche Mietverhältnisse gilt die weitgehende Vertragsfreiheit – die Parteien können die Konditionen des Untermietvertrags weitgehend frei gestalten. Entscheidend ist, dass der Hauptmieter die Zustimmung des Hauptvermieters zur Untervermietung einholt, bevor er den Untermietvertrag abschließt. Fehlt die Zustimmung, kann der Hauptvermieter den Hauptmietvertrag gegebenenfalls kündigen.

Der Untermietvertrag regelt unter anderem die Beschreibung der untervermieteten Fläche, den Mietzins, die Nebenkosten, die Kündigungsfristen im Untermietvertrag, die Haftung bei Schäden und die Nutzungsbedingungen. Ein sorgfältig formulierter Untermietvertrag schützt sowohl den Hauptmieter als auch den Untermieter vor Streitigkeiten und schafft klare Verhältnisse.

Wann wird ein Untermietvertrag für Büroräume benötigt?

1. Untermiete eines Teils der gemieteten Gewerbefläche

Der häufigste Anlass für einen Untermietvertrag ist die Weitervermietung ungenutzter Büroflächen. Wenn ein Unternehmen mehr Fläche angemietet hat, als es aktuell benötigt – etwa nach einer Verkleinerung des Teams, einer Umstrukturierung oder dem Wechsel zu hybridem Arbeiten –, bietet die Untervermietung eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung. Statt für leerstehende Räume Miete zu zahlen, generierst du Einnahmen, die deine eigenen Mietkosten mindern. Ein einfacher Untermietvertrag reicht in vielen Fällen aus, um die Bedingungen verbindlich zu regeln.

2. Coworking-Arrangements zwischen Unternehmen

Coworking ist längst nicht mehr auf spezialisierte Anbieter beschränkt. Immer häufiger teilen sich Unternehmen Büroflächen, um Kosten zu senken und Synergien zu nutzen. Ein Untermietvertrag bildet den rechtlichen Rahmen für solche Arrangements und klärt, wer welche Bereiche nutzt, wie die Kosten aufgeteilt werden und wie mit gemeinsam genutzter Infrastruktur wie Konferenzräumen, Küchen oder Parkplätzen umgegangen wird. Ohne eine klare vertragliche Grundlage können solche Arrangements schnell zu Konflikten führen.

Expertentipp:

Bei Coworking-Arrangements empfiehlt sich eine detaillierte Inventarliste, die dokumentiert, welche Möbel, Geräte und Einrichtungsgegenstände dem Hauptmieter und welche dem Untermieter gehören. So vermeidest du Streitigkeiten bei Auszug des Untermieters und hast im Schadensfall einen klaren Nachweis.

3. Vorübergehende Überlassung bei Betriebsveränderungen

Bei Betriebsveränderungen wie einem geplanten Umzug, einer Renovierung der eigenen Räume oder einer Übergangsphase nach einer Fusion kann ein befristeter Untermietvertrag die ideale Lösung sein. Der Untermieter erhält kurzfristig Büroraum, und der Hauptmieter nutzt die Fläche wirtschaftlich, bis er sie selbst wieder benötigt. Ein befristeter Untermietvertrag hat den Vorteil, dass er automatisch endet, ohne dass eine Kündigung erforderlich ist.

4. Nutzung durch Freiberufler oder Einzelunternehmer

Viele Freiberufler und Einzelunternehmer suchen professionelle Büroräume, ohne einen eigenen Gewerberaummietvertrag abschließen zu wollen. Ein Untermietvertrag bietet ihnen eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, einen Arbeitsplatz in einem bestehenden Büroumfeld zu nutzen. Für den Hauptmieter ist das eine zusätzliche Einnahmequelle mit geringem Aufwand.

Wie erstellt man einen Untermietvertrag für Büroräume?

Schritt 1: Zustimmung des Hauptvermieters einholen

Bevor du einen Untermietvertrag abschließt, musst du die schriftliche Zustimmung des Hauptvermieters einholen. Bei gewerblichen Mietverhältnissen besteht – anders als bei Wohnraum – kein gesetzlicher Anspruch auf die Erteilung einer Erlaubnis. Der Hauptvermieter kann die Zustimmung verweigern oder an Bedingungen knüpfen, etwa an die Bonität des Untermieters, den Nutzungszweck oder einen Zuschlag auf die Miete. Prüfe zunächst deinen Hauptmietvertrag: Häufig enthält er bereits eine Klausel zur Untervermietung, die regelt, ob und unter welchen Bedingungen sie zulässig ist. Ohne die Erlaubnis des Hauptvermieters riskierst du die Kündigung deines eigenen Mietvertrags.

Schritt 2: Mietfläche und Nutzungszweck genau beschreiben

Beschreibe die untervermietete Fläche so präzise wie möglich: Raumnummern, Quadratmeterzahl, Lage im Gebäude und einen beigefügten Grundriss. Je genauer die Beschreibung, desto weniger Spielraum bleibt für Streitigkeiten über die tatsächlich geschuldete Fläche. Lege außerdem den Nutzungszweck fest – etwa „Büro für Verwaltungstätigkeiten" oder „Arbeitsplätze für IT-Dienstleistungen". Der Nutzungszweck sollte mit dem im Hauptmietvertrag vereinbarten Nutzungszweck vereinbar sein.

Schritt 3: Mietzins und Nebenkosten zwischen Mieter und Untermieter regeln

Vereinbare einen festen monatlichen Mietzins und regle, ob und in welcher Höhe die Nebenkosten auf den Untermieter umgelegt werden. Bei gewerblichen Untermietverträgen ist die Umlage der Nebenkosten üblich und kann weitgehend frei gestaltet werden. Kläre, ob die Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung zu zahlen sind. Beachte, dass du als Hauptmieter gegenüber dem Hauptvermieter für die gesamten Nebenkosten haftest – unabhängig davon, ob der Untermieter seinen Anteil gezahlt hat.

Schritt 4: Kündigungsfristen und Laufzeit festlegen

Lege die Laufzeit des Untermietvertrags und die Kündigungsfristen klar fest. Der Untermietvertrag kann befristet oder unbefristet geschlossen werden. Beachte, dass der Untermietvertrag nicht über die Laufzeit des Hauptmietvertrags hinausgehen sollte – endet der Hauptmietvertrag, verliert auch der Untermietvertrag seine Grundlage. Bei unbefristeten Verträgen sind die Kündigungsfristen im Untermietvertrag frei vereinbar; üblich sind Fristen von drei bis sechs Monaten bei Gewerberäumen.

Expertentipp:

Nimm in den Untermietvertrag eine Klausel auf, die regelt, was passiert, wenn der Hauptmietvertrag endet. Der Untermieter sollte darüber informiert sein, dass sein Nutzungsrecht in diesem Fall ebenfalls endet. So vermeidest du Überraschungen und schützt dich vor Ansprüchen des Untermieters.

Was muss der Untermietvertrag für Büroräume enthalten?

• Angaben zu Hauptmieter, Untermieter und Vermieter: vollständige Namen, Firmierungen, Adressen und Vertretungsverhältnisse aller Beteiligten. Ein Hinweis auf den Hauptmietvertrag (Datum, Vertragsparteien) schafft Transparenz.
• Beschreibung der untervermieteten Fläche: genaue Bezeichnung der Räume (Raumnummern, Stockwerk, Quadratmeter), idealerweise ergänzt um einen Grundriss als Anlage.
• Nutzungszweck: Festlegung, zu welchem Zweck die Räume genutzt werden dürfen. Der Nutzungszweck muss mit dem Hauptmietvertrag vereinbar sein.
• Mietpreis und Nebenkosten: Höhe der monatlichen Miete, Art der Nebenkostenregelung (Pauschale oder Vorauszahlung mit Abrechnung) und Fälligkeit der Zahlung.
• Laufzeit: befristeter oder unbefristeter Vertrag mit konkretem Beginn und gegebenenfalls einem Enddatum.
• Kündigungsfristen: klare Regelung der Kündigungsfristen für beide Seiten. Bei befristeten Verträgen: Regelung, ob eine vorzeitige Kündigung möglich ist.
• Kaution: Höhe und Bedingungen der Mietkaution, Rückzahlungsfrist und zulässige Einbehalte.
• Haftung und Schäden: Regelung, wer für Schäden an der Mietfläche, an Einrichtungsgegenständen und gegenüber dem Hauptvermieter haftet.
• Hausordnung und Mitbenutzungsrechte: Regelungen zur Nutzung von Gemeinschaftsflächen (Küche, Konferenzräume, Sanitäranlagen, Parkplätze) und zur Einhaltung der Hausordnung.
• Verweis auf die Zustimmung des Hauptvermieters: Hinweis, dass die Zustimmung des Hauptvermieters vorliegt und dem Vertrag beigefügt ist.
• Ort, Datum und Unterschriften beider Parteien.
  

Praktische Tipps für den Untermietvertrag von Büroräumen

• Schriftliche Erlaubnis des Hauptvermieters vor Vertragsschluss einholen: Schließe den Untermietvertrag niemals ab, bevor du die schriftliche Zustimmung des Hauptvermieters in den Händen hältst. Eine mündliche Zusage ist im Streitfall wertlos und kann dazu führen, dass der Hauptvermieter deinen Hauptmietvertrag wegen vertragswidriger Untervermietung kündigt. Lege die Zustimmung dem Untermietvertrag als Anlage bei, damit der Untermieter Transparenz über die Rechtslage hat.
• Haftung bei Schäden klar zwischen Mieter und Untermieter regeln: Als Hauptmieter haftest du gegenüber dem Hauptvermieter für alle Schäden an der Mietfläche – auch für solche, die der Untermieter verursacht hat. Regle deshalb im Untermietvertrag eindeutig, dass der Untermieter dir gegenüber für von ihm verursachte Schäden haftet und dich von Ansprüchen des Hauptvermieters freistellt. Eine solche Freistellungsklausel schützt dich vor finanziellen Verlusten und gibt dem Untermieter gleichzeitig einen klaren Verhaltensanreiz.
• Inventarliste für mitgenutzte Einrichtung anlegen: Wenn der Untermieter Möbel, Geräte oder Einrichtungsgegenstände des Hauptmieters mitnutzt, erstelle eine detaillierte Inventarliste mit Zustandsbeschreibung und Fotos. Füge die Liste als Anlage dem Untermietvertrag bei. So ist bei Auszug des Untermieters klar dokumentiert, welche Gegenstände vorhanden waren und in welchem Zustand sie sich befanden. Das verhindert Streitigkeiten über Beschädigungen oder fehlende Einrichtung.
• Versicherungsschutz prüfen und anpassen: Prüfe vor Abschluss des Untermietvertrags deinen bestehenden Versicherungsschutz. Deine Betriebshaftpflichtversicherung deckt möglicherweise keine Schäden ab, die durch den Untermieter oder dessen Mitarbeiter verursacht werden. Vereinbare im Untermietvertrag, dass der Untermieter eine eigene Betriebshaftpflichtversicherung abschließt und den Nachweis vor Vertragsbeginn vorlegt.

Expertentipp:

Wenn du unsicher bist, ob dein Untermietvertrag alle notwendigen Regelungen enthält, kannst du ihn mit einem Dokumentengenerator wie Legally.io erstellen lassen. Die Plattform hilft dir, eine professionelle Untermietvertragsvorlage zu erstellen, die alle relevanten Punkte abdeckt.

Wichtigste Erkenntnisse

Ein Untermietvertrag für Büroräume ist ein eigenständiger Mietvertrag zwischen Hauptmieter und Untermieter, der klare Regelungen zu Fläche, Mietzins, Nebenkosten, Laufzeit, Kündigungsfristen und Haftung treffen muss. Die Zustimmung des Hauptvermieters ist zwingend erforderlich und sollte schriftlich vorliegen, bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Mit einer professionellen Untermietvertragsvorlage, einer detaillierten Flächenbeschreibung, einer klaren Haftungsregelung und einer Inventarliste schaffst du eine sichere Grundlage für die Untervermietung deiner Büroräume.